Дайджест ИнтерТраст № 7

13.08.2014

Нам 20 лет! «ИнтерТраст» 2.0

«ИнтерТраст» и IBM приглашают на совместный форум «Практика коллективной работы»

25 сентября в Международном мультимедийном пресс-центре МИА «Россия сегодня» состоится форум «Практика коллективной работы», организованный компаниями «ИнтерТраст» и IBM. Мероприятие пройдет под девизом «Взаимодействие, нацеленное на результат» и будет посвящено вопросам автоматизации документооборота и деловых процессов с применением технологий совместной работы с документами и задачами. 

Ежегодный форум «ИнтерТраст» стал традиционным местом встречи для профессионалов и экспертов в области электронного документооборота. На этот раз мы проводим мероприятие совместно с корпорацией IBM, поскольку нынешний год является юбилейным для обеих компаний. Компания «ИнтерТраст» в этом году празднует не только свое двадцатилетие — столько же лет сотрудничества связывают нас с IBM.

Александр Савельев: «Главный приоритет — это тиражируемые программные продукты»

Мы продолжаем серию публикаций, посвященных 20-летию компании «ИнтерТраст». Какие проекты оказали наибольшее влияние на развитие системы CompanyMedia? Почему компания приняла решение о разработке приложений на базе открытых стандартов? Чем отличается разработка заказных решений от создания тиражируемого продукта? На эти и другие вопросы отвечает Александр Савельев, заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по разработке программного обеспечения.

Новости «ИнтерТраст»

07.08.2014
CompanyMedia 4.3: новые возможности для решения бизнес-задач
Компания «ИнтерТраст» объявляет о выпуске новой версии корпоративной системы управления документами, задачами и личной продуктивностью CompanyMedia 4.3. В рамках данной версии получил дальнейшее развитие инструментарий адаптивного кейс-менеджмента, расширены возможности гибкой настройки интерфейса, доработана функциональность нескольких модулей системы. Реализованные новшества облегчают работу пользователей, позволяют адаптировать прикладные решения к бизнес-процессам организаций-заказчиков, делают процесс эксплуатации и развития системы существенно проще.

Статьи и обзоры

11.08.2014
Социализация и геймификация СЭД: есть ли перспективы на российском рынке?

Источник: ecm.ict-online.ru

Компания «ИнтерТраст» приняла участие в обзоре портала ecm.ict-online.ru, основной темой которого стало использование механизмов социализации в работе с документами. Своей точкой зрения по этой теме поделился Илья Ипатов, консультант компании «ИнтерТраст». По его мнению, аналоги инстант мессенджеров, чатов и социальных сетей вполне могут стать корпоративным стандартом для систем электронного документооборота.

08.08.2014
СЭД 2.0: документооборот как сервис

«Экономика и жизнь», №30, 2014

Успех компаний-разработчиков СЭД и развитие рынка систем электронного документооборота определяется умением заглянуть в завтрашний день – способностью предвидеть развитие функциональных и технологических новаций, которые еще не ясно осознаются потребителями, но которые будут в самое ближайшее время пользоваться спросом и станут новыми отраслевыми стандартами...

05.08.2014
Big Data применительно к ЕСМ-системам

Современные технологии делопроизводства и документооборота, №8, 2014

Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса отвечает на вопросы, касающиеся таких аспектов работы СЭД, как аналитика контента и возможности долговременного хранения электронных документов.

Анонсы мероприятий

19.08.2014 (вторник)
Онлайн-семинар «Делопроизводство. Подготовка проектов документов и согласование в системе электронного документооборота v3.x»
Вам не только расскажут, но и покажут в реальной системе (СЭД CompanyMedia) процесс создания и согласования документов

10.09.2014 (среда)
Бесплатный онлайн-семинар «Основы работы в СЭД CompanyMedia 4. Работа с договорами»
Можно ли автоматизировать работу с договорами и как сделать это правильно? Какие возможности дает для этого CompanyMedia 4?

