В АО «Корпорация «Комета» внедрена автоматизированная система управления документно-ориентированными бизнес-процессами на базе CompanyMedia 5 запущена в промышленную эксплуатацию

В 2017 году в АО «Корпорация «Комета» была внедрена автоматизированная система  управления документно-ориентированными бизнес-процессами на базе импортонезависимой системы CompanyMedia 5. Система поддерживает работу с СПО СУБД PostgreSQL , имеет современный web-интерфейс и охватывает все основные процессы ДОУ.

Предпосылки проекта

Предпосылок к этому проекту было несколько. На предприятии сложилась не простая ситуация с управлением документами, их учетом  и хранением, а также с контролем исполнения поручений. Работа с документами осуществлялось в системе ERP, в которой отсутствуют обязательные для систем ДОУ механизмы и сервисы документооборота: счетчики, контроль дублирования, справочники и т.п. Вот лишь некоторые из возникших проблем:

• большое количество бумажных копий документов, хранящихся и курсирующих на предприятии,
• много ручных операций (передача документов, учет документов),
• многократный учет документов в ходе их движения,
• совместный учет разных типов документов: договоров и входящих, входящих и исходящих, входящих и внутренних, исходящих и внутренних.

Все это привело к экспоненциальному росту объема документов и усложнило процесс управления предприятием. Такая ситуация  не давала возможности адекватно оценить объем документооборота и его эффективность, а также оценить оптимальное количество персонала, обслуживающего ДОУ. Очень сильно выросла стоимость обслуживания процессов ДОУ. В связи с сложившейся ситуацией Руководством АО «Корпорация «Комета» было принято решение о внедрении автоматизированной системы управления документно-ориентированными бизнес-процессами (АСУБП).

Учитывая текущую политику Правительства РФ, направленную на импортозамещение в информационных технологиях и системах, использующихся в значимых для государства предприятиях и организациях, и особенно на предприятиях оборонно-промышленного комплекса, импортонезависимость являлась одним из самых значимых требований к внедряемой системе.

Выбор подрядчика и системы

Перед проектом внедрения проводился анализ присутствующих на рынке систем. Евфрат, DocsVision, VSS Docs, Дело и CompanyMedia рассматривались в качестве претендентов и сравнивались по ряду выработанных критериев: их соответствию требованиям импортонезависимости и наличию в реестре Минкомсвязи, поддержке базового ПО на СПО, по функциональным возможностям, опыту компаний разработчиков в подобных проектах. Кроме того, важным требованием было отсутствие скрытых лицензионных платежей за базовое программное обеспечение.

По результату анализа для внедрения была выбрана импортонезависимая система CompanyMedia 5, поскольку только она поддерживает работу с СПО СУБД PostgreSQL, а компания разработчик ИнтерТраст имеет хорошие компетенции в технологиях PostgreSQL и богатый опыт реализации масштабных проектов. Немаловажным оказался и тот факт, что у компании ИнтерТраст, к моменту выбора, был реальный опыт внедрения импортонезависимой СЭД CompanyMedia 5  в органах власти, в том числе в Правительстве Новосибирской области, администрации города Севастополя и ряде российских организаций.

Ход проекта

Перед проектом ставились следующие цели:

• Организация полноценной, развитой системы управления потоками работ, в частности управленческого документооборота;
• Создание механизмов для выполнения технологических процессов обработки документов, цепочек взаимосвязанных работ;
• Организации контроля и управления этими процессами.

Проект был разбит на следующие этапы:

1. Информационное обследование Предприятия.
2. Формирование и описание детальных требований на автоматизацию.
3. Внедрение АСУБП на базе CompanyMedia5 и обучение пользователей работе в системе.
4. Интеграция с ERP - работа в едином информационном пространстве.
5. Развитие АСУБП.

Проект начался с информационного обследования, которое проводилось в несколько этапов. На первом этапе - описывались все бизнес-процессы в том виде, в каком они протекали в организации на момент обследования. На втором этапе – проводился анализ описанных бизнес-процессов и выработка решений по их оптимизации. На третьем этапе –разрабатывалась оптимизированная модель бизнес-процессов. На четвертом этапе – разрабатывался  план внедрения оптимизированной модели. По итогам информационного обследования была сформирована концепция автоматизации и  разработано детальное техническое задание. Согласно этому техническому заданию проводилось внедрение.

Внедренная система АСУБП имеет современный Web-интерфейс. Система автоматизирует следующие процессы  – обработка и учет входящих (корреспонденции), исходящих, внутренних и организационно распорядительных документов. Система обеспечивает строгий контроль и учет поручений на всех уровнях руководства. Проведена интеграция с ERP системой.

Итоги проекта

По итогам проекта можно отметить следующие результаты:

• Сократилось количество хранимых и курсирующих на предприятии бумажных документов, в том числе копий.
• Повысился уровень контроля за документами и качество документов.
• Повысился уровень информированности сотрудников за счет:
  • доступа к единому информационному ресурсу,
  • наличия в системе оповещений и напоминаний,
  • возможности создания в системе личных каталогов документов, избранного, закладок и пр.
• Снизились непроизводительные затраты за счет высвобождения ресурса (в первую очередь за счет снижения трудозатрат персонала, обслуживающего ДОУ)

В ходе проекта были разработаны регламенты, инструкции и шаблоны документов. Обучены специалисты, которые могут самостоятельно поддерживать и развивать систему, а также автоматизировать новые процессы. Внедрение системы позволило организовать  совместную работу с документами и автоматизировать такие процессы как: ознакомление, согласование, обсуждение и др. Это повысило качество процессов ДОУ в целом на предприятии, позволило организовать корпоративную работу с электронными документами, улучшить культуру работы с документами, стандартизировать бизнес-процессы, повысить эффективность предприятия в целом.

Развитие проекта

В ближайших планах развития АСУБП -  расширение функциональных возможностей, таких как автоматизация договорной деятельности и процесса управления командировками сотрудников и др. Также в планах развития - масштабирование системы на филиалы предприятия.