От Москвы до самых до окраин. СЭД для территориально-распределенных компаний, комментарии участников рынка

Широка у нас страна родная, и когда в Москве еще разгар рабочего дня, то где-нибудь на Дальнем Востоке коллеги москвичей уже ложатся спать. На документообороте это отразилось бы самым непосредственным образом, если бы не СЭД, которые помогают обмениваться документами, невзирая на расстояние и время. Конечно, внедрения СЭД в территориально-распределенных компаниях специфичны, и эта специфика выражена тем сильнее, чем больше отличий у структур, входящих в территориально-распределенную организацию. Об этом ECM.ICT-Online.ru беседует с представителями компаний-разработчиков ЭОС, «ИнтерТраст», «ДоксВижн», «1С-КПД», WSS-Consulting Syntellect и HAULMONT, а также компании-интегратора КРОК.

Cпецифика внедрения СЭД в территориально-распределенных компаниях заключается в первую очередь в том, что такие компании, как правило, распределены и организационно.

«Поэтому необходимо не только строить в распределенной среде единое информационное пространство, но и обеспечивать взаимодействие - между головным офисом и филиалами, управляющей компанией и дочерними структурами. Если дочерние структуры взаимодействуют друг с другом, то это еще один контур документооборота. Схожие задачи возникают и в государственном секторе, когда речь идет о внедрении СЭД не в отдельном органе власти, а, скажем, во всех исполнительных структурах регионального правительства», - комментирует заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов.

Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов

Вадим Ипатов поясняет: необходимо обеспечить режим сквозного документооборота и сквозных деловых процессов, предусматривающих совместную работу субъектов компании или организации. При этом необходима строгая регламентация доступа к информации в распределенной и полиструктурной среде, а это предполагает серьезную работу со структурными справочниками и правами доступа. Доступ того или иного сотрудника к документам вычисляется на основании иерархии организационной структуры с отслеживанием изменений в этой оргструктуре. СЭД должна поддерживать централизованный, децентрализованный и федеративный принципы работы с документами и задачами - в зависимости от потребностей конкретной компании или организации. Сегодня все меньше ограничений по требованиям к каналам связи, стало намного проще обеспечивать централизованный режим, но ограничения не технологического плана могут оставаться, и тогда федеративный режим может быть востребован. В этом случае необходимо реализовать распределенное хранилище с использованием репликации данных в качестве механизма обмена данными между серверами. Это обеспечивает гарантированную доставку данных и распределенную бесконфликтную обработку документов. Таким образом, обеспечиваются условия для централизованного создания, хранения и поддержки общего контента, и в то же время весь локальный контент создается, хранится и обрабатывается на месте.

Вадим Ипатов вспоминает также про отраслевые особенности и требования регулирующих органов, в итоге внедрение всегда включает в себя этап адаптации и модификации типовой версии к специфическим требованиям заказчика.

«ИнтерТраст»: все необходимое в одной CompanyMedia

Большинство заказчиков «ИнтерТраст» - это территориально распределенные организации. «В территориально-распределенных организациях обычно востребован наибольший функциональный охват, задействованы все четыре блока типового набора функциональности СЭД. Первый из них - классические решения автоматизации делопроизводства и документооборота, второй - системы управление документацией (отраслевой, договорной и так далее), третий блок представлен инструментами групповой работы с документами, а четвертый - системами управления типовыми процессами (автоматизация потоков работ на базе Workflow/BPM). В последние годы появился интерес к аналитическим инструментам, которые позволяют взглянуть на данные, содержащиеся в СЭД, под новым углом. Все перечисленные решения реализованы в нашей системе управления документами и задачами CompanyMedia», - говорит Вадим Ипатов.

Сейчас в системах управления контентом работают управленцы всех уровней - от руководителей высшего звена до линейных менеджеров. Поэтому рабочие места СЭД CompanyMedia являются функционально ориентированными. Делопроизводителям доступен традиционный «картотечный» интерфейс с максимально развитой атрибутивной частью; руководителям и бизнес-специалистам - облегченный интерфейс с развитыми средствами для решения повседневных задач и инструментами горизонтального взаимодействия; ИТ-специалистам - рабочее место, адаптированное для удобного управления общесистемными сервисами, правами доступа и так далее. Возможность гибкой персональной настройки рабочего места позволяет формировать рабочее пространство, максимально отвечающее запросам пользователей.

Несколько лет назад мобильная работа с документами была привилегией руководства высшего уровня, первых лиц компаний. При разработке мобильных приложений CompanyMedia учитывались требования этой категории пользователей, что накладывало свой отпечаток на разработку: создавались уникальные решения под потребности одного человека или нескольких руководителей высокого ранга. Просмотр и согласование документов, средства выдачи резолюций и контроля исполнительской дисциплины - это те возможности, которые необходимы первым лицам. Кроме того, для них доступны два варианта работы с мобильным приложением - самостоятельный, либо с помощником. Сегодня мобильные решения в составе СЭД широко используются для автоматизации работы коллегиальных органов. Участникам заседаний удобны такие функции, как удаленное рассмотрение повестки и материалов, а также голосование с применением планшетов, когда топ-менеджеры не могут лично присутствовать на заседании.

Круг пользователей мобильных решений СЭД быстро расширяется за счет менеджмента среднего звена - уровень руководителей департаментов и отделов. В некоторых случаях дистанционная работа с документами востребована рядовыми специалистами, если они по роду деятельности часто находятся в разъездах. А значит, требования носят более универсальный характер - мобильное рабочее место СЭД стало пользоваться массовым спросом.

«Основной потенциал развития СЭД как среды электронного взаимодействия связан с обеспечением поддержки различных моделей управления. Перспективным подходом является адаптивный кейс-менеджмент (Adaptive Case Management, ACM). Технология ACM, реализованная в CompanyMedia, позволяет быстро реагировать на меняющиеся условия, и в этом ее основное отличие от традиционных инструментов управления бизнес-процессами (BPM). В некоторых случаях существующий процесс можно изменить для достижения поставленной цели, в других - дополнить его новым этапом, в третьих процесс должен быть остановлен. Кроме того, ACM в связке с СЭД обеспечивает участников процесса удобными средствами для коллективной работы, ее планирования и контроля, а также документирования всего хода исполнения. Это как раз те задачи, которые характерны для территориально-распределенных организаций», - резюмирует Вадим Ипатов.