Рецепты эффективного внедрения СЭД: мнения ведущих интеграторов

Несмотря на то, что понятие системы электронного документооборота (СЭД) у всех на слуху, компании зачастую вкладывают в него различные смыслы исходя из своих потребностей, географии, вида деятельности, особенностей бизнес-процессов. Очевидно одно: СЭД призвана за счет автоматизации потоков входящих и исходящих документов высвободить некие ресурсы, упростить жизнь канцелярии, бухгалтерии и менеджменту, в идеале - создать инструмент для эффективной аналитики документов и их поиска. Всегда ли предприятиям это удается? Эксперты, приглашенные ECM.ICT-Online.ru, делятся своими мнениями о том, как максимально обезопасить себя от рисков при внедрении СЭД и добиться от нее максимальной эффективности.

Особенности внедрения СЭД

Директор центра продаж и внедрения компании «ИнтерТраст» Денис Вдов утверждает, что правила внедрения СЭД мало чем отличаются от правил любого ИТ-проекта, да и вообще любого проекта - как, например, строительство дома или офисного здания. Этот тезис, несомненно, можно считать верным, имея в виду такие базовые правила, как наличие квалифицированного персонала и т. д.

Директор центра продаж и внедрения компании «ИнтерТраст» Денис Вдов

Сегодня СЭД автоматизирует не просто классическое делопроизводство, как это происходило на первых порах, но и иные классы задач и бизнес-процессов. Причем позволяет реализовать различные задачи в виде единой системы с общим поиском, администрированием, средствами безопасности, инструментарием настройки и разработки, единым интерфейсом пользователя. Это делает подобную автоматизацию гораздо предпочтительней, нежели создание разрозненного набора приложений. 

Выбор решения и поставщика

Вопрос о том, нужна на предприятии СЭД или нет, часто ставит руководителей компаний в тупик. С одной стороны, это модный, полезный тренд и нужно не отставать от конкурентов, с другой - что, если инвестиции не окупятся? К этим рассуждениям добавляются разумные сомнения в готовности сотрудников к автоматизации и множество других «отягчающих факторов».

Следующим шагом на пути к внедрению становится выбор системы исходя из ключевых задач компании. СЭД разных производителей отличаются по логике работы, пользовательскому интерфейсу, производительности, архитектуре, функционалу, стоимости самого продукта и услуг внедрения, срокам внедрения. При этом система должна не только соответствовать всем запрашиваемым критериям на данный момент, но и иметь «задел» на будущее, с учетом стратегии развития компании. Следовательно, при выборе было бы логичным принимать во внимание расценки на доработку системы, на встраивание новых модулей и расширение числа пользовательских лицензий.

Наконец, на выбор решения не может не влиять уровень компетенции команды поставщика СЭД, наличие у него значимого опыта работы в этой области. Это позволит избежать многих подводных камней, которые с высокой вероятностью возникают в проектах с крупными заказчиками, а также более фундаментально подойти к процессу автоматизации.

Поддержка проекта высшим руководством

Значительная часть опрошенных экспертов одним из важнейших правил успешного внедрения СЭД назвала поддержку проекта высшим руководством и его активное участие во всех этапах внедрения. Действительно, руководитель, даже не вникая в техническую сторону вопроса, должен представлять себе рамки проводимого проекта и то, каким образом он будет работать на компанию. При этом в меньшей степени это участие определяется финансовой составляющей.

Еще одна распространенная ситуация – формализм, отказ выполнять какие-либо действия при отсутствии распоряжения со стороны руководителя. В таких случаях итогом становится чрезмерная длительность проекта и результат, не всегда отвечающий требованиям бизнеса.

Также может появиться дополнительная ответственность руководителя, что приведет к дополнительной перегрузке. Для решения этих трудностей уже на старте проекта важно усилить вовлеченность в процесс высшего руководства, формальных лидеров организации, для задания темпа и демонстрации хорошего примера. Для этого рекомендуется использовать мобильные решения, на начальных этапах использования СЭД включить в процессы обработки документов руководство, например, для ознакомления и составления резолюции, познакомить руководителя с инструментами контроля.

Обязательное проектирование и подготовительный этап

В процессе внедрения СЭД обязательно должен присутствовать этап проектирования системы, подготовки технических требований и их утверждения. С этим согласны все опрошенные эксперты. В частности, это касается правильного планирования стратегии внедрения СЭД и ее интеграции с ИТ-ландшафтом: каталогом, корпоративными справочниками, электронной почтой, PKI инфраструктурой, EDI, ERP и другими сервисами. В начале внедрения СЭД требуется формализация и оптимизация бизнес-процессов компании.

Наконец, компания переходит к составлению календарного плана и технического задания.

Денис Вдов («ИнтерТраст») обращает внимание на такой важный аспект, как обязательное документирование проекта, особенно в тех случаях, где заказчику требуется глубокая адаптация системы, а не простая настройка типовой версии СЭД. Имеются в виду, в частности, протоколы рабочих совещаний, которые организуются для решения появляющихся проблем, и подписание промежуточных документов по этапам.

