АРТ АВИА

История успеха: модернизация СЭД CompanyMedia в ООО «Арт Авиа»

Начало сотрудничества 2015 год

В 2015 году ООО «Арт Авиа» стояло перед необходимостью автоматизации документооборота. Компания нуждалась в современном решении, которое:

• Обеспечило бы централизованное управление входящими, исходящими и внутренними документами.

• Автоматизировало ключевые процессы – делопроизводство, работу с договорами, контроль поручений.

• Позволило сократить время обработки документов и повысить исполнительскую дисциплину.

Выбор пал на систему CompanyMedia – надежную платформу, на тот момент работавшую на базе Lotus Domino. В декабре 2015 года компания “ИнтерТраст”  успешно реализовала проект внедрения системы электронного документооборота CompanyMedia, выполнив работы поэтапно и в четкие сроки: 

• на этапе подготовки сформировали проектные группы, разработали календарный план и обучили администратора; 

• в ходе настройки развернули организационную структуру до 3-го уровня, настроили модули делопроизводства, договоров, поручений и мобильные рабочие места; 

• технически реализовали решение через установку сервера Lotus Domino с HTTP/HTTPS доступом, развертывание СУБД PostgreSQL и сервера TomCat, интеграцию с ActiveFrame и настройку 50 рабочих мест (включая 3 тестовых и 2 мобильных); 

• завершили проект обучением пользователей и руководства, опытной эксплуатацией с поддержкой и успешным прохождением приемо-сдаточных испытаний.

Результаты

✅ Автоматизация ключевых процессов

• Единое пространство для работы с входящими, исходящими и внутренними документами.

• Сквозное управление договорами и поручениями с контролем сроков.

✅ Повышение эффективности

• Сокращение времени на регистрацию и согласование документов.

• Удобный мобильный доступ для руководителей.

✅ Готовая инфраструктура для масштабирования

• Гибкая архитектура на Lotus Domino с поддержкой веб-клиентов.

• Возможность расширения функционала (например, подключение электронного архива).

С 2016 года по 2024 система развивалась функционально  и тиражировалась по количеству пользователей.

2024

Компания «Арт Авиа» столкнулась с необходимостью модернизации системы электронного документооборота (СЭД) на базе CompanyMedia 4.4, которая:

• Работала на устаревшей платформе Lotus Domino, ограничивая интеграцию и масштабируемость.

• Не поддерживала современные требования к безопасности и импортонезависимости.

• Имела ограниченную функциональность для работы в Linux и мобильных средах.

Цель проекта — переход на CompanyMedia 7.1.x с миграцией данных, улучшением производительности и расширением возможностей.  Проект подразумевал работу системы для 149 пользователей.

---

Решение

Проект реализуется в 2 этапа с последующим сопровождением:

Этап 1 (завершен)

• Развертывание тестового контура и проверка совместимости.

• Разработка методики обновления и программы испытаний.

• Тестовый переход с версии 4.4 → 7.1.x и обучение администраторов.

• Перенос в промышленную эксплуатацию.

• Настройка модулей под требования бизнеса (договоры, входящие/исходящие документы, ОРД и др.).

• Интеграция с другими системами через API.

• Техническая поддержка и доработки.

• Оптимизация процессов.

Этап 2 (в процессе) – миграция исторических данных

• Перенос архивных документов в новую систему.

• Проверка целостности и корректности данных.

• Настройка доступа к историческим записям.

• Тестирование и финальная синхронизация.

После завершения миграции проект перейдет в этап сопровождения и дальнейшей оптимизации.

Функциональные возможности обновленной системы CompanyMedia 7.1.x

Модернизированная СЭД CompanyMedia 7.1.x в ООО «Арт Авиа» обеспечил полный цикл работы с документами – от создания и регистрации до согласования, исполнения и архивирования.

Ключевые функции:

✅ Гибкое управление документами

• Поддержка всех популярных форматов (PDF, DOCX, XLSX, ODF и др.), включая предпросмотр без скачивания.

• Версионность с историей изменений и комментариями.

• Автоматическая генерация документов из шаблонов с подстановкой данных.

✅ Автоматизация процессов

• Настраиваемые маршруты согласования (параллельные, последовательные, комбинированные).

• Контроль сроков исполнения с уведомлениями о просрочках.

• Интеграция с другими системами через API.

✅ Безопасность и контроль доступа

• Гибкие права (просмотр, редактирование, полный доступ).

• Грифы секретности для ограничения доступа к конфиденциальным документам.

• Автоматическая передача прав при смене ответственных.

✅ Мобильность и кроссплатформенность

• Веб-доступ из любого браузера (Windows, Linux).

• Мобильное приложение для работы в дороге.

✅ Отчетность и аналитика

• Формирование листов согласования и реестров передачи документов.

• Календарь задач для контроля исполнительской дисциплины.

Система соответствует требованиям закона №149-ФЗ, обеспечивая импортонезависимость и масштабируемость для дальнейшего развития.

Результаты

✅ Повышение эффективности работы

• Внедрение веб- и мобильного интерфейсов (поддержка Windows/Linux).

• Ускорение обработки документов за счет автоматизации маршрутов согласования.

• Гибкая настройка прав доступа и версионности документов.

✅ Соответствие требованиям регуляторов

• Переход на российскую платформу (включена в Единый реестр ПО).

• Выполнение требований №149-ФЗ (импортонезависимость).

✅ Улучшение пользовательского опыта

• Предпросмотр документов (PDF, DOCX, XLSX и др.) без скачивания.

• Автоматическое формирование листов согласования и отчетов.

• Возможность удаленной работы через браузер.

Заключение

Проект успешно завершен в запланированные сроки. Компания «Арт Авиа» получила современную, безопасную и масштабируемую СЭД, которая:

• Сократила время обработки документов на 30%.

• Повысила прозрачность контроля исполнения задач.

• Обеспечила основу для дальнейшей цифровизации.

«Арт Авиа» рекомендует решение CompanyMedia 7.1.x для организаций, стремящихся к эффективному и безопасному документообороту.