16.09.2014 (вторник)
Бесплатный онлайн-семинар «Основы работы в СЭД CompanyMedia 3.х. Работа с договорами»
Договоры – одна из важнейших частей делопроизводства. Можно ли автоматизировать работу с договорами и как сделать это правильно?

CompanyMedia. Новости разработки

Компанией «ИнтерТраст» выпущена новая версия системы CompanyMedia. Основными новшествами версии 4.3 стали: 

• Обновленный модуль «Кейсы»
• Доработанный механизм настраиваемых реквизитов
• Развитие модуля «Библиотека документов». 

Кроме того, специалистами «ИнтерТраст» была выполнена доработка функциональности следующих модулей:

• «Договоры»
• «Обращения граждан»
• Модулей подсистемы «Делопроизводство» 

Значительные функциональные изменения коснулись сервиса согласования. Также выполнен ряд других улучшений в части интерфейса, поисковых функций, работы с содержанием. Главным образом, эти изменения коснулись работы с web-клиентом CompanyMedia. 

Модуль «Кейсы»

В рамках модуляреализована среда для работы пользователей с документами и задачами в рамках достижения конкретной бизнес-цели с помощью инструментов адаптивного кейс-менеджемента (adaptive case management, ACM).  ACM предназначен для управления неструктурированными или частично структурированными бизнес-процессами. Методология ACM подразумевает управление процессом решения поставленной задачи, в зависимости от развития ситуации, самими участниками работы с кейсом. 

Кейс в CompanyMedia — это, в общем случае, объединение в единую структуру поставленной цели с необходимыми для ее достижения действиями, материалами и средствами их обработки.  Кейс — это совокупность следующих компонентов:

 

• Документы — документы, информационные материалы, графическая и иная информация, которая создается и/или используется в процессе работы над кейсом. Представляют собой ссылки на документы из любого модуля CompanyMedia.
• Задачи — поручения и действия, которые выполняются участниками в процессе работы над кейсом и результатом выполнения которых не является документ.
• Уведомления — оповещения, которые приходят участникам кейса и информируют их об изменении состояния компонентов кейса.
• Таймлайн — визуальное отображение событий в кейсе.
• Обсуждения — механизм для обсуждения кейса и его материалов (задач, документов, кейса в целом)
• Люди — механизм управления составом участников и ролей Кейса, основанный на модулях «Структура организации», «Справочник организаций» и «Справочник персон». 

Интерфейс модуля в версии 4.3 стал намного «легче» и нагляднее, навигация по нему максимально упрощена. В актуальной версии системы появился ряд новых инструментов ACM, один из них — таймлайн. 

Таймлайн предназначен для визуального отображения текущего состояния кейса и его сущностей, а также для просмотра активностей в нем, контрольных точек, взаимосвязи кейса с внешними и внутренними событиями. Таймлайн является условной временной шкалой, на которой отмечаются события — изменение кейса и его сущностей, внешние события и жесткие даты. События могут создаваться автоматически в ходе работы над кейсом либо добавляться вручную участниками кейса. На вкладке с элементом «Таймлайн» также инициируется и отображается цепочка обсуждений по кейсу. 

События в таймлайне отображаются в хронологической последовательности сверху вниз, т.е. самое раннее событие располагается в самом верху, а последнее из произошедших непосредственно над плашкой с кнопками, которая по сути соответствует текущему моменту времени. В разделе «Ожидаются» располагаются события, которые ещё не произошли. 

Строки таймлайна, описывающие события состоят из:

• информации об авторе, дате и времени события. Для автора отображается фото и ФИО. Поле «ФИО» кликабельное, по нажатию на нем открывается окно профиля пользователя.
• Описание события. 

Рис. 1. Таймлайн — хронологическое отражение событий по кейсу

Настраиваемые реквизиты

Инструментарий для настройки реквизитной части документов существовал и в более ранних версиях CompanyMedia, однако с появлением версии 4.3 у администраторов появилась возможность менять поля реквизитов, не прибегая к программированию и сложным инструментам моделирования. Важная особенность CompanyMedia 4.3 — возможность менять реквизитную часть в рамках типовой версии системы, в то время как ранее подобные изменения приводили к тому, что модифицированное решение переходило в разряд заказных. Это приводило к тому, что развитие и сопровождение системы становилось сложнее и дороже.

