Уничтожение документов и информации

Источник: "Наш архив", № 6, 2017

Автор: Владимир Горностаев

Уничтожение документов – это больше, чем шредирование и сжигание в печи. Уже потому, что к бумажным добавились электронные документы и прочая информация. Дело осложняется еще и требованиями к защите персональных данных. Об особенностях уничтожениях документов и информации рассказывает к. т. н. Владимир Горностаев, директор Центра компетенции по защите информации компании «ИнтерТраст». 

Правовое регулирование

Процесс уничтожения документов необходимо и целесообразно рассматривать вместе с другими этапами жизни документов, а также учитывать требования законодательных и нормативных актов, в том числе в контексте информационных технологий.

• Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
• Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».
• Перечень видов документов, передаваемых при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РФ, государственных внебюджетных фондов в электронном виде (утв. распоряжением правительства РФ от 2 апреля 2015 года № 583-р).
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры от 25 августа 2010 года № 558).
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры от 31 марта 2015 года № 526).
• Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения (утв. приказом Минкомсвязи от 2 сентября 2011 года № 221).
• Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронного документа при организации внутренней деятельности (утв. приказом Росархива от 29 апреля 2011 года № 32).

При рассмотрении вопроса уничтожения одним из ключевых документов являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

Правила не распространяются на архивные документы, которые содержат сведения, составляющие государственную тайну. Но должны применяться в отношении архивных документов, содержащих информацию ограниченного доступа.

Документы не равно архивы

Документы, образующиеся в деятельности организаций, составляют документальный фонд, который включает документы Архивного фонда РФ (АФ РФ), документы по личному составу, документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения и документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения. Последние после исполнения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Документы Архивного фонда РФ, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляют архивный фонд организации. Они подлежат хранению в архиве организации и  уничтожаются после истечения срока хранения, за исключением документов АФ РФ. Законом «Об архивном деле» запрещено уничтожать документы, относящиеся к документам Архивного фонда РФ. В рамках данной статьи будем считать, что в организации документы АФ РФ не создаются.

Создание архивов для хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся в государственных органах и органах местного самоуправления, является обязательным требованием. Другие организации вправе создавать или не создавать архив – по своему усмотрению.

Уничтожать документы до экспертизы ценности запрещено

Цель экспертизы ценности – выявить документы, не подлежащие дальнейшему хранению. Ее проводят ежегодно как при уничтожении дел, так и при составлении номенклатуры дел и подготовке дел к передаче в архив организации.

До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещено. Экспертизу ценности проводит экспертная комиссия, которая является совещательным органом при руководителе организации. Она действует на основании положения об экспертной комиссии.

Какие документы рассматривает экспертная комиссия? Документы по личному составу, документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения и документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения после истечения установленных сроков хранения. Важно заметить, что рассмотрению и последующему уничтожению подлежат документы независимо от видов носителей и способов записи.

По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях организации составляются описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и описи дел по личному составу. На дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения описи дел обычно не составляются ни в архиве, ни в структурных подразделениях.

Акт о выделении документов к уничтожению не подтверждает их фактическое уничтожение

На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. На основе предложений структурных подразделений служба делопроизводства организации составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Дела и архивные документы, включенные в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, уничтожаются только после составления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

Бумажные дела, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение по акту о выделении к уничтожению документов, а также на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение. Электронные дела с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению на общих основаниях.

После этого проводится физическое уничтожение (для бумажных дел) или уничтожение программно-техническими средствами (для электронных дел) с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов. Для бумажных дел указывается количество килограммов, сданных на уничтожение, а для электронных – делается запись об электронном носителе и способе уничтожения.

Акт о выделении к уничтожению документов подтверждает лишь факт передачи дел. Законом не предусмотрено требование к фиксации самого факта уничтожения архивных документов, что особенно важно для архивных документов, содержащих информацию ограниченного доступа.

Странным образом, форма акта о выделении к уничтожению документов имеет отметку о внесении изменений в учетные документы, то есть факт передачи на уничтожение является основанием для внесения изменений в учетные документы. При этом документов, подтверждающих факт уничтожения, может не быть вовсе. В результате документы, в том числе содержащие персональные данные, могут оказаться в чужих руках.

Уничтожение электронных документов

Рекомендации по подготовке перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронного документа при организации внутренней деятельности, а также перечень видов документов, передаваемых в электронном виде при взаимодействии органов власти, в основном относятся к документам временных (до 10 лет включительно) сроков хранения. Такие документы хранятся и уничтожаются в подразделениях, то есть в системе электронного документооборота.

Документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения не должны создаваться в электронной форме. Однако Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов содержат формы и частично процедуры по комплектованию, хранению, использованию и уничтожению, в том числе и в электронной форме. Что это – задел на будущее или новые «возможности» при сдаче отчетности – остается лишь догадываться. Очевидно то, что к решению вопросов, связанных с документами по личному составу и документами временных (свыше 10 лет) сроков хранения в электронной форме, необходимо подходить с учетом полного цикла жизни документа, включающего этапы исполнения, хранения, комплектования, учета, использования и уничтожения.

Носитель и документы. При уничтожении электронных носителей требуется указывать способ их уничтожения. Но что делать, если не все документы на электронном носителе подлежат уничтожению? А как действовать в случае, если используется информационная система?

Удалить навсегда. Обычные средства и способы удаления (уничтожения) информации не гарантируют результат: удаленную (уничтоженную) информацию можно восстановить. Чтобы провести правильное уничтожение документов, содержащих информацию ограниченного доступа, в состав комиссии по уничтожению (ЭК) необходимо включить администратора системы электронного документооборота (СЭД) и специалиста по защите информации. К сожалению, на практике это делается не всегда.

Не забыть о метаданных и другой информации. В СЭД создаются и хранятся не только электронные документы, но и метаданные, а также информация о пользователях, их действиях с документами в течение всего жизненного цикла. Требования о составе регистрируемых сведений о действиях пользователей, а также параметрах и сроках хранения такой информации, как правило, формируются на этапе разработки требований по защите информации в СЭД.

Право доступа. Только администратору или ограниченному числу пользователей предоставляется право накладывать запрет на изменение или уничтожение документа и связанной с ним информации после его исполнения, а также право отменить запрет после истечения срока хранения, проведения экспертизы ценности и формирования необходимых актов и описей.

Не всегда управлять процессами, связанными с уничтожением электронных документов, можно привычными способами: «по аналогии с бумажными документами», «на общих основаниях». В первую очередь необходимо решать задачи в отношении электронных документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, причем целостно – от создания до уничтожения.

Возможно, целесообразно использовать опыт создания системы межведомственного электронного взаимодействия (МЭДО) органов власти. При разработке этой системы удалось разрешить немало противоречий. Одно из них было связано с регистрационными данными. Регистрационный номер является принадлежностью системы электронного документооборота. В системе МЭДО электронный документ также содержит регистрационные данные. Специфика заключается в том, что регистрационные данные, с одной стороны, относятся к книгам и журналам учета, а с другой – к электронному документу. Как известно, сроки хранения – а значит и сроки уничтожения – у них различные.

Электронные, но не документы

В организациях существует особый вид информации в электронной форме, которая не является документами и поэтому не включается в документальный и архивный фонды. В некоторых случаях по содержанию такая информация аналогична одному или нескольким документам, включенным в документальный фонд. Создание, использование и уничтожение неструктурированной информации практически никак не регламентируется.

1. Первое, что можно рекомендовать, – считать такую информацию информационным ресурсом, определив его содержание и жизненный цикл, а также ответственных специалистов и подразделения.
2. Для управления информационным ресурсом необходимо определить состав метаданных, характеризующих и позволяющих идентифицировать информационный ресурс, в том числе для поиска необходимой информации.
3. Для решения учетной задачи можно использовать систему электронного документооборота с учетом специфики содержания метаданных конкретного информационного ресурса. При таком подходе информационные ресурсы можно включать в документальный фонд организации и применять к организации их хранения, комплектования, учета и использования существующие Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов.

Уничтожение персональных данных

Согласно закону «О персональных данных» уничтожение персональных данных подразумевает действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

Для уничтожения информации в электронной форме целесообразно применять средства гарантированного уничтожения, которые представлены на российском рынке, в том числе отечественными решениями, сертифицированными в соответствии с требованиями безопасности.

Законодательно за субъектом персональных данных и уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных закреплено право требовать уничтожения персональных данных (в установленных законом случаях). В свою очередь, операторы обязаны уничтожить персональные данные в установленные сроки.

Таким образом, при уничтожении персональных данных, обрабатываемых в информационной системе, необходимо учитывать не только установленные перечнями сроки хранения, но и достижение целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей.

* * *

В заключение следует заметить, что в современной организации для решения задач по уничтожению документов и информации необходимо сближение позиций специалистов различных предметных областей: информационных технологий,  документоведения и архивного дела, правовой и сферы безопасности. Они должны не только слушать, но и слышать друг друга.