Дайджест ИнтерТраст № 11

18.02.2015

Новости «ИнтерТраст»

11.02.2015
В ЯНАО обсудили вопросы развития системы электронного документооборота
В Надыме прошла V ежегодная окружная методико-практическая конференция «Система электронного документооборота как инструмент межведомственного регионального взаимодействия». Специалисты «ИнтерТраст» рассказали участникам мероприятия о новых возможностях СЭД CompanyMedia.
 


10.02.2015
Участники «Инфофорума-2015» ознакомились с опытом внедрения электронного документооборота в Новосибирской области
Региональный опыт внедрения и придания юридической значимости электронному документообороту Правительства Новосибирской области представил член Правительства Новосибирской области — руководитель департамента информатизации и развития телекоммуникационных технологий Новосибирской области Анатолий Дюбанов.
 
 
 

Статьи и обзоры

17.02.2015
Средства аналитики в современных СЭД

Современные технологии делопроизводства и документооборота, №1, 2015

Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса, рассказывает о том, как применять встроенные в СЭД аналитические инструменты и внешние средства BI.

 

17.02.2015
Автоматизация заседаний: работа над ошибками

Современные технологии делопроизводства и документооборота, №1, 2015

Все это — инструменты быстрой настройки, позволяющие менять внешний вид и отдельные функции системы, не прибегая к программированию. В результате заказчик получает возможность оперативно адаптировать систему под свои требования.

 

Советы и приемы

Бизнес-правила: согласование по шаблону

В актуальной версии CompanyMedia реализована возможность применения бизнес-правил, которые, в частности, могут использоваться для создания преднастроенных шаблонов согласования. К примеру, можно настроить шаблоны согласования для договоров в зависимости от суммы контракта: если сумма меньше пятисот тысяч рублей — необходима виза финансового директора, если меньше — достаточно согласовать с главным бухгалтером. При заполнении соответствующей строки в реквизитах договора система предложит пользователю необходимый шаблон листа согласования. Тем самым исключается влияние человеческого фактора: невозможно запустить согласование по ошибочному маршруту либо не включить в число согласующих необходимого специалиста. Кроме того, готовые шаблоны существенно экономят время сотрудников — нет необходимости заполнять лист согласования вручную.

Рис. 1. При заполнении поля «Сумма договора» система автоматически сформирует лист согласования по преднастроенному шаблону — для договоров с суммой более 500 тыс. руб.

Рис. 2. Лист согласования сформирован в соответствии с шаблононом по нажатию на кнопку «Применить шаблон». Количество согласующих — 5 специалистов, тип согласования — последовательный.

Рис. 3. Аналогичный договор, но с меньшей суммой будет согласован в соответствии с другим шаблоном.

Рис. 4. Лист согласования отличается от предыдущего: количество согласующих — 3 специалиста, тип согласования — параллельный.

Настройка шаблонов в зависимости от бизнес-правил, применяемых в организации, не является уникальной доработкой — при внесении изменений система остается типовой и обновляемой до следующих версии. Это достигается за счет того, что при создании шаблонов нет необходимости вносить изменения в программный код — применяются механизмы быстрой настройки. Важно отметить, что настройка может осуществляться силами ИТ-специалистов заказчика. Для этого им необходимо пройти соответствующий курс по администрированию CompanyMedia.

Для чего нужны настраиваемые реквизиты

Механизм применяется для настройки реквизитной части документов без программирования и позволяет:

• добавить/скрыть/удалить секцию
• изменить название секции
• изменить порядок следования секций
• добавить/скрыть/удалить поле
• изменить название поля
• изменить порядок следования полей
• переместить поле в секцию/из секции
• добавить закладку.

Благодаря механизму настаиваемых реквизитов в CompanyMedia возможно создание различных типов регистрационно-контрольных карточек в зависимости от типа документа и потребностей заказчика (пользователей). К примеру, можно настроить два типа карточек, один — для служебных записок, другой — для докладных записок. Набор полей для каждого типа карточек будет уникальным.

Рис. 5. Реквизитная часть служебной записки.

Рис. 6. Реквизитная часть докладной записки: изменен порядок полей, добавлено поле «Согласовать не позднее».

Настройка реквизитов, как и бизнес-правил, может осуществляться ИТ-специалистами заказчика и так же не требует программирования.

Реляции упрощают согласование и рассылку документов

При запуске согласования, ознакомления или простой рассылки документа система применяет механизм автоматического вычисления адресатов в зависимости от их положения в иерархии организации. Такие отношения вычисляются по отношению к инициатору. К примеру, если специалисту необходимо сделать рассылку документа только тем сотрудникам, которые работают в его подразделении, достаточно выбрать соответствующую реляцию «рассылка по подразделению». При этом нет необходимости искать имена сотрудников в почтовых справочниках или справочнике по структуре организации. Существует возможность сделать и другие выборки — только по подчиненным, только по руководителям организации, только непосредственному руководителю и т.д.