Для настройки реквизитной части предметному администратору CompanyMedia 4.3 доступны следующие возможности:

• Добавить/скрыть/удалить секцию
• Изменить название секции
• Изменить порядок следования секций
• Добавить/скрыть/удалить поле
• Изменить название поля
• Изменить порядок следования полей
• Переместить поле в секцию/из секции. 

Настройка реквизитной части в данной версии реализована независимо для web-интерфейса и notes-клиента.

Модуль «Библиотека документов» 

В версии 4.3 системы CompanyMedia получил развитие модуль «Библиотека документов», предназначенный для создания структурированного хранилища документов, создания тематических каталогов документов для информационной поддержки бизнес-процессов организации, подготовки и совместной работы с документами, не требующими учета в делопроизводческих базах. 

Модуль «Библиотека документов» обеспечивает выполнение следующих задач:

• создание, хранение и совместное использование документов, не требующих регистрации;
• создание папок и подпапок, создание иерархических каталогов папок ;
• организация хранения всех документов в иерархических папках с возможностью отнесения одного документа к нескольким папкам;
• распределение прав доступа к документам путем назначения схемы доступа (помимо доступа субъектам карточки документа);
• изменение статуса документов в процессе работы с ними, а также возможность установки дополнительного статуса вручную из классификатора. 

Для документов модуля доступны стандартные сервисы системы:

• использование шаблонов;
• согласование документов с помощью стандартного сервиса Согласование;
• обсуждение документов с помощью стандартного сервиса Обсуждение;
• полнотекстовый и расширенный поиск документов;
• установление связей с другими документами системы;
• помещение в Избранное, на панель стикеров. 

Также реализована связь с модулем «Кейсы»:

• создание нового кейса на основе документа;
• выбор документа из «Библиотеки документов» в кейсе;
• создание нового документа в «Библиотеке документов» из контекста кейса 

Рис.2.  Добавление документа в папки 

Доработки модуля «Обращения граждан» 

Для регистрационно-контрольных карточек обращений граждан добавлена возможность создавать сопроводительные письма. 

Рис. 3. Сопроводительное письмо 

Сопроводительное письмо создается по кнопке в регистрационной карточке обращения и существует в системе в виде отдельной карточки, а на вкладке «Источник поступления», как было ранее. В карточке обращения отображается перечень сопроводительных писем, откуда их можно открыть. 

Рис. 4. Вкладка «Источник поступления» в регистрационно-контрольной карточке обращения

В CompanyMedia  4.3 добавлена возможность создать отчет об исполнении документа к РКК ОГ (не только к резолюции), в том числе, создание документа-результата. 

На вкладку «Реквизиты» добавлены поля «Способ обращения», «E-mail», «Вид доставки», «Адрес для ответа», «Дата приема», «Место приема», «Страна», «Представитель», «Адрес представителя», «Исполнение».

Доработаны формы создания/изменения новой персоны/организации. Вчастности,  в диалоговое окно создания частного лица добавлены поля «Пол», «E-mail», «Телефон»,

Изменения также коснулись передачи обращений граждан из системы МЭДО. Так при приеме карточки обращения из МЭДО данные сопроводительного письма помещаются в формируемый объект «Сопроводительное письмо», реквизиты которого заполняются в соответствии с принятым из МЭДО документом. 

Доработки сервиса согласования

Механизм реляций (настраиваемые участники согласования) дает возможность добавлять в шаблон согласования и в лист согласования не только участников из справочника «Структура организации», но и пользователя, вычисляемого по отношению к инициатору. Например, непосредственный руководитель инициатора или руководитель подразделения инициатора и т.д.

