Электронный документооборот – верное решение

Если в организации не налажена четкая работа с документами, то неизбежно возникают проблемы с управлением, так как управление базируется на оперативном поступлении достоверной информации.

"Девять десятых вселенной – это документы"
Т. Пратчетт "Вор времени"

"CompanyMedia–Татарстан"

В сентябре 1997 года руководство Аппарата Президента Республики Татарстан приняло решение о необходимости выбора системы, которая бы обеспечивала "сквозной" документооборот и учитывала специфику делопроизводства и кадрового учета в органах исполнительной власти, среди которых – назначение исполнителями резолюций руководителей министерств и подчиненных ведомств, быстрый поиск нужной информации по настраиваемым специализированным формам, большое число структурированной статистической отчетности, ведение согласованной кадровой политики, обязательность контроля исполнения на нижестоящих уровнях вертикали власти. Для решения этих задач была выбрана система "CompanyMedia–Делопроиз-водство" компании "ИнтерТраст" как наиболее полно удовлетворяющая этим требованиям. С августа 1998 года система была введена в эксплуатацию.

Характерно, что при сохранении концептуальных положений архитектуры CompanyMedia сотрудникам "ИнтерТраст" и специалистам По-волжского научного учебного центра КГТУ им.А.Н.Туполева, казанского партнера Компании "ИнтерТраст", удалось построить систему, учитываю-щую специфические условия работы органов исполнительной власти Та-тарстана и организовать межведомственный электронный документооборот, который в дальнейшем был распространен на другие министерства и ведомства.

1998 год – Аппарат Президента Республики Татарстан,
1999 год – Аппарат Кабинета Министров Республики Татарстан,
2000 год – Министерство Внутренних дел Республики Татарстан,
2001 год – Министерство здравоохранения Республики Татарстан,
2002 год – Министерство строительства, архитектуры и ЖКХ Республики Татарстан,
2003 год – Представительство Республики Татарстан в г. Москве.

Многие топ-менеджеры не любят, когда компания растет: увеличивается количество персонала, становится больше подразделений и филиалов, а вследствие этого теряется управляемость, самого присутствия начальника уже недостаточно для контроля исполнителей. Однако, это всего лишь знаменует начало нового этапа, когда руководитель вместо постоянных личных контактов постепенно начинает использовать те средства, которые могут предоставить ему информационные технологии на своем сегодняшнем этапе развития. Если рассматривать этот процесс с позиций документационного обеспечения управления, то речь, несомненно, идет о системе электронного документооборота.

Чем удобен электронный документооборот по сравнению с традиционным бумажным?

Во-первых, налажен учет документов на местах, а следовательно, исключена множественная их нумерация, и кроме того, можно незамедлительно узнать, где документ находится сейчас.

Во-вторых, обеспечен круглосуточный доступ к актуальному тексту документа, - документ легко найти по тексту или атрибутам регистрационной карточки.

В-третьих, автоматизирован контроль за исполнительской дисциплиной: система вовремя напомнит сотруднику о сроках исполнения, руководитель же постоянно видит текущее состояние любого документа.

Для многих территориально-разделенных организаций по сей день характерна так называемая "лоскутная" автоматизация: когда филиал или подразделение имеет определенный бюджет и локальную задачу, и решение по внедрению системы автоматизации делопроизводства принимается на уровне местного руководства. В любом случае, это временная мера, - до тех пор, пока компания не решит наладить централизованный документооборот.

Как приобрести и внедрить общекорпоративную систему? Здесь, как правило, организации используют один из двух путей: заказывают разработку группе программистов, либо покупают готовое решение у компаний, зарекомендовавших себя на рынке. И тот и другой путь имеет свои преимущества и недостатки: заказная разработка – весьма дорогое удовольствие в создании и сопровождении, перспективы развития такой системы опять же зависят от выделяемых на это средств, более того, этапы обследования и ввода в промышленную эксплуатацию обычно разделяет полгода, а то и более. Однако, в случае удачно реализованного проекта заказчик получит удобную систему, сработанную под его конкретные сегодняшние требования. Готовая же система не дает ощущения эксклюзивности, однако это компенсируется более быстрым процессом внедрения, оптимальным соотношением цены и качества. Более того, заказчик зачастую получает те функции, о необходимости которых он и не знал. Фирма-разработчик, тиражирующая свои решения, сама заинтересована в выпуске обновлений и новых версий системы, вне зависимости от того, оплачивались ли заказчиком подобные требования. Поставщик стремится к тому, чтобы его система была как можно лучше – это позволит ему на некоторое время получить конкурентное преимущество, - поэтому многие компании, не специализирующиеся в ИТ-сфере, переходят в этой области на аутсортинг. Компания "ИнтерТраст", девять лет успешно работающая на рынке информационных технологий, предлагает систему "CompanyMedia–Делопроизводство" (на базе технологии Lotus Notes/Domino), которая позволяет наладить электронный документооборот в общекорпоративном масштабе. "CompanyMedia-Делопроизводство" входит в линейку систем, разработанных на единой платформе, призванных решать разнотипные управленческие задачи и объединенных под общей торговой маркой "CompanyMedia".

