Проект внедрения системы электронного документооборота и создания электронного архива в ГлавУпДК при МИД России

Проект внедрения системы электронного документооборота и создания электронного архива в Федеральном Государственном Унитарном Предприятии «Главное производственно-коммерческое управление по обслуживанию дипломатического корпуса при Министерстве иностранных дел Российской Федерации» (сокращенно - ГлавУпДК при МИД России) стартовал в 2004 году.

Основная сфера деятельности Федерального Государственного Унитарного Предприятия «Главное производственно-коммерческое управление по обслуживанию дипломатического корпуса при Министерстве иностранных дел Российской Федерации» (сокращенно - ГлавУпДК)  ГлавУпДК приМИД России - оказание широкого спектра услуг, связанных с различными сторонами жизни иностранцев в Москве.

В 2004 году было принято решение установить полнофункциональную систему электронного документооборота и электронного архива в подразделениях Центрального аппарата, деятельность которых связана с обработкой большого количества документов.

С ее помощью планировалось:

• автоматизировать делопроизводство с учетом имеющихся в организации унифицированных и индивыидуальных технологий обработки документов (прием, рассылку документов, их регистрацию и контроль исполнения);
• автоматизировать документооборот (формирование, хранение и обеспечение оперативного доступа к электронным документам, подготовку и согласования документов, ведение полного цикла электронного документооборота, организацию электронной переписки);
• создать электронный архив (с целью обеспечения возможности формирования, оперативного и долгосрочного хранения документов и доступа к ним).

Для осуществления поставленных задач была выбрана система CompanyMedia компании «ИнтерТраст», базирующаяся на технологии Lotus Notes/Domino. Проект внедрения CompanyMedia включал в себя несколько этапов. Прежде всего, были преобразованы и перенесены данные в CompanyMedia из существовавшей ранее системы контроля исполнения документов. Это позволило уменьшить затраты на внесение данных о сотрудниках и сохранить используемую в работе информацию о документах.

На следующем этапе специалистами «ИнтерТраст» было проведено информационное обследование документооборота, в ходе которого работниками Центрального аппарата ГлавУпДК при МИД России были высказаны предложения по улучшению организации системы делопроизводства и документооборота.

Информационное обследование включало:

• анализ необходимых материалов по документообороту организации (нормативные документы, положения, инструкции) и существующей технологии работы с документами;
• cбор и изучение предложений сотрудников структурных подразделений Центрального аппарата ГлавУпДК по усовершенствованию существующей системы документооборота организации;
• выработку рекомендаций по улучшению организации делопроизводства и документооборота;
• внесение предложений по настройке (и доработке в случае необходимости) внедряемой системы электронного документооборота в соответствии с требованиями структурных подразделений.

Сконфигурированная на основе полученных рекомендаций система электронного документооборота затем была запущена в опытную эксплуатацию. По ее итогам CompanyMedia была доработана в соответствии с требованиями заказчика и для создания электронного архива интегрирована с Content Manager, программным продуктом IBM. Целью создания электронного архива стало обеспечение оперативного поиска и надежного хранения данных, управляемого доступа сотрудников ГлавУпДК к электронным документам и расширения аналитических возможностей работы архивариусов с документами.

Запуск системы в промышленную эксплуатацию был осуществлен в начале 2005 года.

Внедрение системы способствовало:

• уменьшению трудоёмкости и времени обработки документов за счет подготовки, согласования, регистрации, передачи их в электронном виде, использования шаблонов документов при их создании;
• ускорению движения документов;
• повышению прозрачности документооборота за счет полного учета входящих, исходящих, внутренних, организационно-распорядительных документов и хранения их в единой системе;
• упрощению получения информации о текущем состоянии документа: у кого, на какой стадии (согласование, исполнение и т.п.) он находится;
• сокращению материальных затрат на содержание бумажного архива;
• введению единого стандарта работы с электронными документами в Центральном аппарате и территориально удаленных филиалах, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов, унификации, формализации и строгой регламентированности технологий делопроизводства и документооборота.
• повышению квалификации специалистов в области документационного обеспечения ГлавУпДК при МИД России.