Машиностроительно-индустриальная группа "Концерн "Тракторные заводы": Документооборот на бумаге остался только в тех случаях, где того требует законодательство

В 2007 году в машиностроительно-индустриальной группе "Концерн "Тракторные заводы" (Machinery & Industrial Group N. V.) был инициирован проект перехода на безбумажный документооборот. Для реализации проекта внедрения СЭД была выбрана компания "ИнтерТраст". Решение было принято главой группы Михаилом Болотиным...

"Концерн "Тракторные заводы" стал первой российской компанией промышленного сектора, которая с 2007 года приступила к масштабному внедрению и использованию в своих управленческих бизнес-процессах инновационных разработок как отечественных, так и западных производителей. На сегодня в России только единицы компаний, в основном из числа крупных, высокотехнологичных, работающих на различных глобальных рынках, осознают выгоду и с готовностью используют последние достижения IT-отрасли. Учитывая глобальный размах деятельности машиностроительно-индустриальной группы, к выбору партнера по решению этого вопроса специалисты подходили особенно серьезно. Рассматривались предложения различных вендоров, в результате был выбран продукт CompanyMedia компании "ИнтерТраст": отличаясь гибкой схемой лицензирования, он предоставляет возможность работы в системе в режиме ознакомления с документами без приобретения лицензии. Решение готовилось инвестиционным комитетом.

Введение в эксплуатацию системы электронного документооборота, которое было осуществлено на базе IBM Lotus Notes/Domino, стало, пожалуй, одним из самых масштабных из реализованных "Тракторными заводами" проектов в IT-сфере. Однако, несмотря на сложность процесса, весь цикл внедрения взяли на себя специалисты компании "ИнтерТраст". СЭД была реализована в 2009 году.

IТ-стратегия машиностроительно-индустриальной группы изначально была заточена на повышение эффективности и качества управления бизнес-процессами более чем 20 производственных предприятий разного профиля, расположенных в 10 субъектах Российской Федерации и за рубежом. И надо сказать, что переход на режим paperless office — "безбумажный офис" — оправдал ожидания руководства группы. Основным результатом, пожалуй, можно считать существенное сокращение сроков согласования и утверждения документов, а также доведения их до исполнителей. Выстроена прозрачная система контроля исполнительской дисциплины.

Изначально внедрение СЭД имело целью автоматизацию процессов делопроизводства без существенной перестройки бизнес-процессов. В первую очередь были исключены избыточные операции делопроизводителей — двойная регистрация и т. п., а также выстроена более прозрачная схема контроля исполнительской дисциплины.

В плане материальной выгоды — существенно снизилось потребление бумаги и других расходных материалов, например картриджей. Количество затрачиваемой бумаги уменьшилось многократно. Документооборот на бумаге остался только в тех случаях, где того требует законодательство.

Созданная "Тракторными заводами" бизнес-модель — full-liner — предполагает тесное взаимодействие всех подразделений машиностроительно-индустриальной группы. Поэтому к системе подключены все без исключения крупные предприятия холдинга.

В настоящий момент закуплено более 800 лицензий на СЭД, при этом в системе зарегистрировано более 2700 сотрудников, которые могут работать (чтение/ознакомление) с документами в режиме реального времени вне зависимости от географического и временнóго фактора своего местонахождения.

Корректировка основного функционала СЭД не производилась, так как система построена согласно стандартам делопроизводства Российской Федерации. В ходе эксплуатации были добавлены функции для удобства работы по заявкам пользователей. Доработка функционала производилась компанией ООО "Информ-стандарт".

В условиях нацеленности стратегического курса России на модернизацию и инновационное развитие всех отраслей народного хозяйства перед предприятиями концерна стоят масштабные задачи по техническому и технологическому переоснащению, а также инфраструктурной реорганизации. Поэтому специалисты по информационным технологиям следят за всеми новинками отрасли. Уже сейчас принято решение о переходе с 2012 года на версию 3.6. В том числе и потому, что в новой версии анонсирована поддержка iPad.

Машиностроительно-индустриальная группа "Концерн "Тракторные заводы" (Machinery & Industrial Group N. V.) — один из крупнейших российских интеграторов научно-технических, производственно-технологических и финансовых ресурсов в машиностроении, широко известный как в нашей стране, так и за рубежом.

В управлении машиностроительного холдинга находится более двадцати крупнейших предприятий, расположенных в 10 субъектах Российской Федерации: Москве, Алтайском и Красноярском краях, Волгоградской, Владимирской, Курганской, Липецкой областях, Чувашской, Карельской и Мордовской Республиках, а также в Дании, Германии, Австрии, Нидерландах, Сербии и Украине.

Производственная деятельность "Концерна "Тракторные заводы" представлена пятью направлениями:

• промышленное машиностроение,
• сельскохозяйственное машиностроение,
• запасные части и ОЕМ-комплектующие,
• железнодорожное машиностроение,
• машиностроение специального назначения.

Диверсифицированный портфель производимой продукции обеспечивает холдингу обширную клиентскую базу и продвигается шестью собственными специализированными торгово-сервисными структурами в 40 странах мира через обширную дилерскую сеть, насчитывающую порядка 300 компаний.

Ассортимент выпускаемой предприятиями холдинга продукции включает в себя широкий спектр базовых моделей, которые могут быть модифицированы и дополнены в соответствии с индивидуальными и реальными потребностями заказчиков.

Созданная вертикально-интегрированная модель производства позволяет "Концерну "Тракторные заводы" обеспечить полный жизненный цикл выпускаемой продукции: от научно-исследовательских и опытно-конструкторских разработок, производства металлов и запчастей до маркетингово‑сбытовых операций, послепродажного технического обслуживания и сопровождения потребителя через специально созданный единый центр сервисного обслуживания ООО "Сервис промышленных машин".