Полностью безбумажный внутренний документооборот в Международном московском банке.

Система Система электронного документооборота CompanyMedia (разработчик - ЗАО «Компания «ИнтерТраст»)  

Заказчик: Международный московский банк (ММБ)

Международный московский банк принадлежит к числу самых крупных и высокотехнологичных финансовых учреждений страны, обладает развитой и постоянно расширяющейся филиальной и региональной сетью и является одним из лидеров в области оказания финансовых услуг. Это российский коммерческий банк с международным участием, специализирующийся на обслуживании корпоративных и частных клиентов, корпоративном финансировании и казначейских операциях. ММБ первым среди российских банков начал операции на международных финансовых рынках, установил контакты с зарубежными государственными агентами гарантирования экспортных кредитов и международными финансовыми организациями.

Рационально построенный документооборот образует замкнутый цикл и обеспечивает бесперебойный обмен информацией, ее архивацию и возможность полнофункциональной поисково-справочной работы. При хаотичном же документообороте наблюдаются разрывы технологических цепочек, что ведет к различным проблемам, в том числе к систематическим потерям документов.

В определенный момент руководство банка пришло к пониманию того, что необходимо внедрение системы электронного документооборота (СЭД), с целью обеспечения бесперебойного обмена информацией и легкого доступа к ней, создания системы обратной связи и контроля исполнения документов и поручений по ним.

Когда решение о переходе на электронный документооборот было принято, специалисты банка сформулировали перечень необходимых требований к программному обеспечению:

• наличие эффективной системы обмена информацией, включая обеспечение легкого доступа к ней;
• наличие необходимой регламентирующей и инструктивной базы;
• корректная система кодирования и классификации данных;
• четко разработанная методология учета и хранения данных;
• система обратной связи и контроля исполнения принятых решений (связь между источником информации и ее потребителем будет эффективна лишь тогда, когда достигнуто полное понимание, получено подтверждение сообщения или в ответ предпринято необходимое действие).

После анализа предлагаемых рынком программных продуктов ММБ остановил свой выбор на системе электронного документооборота, разработанной компанией «ИнтерТраст». Выбор данного программного комплекса объясняется целым рядом причин:

• масштабируемость (возможность развития системы - подключения новых функциональных возможностей - и ее установки на другие рабочие места пользователей), централизованное управление;
• развитая функциональность и открытость программного кода;
• возможность гибкой настройки технологических процессов, присущих бизнесу заказчика;
• возможность интеграции с другими системами;
• соответствие государственным стандартам делопроизводства с возможностью учета специфики банка;
• полнотекстовый поиск информации и достаточное быстродействие;
• возможность эффективной работы в режиме реального времени с удаленными офисами, что особенно актуально для ММБ, имеющего значительную филиальную и региональную сеть.

Развитие проекта:

В связи с масштабностью и инновационным характером проекта внедрению системы в промышленную эксплуатацию предшествовала большая организационная и подготовительная работа, которая осуществлялась всеми участниками СЭД без отрыва от основных обязанностей. Внедрение СЭД проходило поэтапно и осуществлялось Управлением документационного обеспечения банка (планирование процесса, технологическое администрирование) при технической поддержке и системном администрировании со стороны Управления информационных технологий. С целью внедрения СЭД CompanyMedia в ММБ и ее адаптации к условиям и требованиям банка была создана проектная (рабочая) группа, в которую вошли как специалисты ММБ, так и сотрудники ИнтерТраст. Рабочая группа составила план внедрения проекта, включающий все технологические, технические и организационные этапы, и разработала нормативную базу, обеспечивающую внедрение проекта.

Одновременно с этим административной группой совместно с руководителями задействованных в проекте подразделений была проведена значительная организационная работа:

• составление подразделениями формализованных списков участников СЭД с закреплением исполняемых функций;
• отработка технологии электронного документооборота;
• консультирование и обучение сотрудников работе в системе;
• тестирование и опытная эксплуатация системы (движение электронных документов параллельно с бумажными).

