Главная Пресс - центр Статьи и интервьюПреимущества средств коллективной работы

Преимущества средств коллективной работы

21.08.2015

Автор: Вадим Ипатов, заместитель генерального директора "ИнтерТраст" по развитию бизнеса
Источник: Современные технологии делопроизводства и документооборота, №8, 2015

Какие преимущества дают средства коллективной работы, совмещенные с ECM-системой предприятия?

Руководитель секретариата, г. Чита

Одна из критичных проблем для бизнеса — в оторванности друг от друга трех основных элементов коллективной работы: бизнес-задач, средств коммуникации и инструментов управления документами и контентом. Эти три составляющих нередко разбросаны по разным системам и слабо увязаны друг с другом. Скажем, для решения определенной бизнес-задачи необходимо запустить соответствующий процесс в BPM-решении, однако в этой системе никак не отражается возникающий в ходе работы контент — он находится в СЭД/ECM. В то же время специалисты, решающие поставленную задачу, взаимодействуют друг с другом по каналам электронной почты, которая оторвана и от BPM-решения, и от системы электронного документооборота. Необходимо создать среду, которая связывала бы воедино бизнес-задачи, и соответствующие процессы, возникающий в ходе их выполнения контент, а также средства коммуникации.

Система класса СЭД/ECM, дополненная развитыми средствами коллективной работы, становится не просто структурированным хранилищем интеллектуальных активов организации, информации и документов, но и средой, хранящей следы взаимодействия людей в ходе создания этих активов.

В базовом функционале современной СЭД/ECM должны быть реализованы, как минимум, два сервиса коллективной работы: сервис совместной подготовки проектов документов и сервис формального согласования. Эти сервисы позволяют сохранить историю создания и утверждения документов, включая комментарии участников подготовки, версии документов, историю согласования.

То, как на практике применяются инструменты СЭД/ECM для коллективной работы, определяется формой управления организацией: может преобладать директивный, процессный, коллегиальный или проектный подход к решению бизнес-задач. Для иерархической вертикали наиболее востребованы средства формального взаимодействия. При этом средства коллективной работы по исполнению управленческих решений интегрируются с инструментами учета резолюций и поручений, контроля исполнительской дисциплины. В организациях проектного характера больше востребованы инструменты неформального горизонтального взаимодействия, к которым можно отнести элементы адаптивного кейс-менеджмента.

Помимо прямой выгоды от применения средств коллективной работы (ускорение решения оперативных вопросов, добавление еще одной возможности коммуникаций в контексте решаемой задачи), появляется возможность сохранения хода решения задачи. Т.е. сохраняется не только само решение (в виде конечных документов), но и то, каким образом оно появилось.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.