«Отдельно для проектов с большой долей доработок можно ввести правило итерационной разработки. Первое - максимально тщательный сбор требований и формирование технического задания. Затем - создание макета системы. Следующий шаг - демонстрация макета. И только после утверждения макета - полномасштабная разработка. Демонстрация макета служит возможностью понять, правильно ли исполнитель понял ключевые требования заказчика. Иначе есть риск потратить массу времени на детальную разработку функционала, который не будет соответствовать ожиданиям и пониманию заказчика», - добавляет Денис Вдов («ИнтерТраст»).

Четкие цели и этапы проекта

Данное правило отчасти пересекается с предыдущим (обязательное проектирование), но здесь подчеркивается тот факт, что концепция внедрения (планирование и контроль, соблюдение сроков) должна охватывать не только подготовительный период. Соблюдение четких целей и этапов проекта помогает выдерживать сроки и укладываться в бюджет. Самым удачным вариантом внедрения называется тот, при котором на первом этапе произошло минимальное количеством изменений под процессы компании, а все пожелания и доработки были вынесены на этап развития системы.

Взаимопонимание между командами интегратора и заказчика

Слаженность работы важна в любом начинании. Однако при внедрении СЭД существует определенная специфика. «В проектах с СЭД/ECM фактически не бывает случаев, когда внедрение ведется исключительно силами ИТ-специалистов. Там обязательно участвуют сотрудники управления делами, канцелярии или другой службы, которая отвечает за документооборот. Соответственно, у управляющего делами уже существует собственное понимание того, как должна происходить работа с документами в данной организации. Разработчику важно ознакомиться с той методологией документооборота, которая применялась ранее, и не выносить категоричных суждений - не пытаться строить «как надо». Необходимо вместе выработать ту методику ведения электронного документооборота, в которой учтены существовавшие традиции и исправлены существовавшие недочеты», -  говорит Денис Вдов («ИнтерТраст»). Он приводит в пример проект, выполненный на рубеже 2014 и 2015 годов для казахстанского Евразийского банка. Благодаря тому, что ИТ-специалисты и бизнес-заказчики со стороны банка активно взаимодействовали с группой внедрения, совместной команде удалось перевести 4000 пользователей банка на новую версию СЭД фактически за четыре дня. И опять же негативный пример: в одной из областных администраций заказчик выслушал мнение исполнителя, но все же настоял на том, чтобы в системе была реализована прежняя привычная методика. Впоследствии реализовались те риски, о которых шла речь на этапе проектирования, и на исправление ошибок и доработку системы ушло около года.

Гибкость сторон проекта внедрения заключается в налаженных коммуникациях между бизнес-консультантами и представителями компании и подразумевает постоянную обратную связь.

В рамках этого правила эксперты отмечают важность стабильной проектной команды заказчика (отсутствие смены ключевых фигур) и наличие единственного ответственного лица (руководителя), наделенного надлежащими полномочиями по руководству всеми участниками проекта со стороны заказчика. Это помогает избежать противоречивости требований, приводящей к затягиванию сроков внедрения.

Что касается исполнительских полномочий, каждый участник внедрения должен понимать, какие задачи ему предстоит выполнять, какова его зона ответственности и как его работа отражается на ходе всего проекта, как она связана с работой его коллег по команде. «Люди должны понимать друг друга с полуслова, уметь и хотеть разговаривать друг с другом, прислушиваться друг к другу. С этим обычно сложнее. Дело в том, что эти две части команды - со сторон заказчика и исполнителя - в идеале должны начать взаимодействовать еще на этапе предпроектного обследования. На деле очень часто налаживание коммуникаций начинается уже в самом проекте. Это может привести к тому, что реальное взаимопонимание внутри команды появится ближе к завершению, а это уже существенный риск. Чтобы его нивелировать, необходима некая внутренняя и внешняя PR-активность по проекту внедрения: стартовые совещания, регулярные рабочие встречи, презентации, неформальное общение - все это помогает выстроить систему коммуникаций», - подводит итог Денис Вдов («ИнтерТраст»).

Опытная эксплуатация, адаптация и перспективы

По мере приближения к финалу проекта начинается процесс опытной эксплуатации решения. На этапе опытной эксплуатации СЭД со стороны заказчика должны принимать участие представители функциональных подразделений, будущих пользователей СЭД, в обязательном порядке прошедшие обучение в учебном центре разработчика. Подготовленность и понимание основных особенностей системы, сути ее работы, позволит будущим ее пользователям внести наиболее важные корректировки в процесс работы и исключить проблемы при ее эксплуатации.

Наконец, в ходе эксплуатации не исключены такие эксперименты, как установка правила обязательной безбумажной работы для самых активных служб: например, юридический отдел может не принимать документы в бумажном виде или по электронной почте и использовать только электронное согласование.

Полный вариант статьи