Возможности системы "CompanyMedia-Делопроизводство"

Система "CompanyMedia–Делопроизводство" обеспечивает решение следующих ключевых задач:

• подготовка документов по корпоративным и личным шаблонам, согласование и передача документов на регистрацию (данная возможность может быть существенно расширена при использовании системы "СМ – Управление электронными документами", которая позволяет выполнять все эти функции в том числе и через веб-браузер);

• прием, обработка и распределение входящей корреспонденции, подготовка, подписание, регистрация и отправка исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения;

• разграничение доступа к документам, базирующееся на основе структуры организации;

• механизмы замещения при работе с документами, а именно, возможность предоставления постоянного или временного доступа к документам, относящимся к определенным сотрудникам, для других сотрудников организации ("замещающих");

• организация полного цикла работы с документом: от его создания до помещения в архив;

• возможность самостоятельного и быстрого построения произвольных отче-тов по любой информации, содержащейся в базе данных;

• единый поиск (по реквизитам и полнотекстовый) по корпоративному храни-лищу документов;

• поддержка многолетнего режима работы;

• гарантированная доставка информации вне зависимости от качества каналов связи между подразделениями и филиалами организации.

Система с самого начала проектировалась с расчетом на большое количество организаций, входящих в Компанию. Это позволяет говорить о том, что использование "CM – Делопроизводство" можно начинать с нескольких подразделений одной организации и далее распространять все шире и шире, постепенно объединяя все организации Компании в общее информационное пространство.

Система сохраняет все традиции и нормы делопроизводства, утвержденные Государственной Системой Документационного Обеспечения Управления (ГСДОУ) и имеет сертификат качества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ.

Безопасная передача информации по сети Газпромбанка

В банках традиционно предъявляют высокие требования к защите информации, в том числе, информации, передаваемой по сети в цифровом виде. Осознав необходимость обеспечить безопасную передачу данных между центральным офисом, филиалами (по Москве и по России) и абонентами банка, руководство АБ "Газпромбанк" приняло решение о внедрении системы для защиты электронной почты. СУБД Lotus Notes/Domino является в Газпромбанке корпоративным стандартом, однако встроенные в Notes возможности по обеспечению аутентификации, электронной подписи и шифрования, опирающиеся на политику иерархической сертификации имен и инфраструктуры открытых ключей, были признаны недостаточными и поставлена задача по поиску продукта, сертифицированного ФАПСИ. В результате проведенного анализа выбор пал на криптографическое средство MessagePRO, которое необходимо было интегрировать с почтовой системой Lotus Notes. В качестве интегратора была выбрана компания "ИнтерТраст" и ее продукт MailSecurity.

MailSecurity™ - инфраструктура защиты электронной почты - является составной частью продукта Locker, который позволяет построить защиту любых баз данных Notes и таким образом создать полностью защищенный электронный документооборот.

Проект был развернут в январе 2001 года и за год прошел все стадии внедрения: от написания технического задания и технического проекта, до этапа опытной эксплуатации и, наконец, сдачи в промышленную эксплуатацию. Что характерно, почувствовав возможности системы, заказчик стал повышать планку требований уже на этапе ее разработки.

В результате, к окончанию проекта в его распоряжении оказалась мощная система, которая обеспечивала:

• автоматизированные операции по работе с шифрованием и электронно-цифровой подписью, выполняемые по запросу пользователя с учетом его прав доступа в системе. При этом, реакция на изменение полномочий происходила автоматически, сразу после внесения такого изменения администратором;

• отд

  еление функций администратора информационной безопасности от системного администратора за счет использования специальной базы данных для хранения сертификатов;

• централизованное управление настройками подписи и шифрования;

• возможность проведения плановой и внеплановой замены ключей, разбора конфликтных ситуаций;

• протоколирование результатов криптоопераций при их выполнении на рабочих местах;

• возможность полноценной работы в режиме off-line;

• механизм отзыва, блокировки сертификатов, приостановки действия (например, на время отпуска сотрудника);

• и многое другое…