Эффективная работа CompanyMedia в нефтедобывающей компании

Заказчик

Группа компаний ОАО "Белкамнефть" осуществляет добычу и подготовку нефти на территории Удмуртской Республики, Башкортостана и Кировской области. В состав группы входят ООО "Белкамнефть", ООО "Удмуртская национальная нефтяная компания", ОАО "Удмуртская нефтяная компания", ООО "Удмуртгеология", ООО "Региональный нефтяной консорциум", ООО "Окуневское", ООО "Рябовское", ООО "Решетниковская нефтяная компания". В разработке группы компаний "Белкамнефть" находится 48 месторождений нефти.

Начало внедрения 2001 год

Предпосылки проекта

Рост численности сотрудников (с 800 до 4000 за пять лет), связанный с увеличением количества осваиваемых месторождений нефти (с 1 до 21). Как следствие – значительное усложнение бизнес-процессов, существенное увеличение объемов документации.

Цели и задачи проекта

Организация документооборота в электронном виде. Оптимизация  обработки и распространения документов. Ускорение поиска документов и улучшение контроля их исполнения. Построение единого информационного пространства организации для быстрого обмена деловой информацией. Информационная поддержка выработки, принятия и контроля исполнения управленческих решений.

Описание проекта

В начале проекта было проведено информационное обследование делопроизводства и документооборота ОАО "Белкамнефть". По результатам были разработаны оптимальные для организации схемы движения документов – с момента их создания/получения до списания в архив.

Следующим этапом проекта стала установка модуля «CompanyMedia - Делопроизводство» в канцелярии ОАО «Белкамнефть». Это позволило обеспечить функционирование электронного документооборота в территориально-распределенной структуре организации в полном соответствии с нормами и требованиями Государственной Системы Документационного Обеспечения Управления (ГСДОУ).

По результатам работы СЭД в канцелярии компании в 2003 году было принято решение о дальнейшем развитии системы и ее развертывании на рабочих местах всех основных участников документно-ориентированных бизнес-процессов.

По словам представителя заказчика, начальники подразделений, увидев преимущества электронного документооборота (в первую очередь, удобный контроль исполнения поручений), по своей инициативе начали активно подключать свои подразделения к системе. 

В настоящее время к CompanyMedia подключены все специалисты компании, участвующие в документообороте. Это руководители, менеджеры среднего звена, предметные и технические специалисты, использующие модули «CompanyMedia - Договоры», «CompanyMedia - Портал», «CompanyMedia - Поручения». В общей сложности в ОАО "Белкамнефть" СЭД компании «ИнтерТраст» работает более чем на 700 рабочих местах.  

Результаты

Использование системы позволило значительно повысить эффективность работы с большими объемами документов, оптимизировать бизнес-процессы, связанные с обработкой документации, что заметно повысило результативность управления предприятием в целом.

Отзыв заказчика

«Сегодня трудно представить себе рабочие места руководителей и менеджеров среднего звена без системы электронного документооборота CompanyMedia. С ее помощью осуществляются процессы обработки, распространения и исполнения документов. СЭД обеспечивает информационную поддержку принятия и реализации решений, повышает качество бизнес-процессов компании. Это надежный и эффективный инструмент работы с документами – двенадцать лет эксплуатации системы доказали это», - Алексей Георгиевич Ермаков, начальник управления по поддержке и развитию информационных систем, ОАО "Белкамнефть".

Планы развития

Переход на новую версию СЭД - CompanyMedia 4. Внедрение мобильных рабочих мест на планщетах iPad для топ-менеджмента компании.