Управление персоналом в ТетраПак

Заказчик: «ТетраПак А/О»
Программное обеспечение: Система управления персоналом CompanyMedia («ИнтерТраст»);

География ТетраПак в России широка - региональные офисы работают в Санкт Петербурге, Краснодаре, Красноярске, Новосибирске и Екатеринбурге, два завода по производству упаковочного материала в Тимашевске (Краснодарский край) и Королеве (Московская область). В апреле 2001 года в Москве открылся единый бизнес-центр. Количество сотрудников ТетраПак в России достигло 400 человек.

Динамичное развитие ТетраПак, значительное увеличение его штата – все это предъявляет более жесткие требования к оперативному управлению персоналом. Решению этой задачи способствуют системы автоматизации управления персоналом.

Приобретая новую систему, любая компания сталкивается с тем, что её надо интегрировать с уже существующими. Ранее работниками кадровой службы ТетраПак расчет заработной платы сотрудников велся в системе Scala Payroll, кроме того, использовалось множество разнородных записей в форматах MS Excel и FileMaker, которые тоже необходимо было учитывать и переносить в новую систему. Именно поэтому одним из первых вопросов, которые задавались поставщикам программных решений, был: «Интегрируется ли ваша система с нашей?». Сотрудники Компании «ИнтерТраст» ответили: «Да, интегрируется».

Летом 2001 года компания «ТетраПак» обратилась в «ИнтерТраст» с задачей создания для своей кадровой службы системы, способной решить такие задачи, как:

• создание и поддерживание единой базы структурированной кадровой информации,
• реализация возможности работы с информацией в коллективном режиме,
• автоматизация операций, связанных с подготовкой организационно-распорядительных документов и др.,
• организация, учет и контроль персональных компенсаций сотрудников,
• создание ведение истории обучения персонала,
• обеспечение актуальности, достоверности и сохранности кадровой информации.

Специалистами ИнтерТраст была предложена «CompanyMedia – Управление персоналом» как система, в наибольшей степени удовлетворяющая запросам клиента.

Внедрение происходило в несколько этапов. Первоначально была закуплена и установлена типовая система, составлено техническое задание на её доработку. На реализацию проекта ушло несколько месяцев, причём довольно большую часть времени занял разбор данных для импорта, после чего система была сдана в опытную эксплуатацию. «CompanyMedia-Управление персоналом» внедрена в московском офисе с возможностью удаленного доступа из региональных офисов, позднее реализованы несколько приложений с доступом через Web-интерфейс. В результате была создана корпоративная технология управления персоналом компании, которая оказалась востребованной руководством и сотрудниками кадровых служб.

В системе реализованы следующие функции:

• Автоматизация ведения реестра кадровой информации:
• реестр личных данных сотрудников – работающих, уволенных сотрудников и соискателей;
• штатное расписание;
• структура организации.
• Автоматизация проведения кадровых процедур (прием на работу, назначения и перемещения, увольнение, подбор кандидатов на замещение вакансии);
• Автоматизация организации внутреннего документооборота на уровне ссылок на приказы и распоряжения по личному составу;
• Автоматизация контроля и учета персональных компенсаций, в том числе заработной платы, медицинского страхования, страхования жизни, пенсионных взносов и других компенсаций, ведение истории обучения персонала;
• Защита кадровой информации от несанкционированного доступа;
• Подготовка и вывод необходимых отчетов и выходных форм;

Интеграция с внешней ИС Scala Payroll на уровне импорта- экспорта, изменений персональных данных сотрудников;

Двуязычный интерфейс (русский, английский).

Специально под потребности ТетраПак в системе реализован ряд функциональных сервисных доработок: расширение состава учетных данных, дополнительные отчеты.

За 3,5 года промышленной эксплуатации "CompanyMedia – Управление персоналом" были достигнуты положительные результаты.. Удовлетворена потребность компании в актуальной и полной информации по персоналу, необходимой для принятия решений в области управления.

Сейчас в системе собраны данные сотрудников всех офисов ТетраПак в России, предоставляется многопользовательский доступ к базе данных из московского и региональных офисов компании.

Система является первоисточником кадровой информации как для пользователей, так и для других информационных систем. Произведена интеграция с информационным интранет-порталом, разработанным третьей фирмой, и с разработанной Компанией «ИнтерТраст» информационной системой управления телефонией.

Марина Петрова, ведущий проектор отдела информационных технологий, подчеркнула: «Мы получили систему, оптимальную по соотношению цена-качество. Безусловно, нельзя не отметить оперативную и качественную поддержку, которую нам предоставляет Компания «ИнтерТраст». С управленческой же точки зрения использование решения Компании «ИнтерТраст» позволяет оптимизировать бизнес-процессы и повысить эффективность управленческих решений».