Главная Пресс - центр Статьи и интервьюСЭД/ECM как система для управления знаниями

СЭД/ECM как система для управления знаниями

17.06.2015

Автор: Вадим Ипатов, заместитель генерального директора «ИнтерТраст» по развитию бизнеса
Источник: Современные технологии делопроизводства и документооборота, №6, 2015

Какие информационные системы позволяют управлять знаниями?

Консультант отдела информационного обеспечения, г. Самара

Для того чтобы управлять знаниями, их надо уметь фиксировать. То есть, должна сложиться определенная корпоративная культура. Знания организации рождаются в ходе различных деловых процессов. И наиболее ценные знания связаны несомненно с главными процессами организации — теми, которые сопровождают ее основную деятельность. Скажем, для розничного банка таким процессом будет выдача потребительских кредитов, а для муниципальной администрации — обработка обращений граждан и оказание соответствующих услуг.

Если существует некая удобная для носителей знаний система, позволяющая по ходу делового процесса создавать, совместно использовать и сохранять документы процесса в едином инфопространстве, то это и создает условия для фиксации знаний. Знания в любом случае формализуются и накапливаются в виде документов, даже если и не в текстовом формате. Это могут быть видео- или аудиозаписи, презентации, графические файлы и т.д. Словом, контент. А значит, логично предположить, что системы управления контентом, или СЭД/ECM, лучше других подходят для создания корпоративных баз знаний. Извлечение и предоставление накопленных знаний — это вопрос интеллектуального поиска, наличия аналитических приложений, которые должны быть интегрированы с СЭД.

Наиболее современным подходом к сохранению знаний, возникающих по ходу деловых процессов, является адаптивный кейс-менеджмент. Технология ACM, интегрированная в современную CЭД, позволяет документировать процессы, накапливать и совершенствовать лучшие практики. Инструменты ACM применяются непосредственными владельцами процессов, а не ИТ-специалистами или бизнес-аналитиками. А это значит, что полученные знания — шаблоны кейсов, результаты обсуждений, последовательность проведения работ — будут максимально приближены к повседневной деловой практике.

Как избежать потери непрерывности процесса при переходе на автоматизированную систему?

Ведущий менеджер направления СЭД/ECM, г. Нижний Тагил

Один из способов опробовать новые технологии без ущерба для бизнеса — создать внутри организации своего рода экспериментальную площадку, где в рамках небольших пилотных проектов ИТ-специалисты смогут оценить возможности продуктов, появляющихся на высокотехнологичном рынке. Такой подход применяют крупные компании и организации. Если пилотный проект оказывается успешным, систему можно развивать дальше — внедрять для решения более широкого круга задач, проводить развертывание в филиалах и т.п.

Наличие такого «полигона» позволяет проводить пробные внедрения систем, не использующихся в организации на данный момент, а также анализировать возможности уже работающих решений, но применительно к новым предметным областям. Суть подхода в том, чтобы в рамках небольшого бюджета и сжатых сроков решить некую локальную бизнес-задачу. Этого, как правило, достаточно, чтобы протестировать возможности системы и ее работоспособность, не ввязываясь сразу в долговременный и дорогостоящий проект с широким спектром задач.

Можно ли считать корпоративный портал хранилищем документов?

Начальник отдела ДОУ, г. Петропавловск-Камчатский

Портал — это способ и форма представления данных и работы с ними, но сами данные могут содержаться в различных системах, включая CRM, ERP, HRM, СЭД и др. Если речь идет о документах, то их хранилищем является СЭД/ECM, а портал служит инструментом для удобного поиска необходимого контента. Объединяя данные из нескольких систем, портал является единой информационной средой, предназначенной для совместной работы и взаимодействия. Основная функция корпоративного портала — обеспечивать эффективные коммуникации внутри компании. Хранилищем он не является.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.