CompanyMedia4 в АО «Евразийский банк»: управление контентом и адаптивный кейс-менеджмент

На сегодняшний день с системой управления документами и задачами CompanyMedia 4 работают управленцы различных уровней, специалисты по документообороту, сотрудники подразделений АО «Евразийский банк», специализирующиеся на риск-менеджменте и compliance-контроле. Рекомендации специалистов «ИнтерТраст» помогли оптимизировать несколько важных бизнес-процессов, сделать работу с документами проще и эффективнее.

АО «Евразийский банк» основан в 1994 году. Финансовая организация входит в TOP-10 по величине активов банк в Казахстане. В составе банка — 21 филиал, из них 19 в Казахстане. Головная структура дочернего банка в России находится в Москве с филиалами в Новосибирске и Омске.

Первичное внедрение системы управления документами и задачами CompanyMedia проходило в 2002-2003 годах. С помощью этого программного продукта версии 2.5 в банке было автоматизировано традиционное делопроизводство — работа с входящими, исходящими, внутренними и организационно-распорядительными документами. В 2014 году руководством АО «Евразийский банк» было принято решение о переходе к использованию обновленной версии системы — CompanyMedia 4.

Необходимость апгрейда была продиктована объективными факторами — ростом финансовой организации и, как следствие, многократным увеличением нагрузки на систему.  Число  пользователей СЭД за годы ее эксплуатации выросло на порядок: в 2003 году в системе работали меньше 100 сотрудников, на начало 2014 года — более 4000. Объем обрабатываемых в банке документов превысил 1 млн в год. В новых условиях банку потребовалось более производительное программное решение, соответствующее изменившимся потребностям банка.

Отличительной особенностью проекта стала быстрая — за четыре дня — фаза перевода пользовательских рабочих мест на новую систему. Этот этап был осуществлен  на рубеже 2014 и 2015 годов, в период новогодних праздников. По окончании четырехдневных каникул пользователи во всех казахстанских филиалах банка приступили к работе с обновленной системой электронного документооборота.

По итогам проекта управление корпоративным контентом автоматизировано на новом качественном уровне. Существовавшие в предыдущей версии системы ограничения по производительности полностью устранены. CompanyMedia 4 стабильна в условиях высокой нагрузки. Большинство доработок, которые годами делались в системе, реализованы в рамках типовой CompanyMedia 4. Активно используются инструменты контроля исполнительской дисциплины и средства коллективной работы с документами — в первую очередь механизм согласования. Дополнительно закуплены лицензии на мобильные рабочие места CompanyMedia. В этом заинтересовано в первую очередь высшее руководство банка. Топ-менеджеры относятся к категории наиболее «мобильных» сотрудников.

Управление динамично меняющимися бизнес-процессами реализовано в CompanyMedia 4 с применением технологии ACM  (Adaptive Case Management). В АО «Евразийский банк» адаптивный кейс-менеджмент применяется для автоматизации такого процесса, как предоставление банковской гарантии. В него вовлечено несколько подразделений, их слаженная работа необходима не только для того, чтобы предоставить гарантию в сжатые сроки, но и для того чтобы минимизировать наши собственные риски кредитной организации. При этом маршрут рассмотрения, проверки и утверждения поступившей заявки может меняться — в зависимости от качества предоставленных клиентом документов, изменений во внутренних правилах оценки рисков, наличия или отсутствия у банка опыта взаимодействия с компанией, обратившейся за выдачей гарантии, а также от множества других факторов.

В ходе проекта осуществлен переход на централизованную модель управления контентом. Эту задачу можно было решить с помощью предыдущей версии системы, но банк совместил смену модели обработки документов с проектом обновления СЭД. Централизованы многие документоориентированные процессы, в первую очередь подготовка отчетности для Национального банка Казахстана, а также процедуры обработки общих для банка документов — приказов, регламентов, правил и т.д.

«Web-интерфейс CompanyMedia 4, в отличие от многих других систем, не «прибит гвоздями» — его можно гибко настраивать, — рассказывает Евгений Гребнов, начальник Управления поддержки приложений Департамента информационных технологий АО «Евразийский банк». — Система позволяет менять состав полей, закладок и столбцов, их расположение, визуальное оформление интерфейса, причем многие возможности персонализации доступны непосредственным пользователям. Кроме того, «четверка» обеспечивает преемственность по отношению к предыдущей версии — это мы тоже принимали в расчет. У пользователей есть выбор — работать в web-интерфейсе или пользоваться привычным клиентом IBM Notes. В перспективе переход на тонкий клиент является для нас обязательным, но сейчас, на этапе адаптации, возможность параллельного использования обоих интерфейсов упрощает ситуацию. На будущее мы рассматриваем возможность полного отказа от IBM Notes/Domino. Четвертая версия использует Domino как хранилище,  а в уже существующем пятом поколении CompanyMedia есть возможность перейти на одну из распространенных РСУБД, в том числе на Oracle или PostgreSQL. Это уже некие архитектурные плюсы, мы их учитываем, пусть и на отдаленную перспективу».

Об АО «Евразийский банк»

Евразийский банк — универсальный банк, предлагающий продукты и услуги клиентам всех сегментов.  Основанный в 1994 г., банк представлен во всех регионах Казахстана. Имеет дочерний банк в России (Москва) с филиалами в Новосибирске и Омске.  Последний рейтинг S&P: В+ с прогнозом «стабильный», KZRating: ВВ по международной шкале, А по национальной шкале, прогноз «стабильный». Член KASE, участник KazPrime.