В версии 4.3 реализован автоматизированный выбор шаблона согласования на основе бизнес-правил. Шаблон согласования может быть вычислен в зависимости от значения поля/полей  документа (например, выбор маршрута для договора в зависимости от значения сумма). Для задания параметров, по которым необходимо вычислять шаблоны для листов согласования в зависимости от различных видов документов, используются бизнес-правила. 

При возобновлении приостановленного листа согласования система проверяет дату окончания согласования (для параллельного — общий срок, для последовательного и комбинированного — срок того согласующего/этапа, у которого задача сейчас на исполнении).  Если срок корректен, согласование возобновляется.  Если срок окончания согласования меньше даты возобновления процесса, система выдает предупреждение и не возобновляет процесс до изменения срока инициатором. 

Если процесс согласования был приостановлен, согласующие не получают уведомления о просроченном согласовании. 

В системе реализован компактный режим просмотра истории согласования по умолчанию. В компактном режиме листы согласования открываются в свернутом виде (список участников отображен в строчку со значком-индикатором его решения: кранный — не согласовано, зеленый- согласовано, желтый — согласовании с замечаниями). 

Рис. 5. Компактный режим просмотра истории согласования. 

По нажатию на кликабельную строку «подробно» результат согласования отображается в полном виде, т.е. с видимым списком участников. Переключение на компактный режим осуществляется по кликабельной строке «компактно».

Другие изменения в модулях и сервисах 

Проверка на повторность. При создании карточки организации и персоны производится проверка на повторность:

• Для карточки организации проверка осуществляется по полям «Полное название организации» и «Краткое название организации».
• Для карточка персоны проверка осуществляется в двух режимах: для сотрудника организации — по полям «Фамилия», «Имя», «Отчество» и «Организация», к которой относится сотрудник; для частного лица — по полям «Фамилия», «Имя», «Отчество» и «Адрес». 

Отображение количества записей в категориях представлений «Контроль исполнения». В разделе «Аналитика» в представлениях «Контроль исполнения» для каждой из очередей в строке «хлебных крошек (см. Рисунок) отображается количество записей для данной очереди, а также количество записей, относящихся к конкретному исполнителю, контролеру, автору резолюции. Доработка коснулась web-интерфейса системы.

Контроль вводимых символов в web-интерфейсе. В диалоговых окнах создания/изменения субъекта (Персоны, Организации) система осуществляет контроль вводимых символов. Запрещенные символы не печатаются. К запрещенным символам относятся ; % \ Enter.

Работа с текстовым содержанием регистрационно-контрольной карточки в web-интерфейсе. Для содержания, внесенного в виде текста (ричтест) добавлена возможность распечатать его без предварительного копирования в текстовые редакторы. 

Рис. 6. Печать текстового содержания 

При распечатке текстового содержания на распечатанных листах ставится также отметка о дате печати и о том, что документ распечатан из системы 

Сортировка списка результатов поиска в web-интерфейсе. После получения результата поиска по коллекции или расширенного поиска отображаемая пользователю коллекция сортируется в том порядке, в котором коллекцию вернул сервер. Для каждой колонки, в заголовке, отображается пиктограмма сортировки. По нажатию на пиктограмму осуществляется пересортировка. По нажатию на пиктограмму клиент системы пересортировывает коллекцию, не отправляя на сервер запрос на поиск. Пиктограмма в заголовке колонки отражает, что коллекция имеет сортировку по данной колонке в заданном направлении. Повторное нажатие переключает направление сортировки, еще одно нажатие — сбрасывает сортировку коллекции в исходный порядок. 

Запоминание пароля  в web-интерфейсе. В случае если пользователь при входе в систему установил признак «Запомнить меня», то при обновлении версии системы повторный ввод пароля для него не потребуется.

Визуализация обязательных реквизитов в web-интерфейсе. При нажатии на кнопку "Сохранить" рядом с полями (слева от поля ввода) появляются либо зеленая галочка (если поле заполнено корректно или не является обязательным для заполнения), либо белый крест в красном круге, если обязательное для заполнения поле пропущено.