+7 (495) 956-79-28
ГлавнаяПресс - центрИстории УспехаСистема CompanyMedia в компании «Сибирский берег»

Система CompanyMedia в компании «Сибирский берег»

Заказчик: Компания «Сибирский берег»
Система: Система электронного документооборота CompanyMedia (ИнтерТраст)


Проблема:

Численность сотрудников компании «Сибирский берег» в 2004 году достигала 6000 человек, объем документов ориентировочно исчислялся 10-15 тысячами.

Организационная структура компании, состоявшая на тот момент из 5 уровней административного управления, характеризовалась:

  • высокой динамикой ее изменений (изменение состава структурных подразделений, выполняемых задач);
  • широкой территориальной распределенностью филиалов «Сибирского Берега».

Все это значительно затрудняло и нарушало жесткий график согласования договоров, приводило к потере некоторых документов.

В связи с этим летом 2004 года руководство компании приняло решение внедрить систему, которая была бы способна автоматизировать работу сотрудников «Сибирского берега» в области делопроизводства и работы с договорами.

Предложенное решение:

В результате анализа существующих на рынке предложений было принято решение о приобретении системы CompanyMedia Компании «ИнтерТраст». Выбор обусловили такие свойства системы, как: масштабируемость (возможность подключения новых рабочих мест и других филиалов), возможность расширить ее функционал (подключить другие системы продуктовой линейки CompanyMedia), адаптируемость (система может быть доработана в соответствии с требованиями заказчика). Внедрению системы предшествовал пилотный проект, в ходе которого персоналом юридической службы и Центра Информационного Развития компании были изучены и опробованы функциональные возможности «CM-Делопроизводство» и «СМ-Договоры». Сотрудники высоко оценили качество системы CompanyMedia, уровень реализации решаемых с ее помощью задач.

Результат:

В дальнейшем в головном офисе специалистами «ИнтерТраст» были внедрены системы «СМ-Договоры» и «СМ-Делопроизводство», произведено полномасштабное подключение к работе с системами всех вовлеченных в документооборот и делопроизводство участников.

Система «СМ-Договоры» позволила автоматизировать следующие бизнес-процедуры:

  • создание проектов договоров по шаблонам;
  • согласование и просмотр подготовленных к утверждению договоров;
  • подписание и регистрация договоров;
  • перевод договоров в архив, предоставление доступа к действующим, завершенным и расторгнутым договорам.

С помощью системы «СМ-Делопроизводство» были автоматизированы процессы, связанные с обработкой договоров, входящих, исходящих, организационно-распорядительных и внутренних документов:

  • прием, обработка, распределение поступающей корреспонденции;
  • подготовка, подписание, регистрация, рассылка исходящей корреспонденции;
  • подготовка, подписание, регистрация, рассылка внутренних и организационно-распорядительных документов, контроль их исполнения;
  • перевод документов в архив.
Развитие проекта:

Опытная эксплуатация системы выявила специфические особенности бизнес-процессов компании, связанные с согласованием документов. Это привело к необходимости адаптации типовой версии CompanyMedia для реализации таких возможностей как:

  • ознакомление делопроизводителя с общим результатом согласования договора;
  • просмотр общего результата согласования подписывающим лицом;
  • создание справки о том, какой сотрудник согласовывал заявку более N дней.

Сдача системы в промышленную эксплуатацию состоялась в июле 2004 года.

Внедрение системы электронного документооборота CompanyMedia призвано было повысить управляемость и мобильность головной организации «Сибирского Берега» в Новосибирске, что является основным фактором устойчивого и динамичного развития всей компании. Реализация проекта позволила существенно сократить сроки выполнения типовых циклов ознакомления с договорами и их согласования, наладить централизованное движение документов в реальном времени. Значительно выросла скорость информационных потоков внутри компании.

Наталья Живцова, Начальник Отдела Организационного Развития компании «Сибирский берег», отметила высокое внимание со стороны компании «ИнтерТраст» к решению проблем заказчика, оперативность в решении вопросов.

В настоящее время в компании идет процесс подключения региональных филиалов к системе электронного документооборота CompanyMedia. Система уже внедрена в петербургском, московском, новосибирском, владивостокском офисах, а также на фабриках Павловский Посад и Новосибирск.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.