Банк "ГЛОБЭКС": СЭД CompanyMedia - один из ключевых факторов успеха на рынке

Банк "ГЛОБЭКС" рассматривает развитие банковских информационных технологий как один из ключевых факторов успеха на рынке. Внедряемые технологии должны обеспечивать улучшение качества предоставляемых клиентам услуг, повышать производительность и надежность осуществления банковских операций при одновременном снижении рисков и затрат.

Основополагающим принципом выбора IT-решений является обеспечение комплексной автоматизации всех стадий бизнес-процессов в режиме реального времени. Руководствуясь этим принципом, банк "ГЛОБЭКС" совершенствует и развивает свою информационную систему на базе самых современных технических и технологических решений. Особое внимание уделяется эффективной и "прозрачной" интеграции таких решений в существующую информационную систему, что обеспечивает ее функционирование как единого технологического комплекса.

В целях улучшения организации бизнес-процессов в 2004 году в Банке на 50 рабочих местах ключевых сотрудников московского офиса был установлен модуль "CompanyMedia-Делопроизводство" системы электронного документооборота CompanyMedia, автоматизирующий документооборот, связанный с обработкой корреспонденции, внутренних и организационно-распорядительных документов, подлежащих регистрации.

В течение всего времени эксплуатации системы она не переставала совершенствоваться: автоматизировались новые бизнес-процессы (для этого докупались новые модули, в частности, "CompanyMedia-Договоры", автоматизирующий процессы создания, обработки и исполнения договоров Банка), в электронный документооборот включались новые специалисты.

В результате реализации IT-стратегии развития Банка "ГЛОБЭКС" в 2011 году были продолжены работы по дальнейшему развитию внутрикорпоративной системы электронного документооборота CompanyMedia, разработанной специалистами компании "ИнтерТраст" на базе Lotus Domino корпорации IBM.

"Возникли новые требования к ведению бизнеса, усложнились бизнес-процессы, появились новые направления деятельности, дополнительные процедуры управления бизнесом и пр. Поэтому было принято решение о переходе на новую версию системы, которая соответствует современному этапу развития Банка», - отмечает Алексей Дьяченко, начальник управления ИТ ЗАО "ГЛОБЭКСБАНК".

С этой целью был выполнен перевод системы на новую – 3.6 – версию, отличающуюся большей производительностью, масштабирумостью и скоростью работы.

СЭД CompanyMedia версии 3.6 также характеризуется:

• наличием нового модуля "Специализированный почтовый ящик", позволяющего использовать электронную почту как способ вести официальную переписку входящими и исходящими документами с внешними организациями и принимать обращения от частных лиц;
• наличием нового модуля "Справочник персон", предназначенного для систематизации, хранения и использования в подсистемах "Делопроизводство", "Обращения граждан", "Договоры", "Документы", "Клиенты и контакты", "Факс" данных о работниках внешних организаций и частных лиц;
• возможностью автоматического вызова функции регистрации документа при его подписании, что позволяет при необходимости организовать электронный документооборот без обязательного участия делопроизводителей;
• возможностью "бесшовного" постепенного обновления системы с версии 3.2 на версию 3.6;
• усовершенствованным "сквозным" документооборотом (возможностью получения информации о статусе документов в рамках всей системы и пр.);
• возможностью автоматизированной удаленной установки клиента Lotus Notes, сокращающей время установки рабочих мест при их большом количестве и территориальной распределенности;
• новым рабочим местом для руководителя высшего звена на iPad (позволяет познакомиться с очередью документов, отсортированных помощником, оставить в документах необходимые графические/голосовые комментарии, утвердить проект резолюции, при необходимости изменив текст, срок, список исполнителей, поставив на контроль нужных из них).

При этом к работе в СЭД CompanyMedia 3.6 подключились ключевые специалисты не только центрального – московского – офиса, но и региональных филиалов (в городах Санкт-Петербург, Новосибирск, Искитим, Кемерово, Нижний Новгород, Ростов-на-Дону, Краснодар, Самара, Пермь, Томск, Барнаул). Сегодня в системе работает около 200 сотрудников ЗАО «ГЛОБЭКСБАНК».

"Эксплуатация новой версии системы с обновленным функционалом уже началась. Пользователи отмечают, что работать в CompanyMedia 3.6 стало намного комфортнее, уменьшилось время согласования документов, повысилась эффективность деятельности каждого пользователя, что в конечном итоге положительно отражается на эффективности работы Банка в целом", - комментирует Алексей Дьяченко, начальник управления ИТ ЗАО "ГЛОБЭКСБАНК".