Крупнейший вуз Поволжья использует СЭД CompanyMedia

Нижегородский государственный технический университет – образовательное учреждение с высокоразвитой инфраструктурой. В составе университета 11 факультетов, 3 института: Институт радиоэлектроники и информационных технологий, Арзамасский политехнический институт, Дзержинский политехнический институт и три филиала, созданные в 2000 году: Заволжский филиал, Выксунский филиал и Павловский филиал. Университет имеет 8 представительств в городах и районах области.

Документооборот в Нижегородском государственном техническом университете (НГТУ) был автоматизирован на базе комплексной системы электронного документооборота CompanyMedia – программного обеспечения, разработанного московской компанией "ИнтерТраст". Весь комплекс работ по внедрению, сопровождению и развитию системы осуществляет партнер ИнтерТраст - нижегородская компания ООО "Программа-Т".

НГТУ является одним из крупнейших вузов Поволжья. Большие объемы документов, ежедневно циркулирующие в университете, требовали более оперативной их обработки, поэтому решено было автоматизировать все основные работы с документами. Инициаторами проекта автоматизации в начале 2006 года выступили ректор НГТУ Виктор Кириенко и проректор по информатизации Игорь Мерзляков. В результате анализа  различных подходов к организации электронного документооборота и имеющихся программных пакетов в качестве базовой платформы было выбрано программное обеспечение IBM Lotus Domino/Notes, ядра комплексной системы - CompanyMedia.

CompanyMedia – это программная система, включающая компоненты, автоматизирующие делопроизводство и документооборот ("CompanyMedia-Делопроизводство", "CompanyMedia-Договоры", "CompanyMedia-Библиотека электронных документов", "CompanyMedia-Факс"), управление персоналом ("CompanyMedia-Управление персоналом"), техническую поддержку ("CompanyMedia - HelpDesk"), бизнес-процессы ("CompanyMedia – Клиенты и контакты", "CompanyMedia-Заседания". "CompanyMedia-Планирование" и др.).

Работы по созданию в университете системы электронного документооборота начались в январе 2006 года.  Проект перехода на электронный документооборот включал несколько этапов.

В марте с целью детального опробования функционала и подтверждения правильности сделанного выбора в опытную эксплуатацию запущена система "CompanyMedia-Заседания". Система "CompanyMedia-Заседания" предназначена для автоматизации процесса документооборота, сопровождающего проведение заседаний коллегиальных органов управления вуза, а именно для решения таких задач, как: планирование и подготовка заседаний и совещаний; предоставление руководителям удобных средств анализа решений предыдущих совещаний; контроль исполнения решений, принятых по итогам проведения совещаний.

В апреле, после завершения пилотного проекта, руководство НГТУ приняло решение о полномасштабном развитии системы. Развернуты "CompanyMedia-Делопроизводство" (данная система обеспечивает автоматизацию процессов: приема, обработки и распределения поступающей корреспонденции; подписания, регистрации и рассылки исходящей корреспонденции; подписания, регистрации и отправки внутренних и организационно-распорядительных документов; переписки между организациями и отдельными подразделениями) и "CompanyMedia-Портал" (универсальное рабочее место). В работе был задействован ряд ключевых подразделений НГТУ.

С началом учебного года в сентябре 2006 г. продолжилось развитие системы на все факультеты, отделы и службы университета. Были проведены конфигурирование и адаптация системы, подготовлены типовые шаблоны документов, свыше 70 пользователей прошли обучение работе в системе электронного документооборота.

На данный момент в университете автоматизировано 80 рабочих мест. В электронном виде осуществляются такие процессы, как:

• создание, согласование, утверждение, регистрация документов;
• создание резолюций по документам и контроль их исполнения;
• планирование  и организация заседаний ректоратов и ученого совета университета.

В системе ведется работа с организационно-распорядительными, входящими и исходящими документами.

В дальнейшем система будет развиваться в следующих направлениях:

• внедрение системы "CompanyMedia-Договоры" (система предназначена для ведения реестра договоров, контроля исполнения относящихся к ним поручений);
• установка системы мгновенного обмена сообщениями и web–конференций.