Главная Пресс - центр НовостиБанк ВТБ и компания «ИнтерТраст» поделились совместным опытом автоматизации закупок

Банк ВТБ и компания «ИнтерТраст» поделились совместным опытом автоматизации закупок

Вопросы оптимизации бизнес-процессов, сопровождающих закупочную деятельность, обсуждались в ходе online-конференции, состоявшейся 20 октября. Гости мероприятия ознакомились с проектным опытом Банка ВТБ: в финансовой организации используется комплексное программное решение на базе СЭД CompanyMedia. Внедренная система позволила автоматизировать весь жизненный цикл закупки — от сбора заявок внутри банка до проведения торгов на электронных площадках и заключения контрактов с поставщиками.

Конференция стала первым мероприятием «ИнтерТраст», проведенном в формате прямой интернет-трансляции. Эксперты конференции находились в специально оборудованной телестудии, что обеспечило высокое качество передачи видео и звука, а всем гостям была предоставлена возможность поучаствовать в дискуссии в режиме online, задать вопросы и получить ответы, не покидая своего рабочих мест. Такой формат вызвал оказался востребован: по сети к мероприятию подключились более 70 участников из многих регионов России от Санкт-Петербурга до Ямала: интерес к выбранной тематике высок, но далеко не у всех заинтересованных в ней есть возможность лично присутствовать на очной конференции.

Кристина Землянская, эксперт отдела организации закупок Управления анализа и контроля затрат Финансового департамента Банка ВТБ, рассказала об опыте внедрения и эксплуатации решения на базе CompanyMedia. Разработанная специалистами компании «ИнтерТраст» система применяется для сквозной автоматизации всех этапов закупочной деятельности, включая сбор и согласование заявок внутри банка, формирование и публикацию пакетов закупочной документации, осуществление процедуры закупок, выбор контрагентов и подготовку проектов договоров с поставщиками.

«Сначала речь шла об автоматизации заседаний комиссии по закупкам, — поделилась Кристина Землянская. — Эти еженедельные заседания, в которых участвуют топ-менеджеры банка, занимали до 4 часов рабочего времени, количество вопросов варьировалось от 70 до 100, а их рассмотрение было невозможно без огромного объема бумажных документов. В ходе проекта нам удалось сократить время таких заседаний вдвое, а главным результатом стал переход на безбумажный документооборот в рамках всего закупочного цикла. Исключение сделано только для оригиналов договорных документов с поставщиками — это единственное, что осталось в бумаге».

noname..png Внедренное решение отличается широкими интеграционными возможностями и в частности взаимодействует с внутренней системой бюджетирования и исполнения бюджета — из нее мы поступают данные плана закупок, а затем передаются сведения о заключенных договорах. Таким образом создается возможность отследить соответствие потребностей и фактических расходов, получать в режиме online аналитику по экономии. Кроме того, Банк ВТБ до сих пор является единственной компанией в России, которой удалось реализовать двустороннюю интеграцию с электронной торговой площадкой — не только выгрузку извещений о закупке вместе с необходимой документацией, но и автоматическое получение с площадки заявок, поданных претендентами.

В свою очередь Татьяна Рязанова, начальник отдела внедрения «ИнтерТраст», рассказала о возможностях специализированного бизнес-решения «CompanyMedia-Закупки». С его помощью становится возможна комплексная автоматизация закупочных процессов. Решение предоставляет инструмент взаимодействия для всех подразделений-участников закупочной деятельности, повышает скорость и подготовки закупочной документации и ее качество, упрощает работу пользователей, включая высшее руководство организации.

«У решения нет четко выраженной отраслевой специфики, подчеркнула Татьяна Рязанова. — Оно подходит и не только тем организациям, которые ведут закупки в соответствии с ФЗ-223, и ФЗ-44 ФЗ, но и просто коммерческим компаниям, которым важно организовать и структурировать свою работу с закупками. Опыт работы с коллегами из ВТБ помог нам разобраться в бизнес-процессах закупочной деятельности как таковых, понять потребности организаций и госструктур, их ожидания от автоматизации процессов закупок. Технологически то решение, которое внедрено в ВТБ, реализовано на платформе IBM Domino/Notes, но наша компания готова предложить заказчикам и другой вариант — аналогичная функциональность реализована нами на базе нашей собственной платформы ActiveFrame 5 и широкого набора СПО-компонентов. При необходимости могут применяться сертифицированные базовые компоненты российской разработки».