С 2000 года, когда было начато тестирование базовой версии CompanyMedia, рабочей группой ММБ совместно с ИнтерТраст в систему было внесено более двухсот доработок, адаптирующих ее к условиям банка. Эта работа продолжается и будет вестись на постоянной основе. Стоит отметить, что при выборе системы невозможно найти такую, которая сразу может решить все проблемы в организации. Любую из них необходимо адаптировать к условиям конкретного документооборота и требованиям фирмы. Поэтому возможность гибкой настройки и расширения функциональности, которой обладала CompanyMedia, также определила выбор в ее пользу.

Одновременно с работой по внедрению СЭД велись анализ и корректировка путей движения бумажных документов, оптимизация технологических цепочек. После сообщения руководителей подразделений, филиалов и региональных представительств ММБ о готовности к работе в CompanyMedia был издан приказ о вводе СЭД в промышленную эксплуатацию в банке и всей его филиальной сети (более 50 подразделений, 12 региональных филиалов и представительств) 1 декабря 2003 г.

По оценкам экспертов, Международный московский банк первым среди российских банков перешел в 2003 на полнофункциональный внутренний электронный документооборот, что позволило решить такие задачи, как:

• полный электронный учет входящей информации (включая полученную посредством электронных средств связи) при однократной централизованной регистрации документов (функциональный модуль «Входящие»).
• полный электронный учет исходящей корреспонденции в единой базе данных при децентрализованной регистрации документов по месту их исполнения с сохранением электронного файла (функциональный модуль «Исходящие»);
• полный учет внутренних документов в единой базе данных и переход на безбумажный внутренний документооборот (функциональный модуль «Внутренние»).
• осуществление полного цикла подготовки, согласования, подписания и централизованного учета организационно-распорядительных документов банка в электронном виде (функциональный модуль «ОРД» - более 1000 нормативных документов).
• электронная рассылка и ознакомление сотрудников с нормативными документами в режиме реального времени.
• формирование электронной учетной базы договорных документов ММБ (функциональный модуль «Договоры», более 40 тысяч единиц учета).

Реализация данного проекта позволила организовать бесперебойный обмен информацией, обеспечила возможность полнотекстового поиска информации, что помогает каждому сотруднику оперативно получать необходимую информацию, повысила эффективность работы головного офиса в режиме реального времени с удаленными офисами и другими подразделениями и структурами, что особенно актуально для ММБ, имеющего значительную филиальную и региональную сеть.

СЭД как принципиально новый инструмент работы с документами улучшил контроль исполнения документов и, как следствие, уровень исполнительской дисциплины. Сейчас согласование и принятие решений исчисляются минутами, а не часами, что обеспечивает более оперативное обслуживание клиентов.

Любовь Татузова, начальник управления документационного обеспечения ММБ, отмечает: «В настоящий момент ММБ полностью перешел на безбумажный внутренний документооборот, включающий все варианты работы с документами в режиме реального времени независимо от удаленности рабочего места (подготовка проекта документа, электронное согласование, подписание, регистрация, автоматическая доставка с уведомлением адресата, наложение резолюций, контроль исполнения). Сегодня система установлена как в главном офисе и отделениях банка в г. Москве, так и во всех его филиалах и представительствах в других городах, что, благодаря осуществлению работы в режиме «онлайн», позволило минимизировать временные затраты.

Сегодня невозможно представить рабочее место сотрудника банка без CompanyMedia. Более того, человек, который по какой-либо причине решит игнорировать СЭД и отказаться от работы в ней, сразу же будет выключен из целого ряда процессов и просто не сможет полноценно выполнять свои обязанности.

Сейчас мы можем констатировать факт успешного внедрения системы электронного документооборота в банке. В настоящий момент в СЭД работает около 2000 работников банка, CompanyMedia входит в пакет обязательного программного обеспечения каждого рабочего места».