Внедрение СЭД для автоматизации работы с договорами в корпоративном режиме

Заказчик: ЗАО "ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ"

Исполнитель: Управление ИТ ЗАО «ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ», Компания «ИнтерТраст»

Отрасль: Промышленность

Задача в области межкорпоративного документооборота: Оптимизация процесса согласования договоров с участием управляющей компании и дочерних предприятий 

Используемые решения: Система электронного документооборота CompanyMedia

Цель:

Выстроить ясную схему обработки и доставки документов в рамках всей территориально распределенной структуры компании, увеличить скорость согласования и передачи документов — в первую очередь договоров, а значит и обмена информацией и ее распространения, обеспечить автоматический контроль исполнения документов и поручений по ним.

Заказчик: 

Группа ЭНЕРГОПРОМ — ведущая компания углеграфитовой отрасли России. Основное направление деятельности — производство высокотехнологичной электродной, катодной и иной углеграфитовой продукции для предприятий сталелитейной, алюминиевой, ферросплавной, кремниевой, химической, атомной и машиностроительной отраслей. Группа входит в пятерку крупнейших мировых производителей углеграфитовой продукции. Компания ведет бизнес в глобальном масштабе, экспортируя более 50% продукции. Сеть продаж Группы охватывает более чем 60 стран мира. Под управлением компании находятся три электродных завода: Новочеркасский, Новосибирский и Челябинский, а также компания «Донкарб Графит», ведущий производитель и поставщик химической аппаратуры и графитовых материалов для работы в агрессивных средах. Все предприятия Группы оснащены современным высокопроизводительным оборудованием. Некоторые виды продукции и применяемые технологии не имеют аналогов в мире. По своим качественным характеристикам продукция компании соответствует лучшим мировым стандартам.

Решение: 

Проект внедрения СЭД CompanyMedia, разработанной компанией «ИнтерТраст», был начат в 2007 году. На начальном этапе проекта система силами ИТ-специалистов «ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ» была установлена в головном (московском) офисе предприятия на 100 рабочих местах. Затем в связи с необходимостью обеспечить информационное взаимодействие с региональными подразделениями сотрудники ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ, прошедшие обучение администрированию в учебном центре «ИнтерТраст», самостоятельно установили систему в региональных филиалах компании: Новочеркасском, Новосибирском и Челябинском электродных заводах. При этом к системе были подключены как руководители и сотрудники службы документационного обеспечения управления, так и линейные руководители и их подчиненные.

В 2011 году был осуществлен переход на новую версию СЭД CompanyMedia, который был продиктован желанием дальнейшей оптимизации информационной системы предприятия, модернизации с ее помощью новых важных процессов. Перевод CompanyMedia с версии 3.2 на 3.6 был осуществлен специалистами «ИнтерТраст» за две недели. В результате были оптимизированы существующие и автоматизированы новые процессы.

В частности, с помощью модуля «Специализированный почтовый ящик» была организована автоматическая регистрация приходящих на общий корпоративный почтовый ящик электронных сообщений, а также автоматическая отправка зарегистрированных как исходящие сообщений. Таким образом, «Специализированный почтовый ящик» позволил интегрировать входящие и исходящие сообщения с системой электронного документооборота CompanyMedia, тем самым ускорив и упростив обработку официальных e-mail.

Посредством модуля «Справочник персон» были систематизированы и налажены хранение и использование актуальных данных о работниках внешних организаций и частных лиц. Эти данные используются в модулях «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Договоры» и «CompanyMedia-Документы».

Сервис согласования помог улучшить эффективность процессов согласования документов в холдинге, в том числе — большого объема договоров с контрагентами.

Результаты проекта:

По итогам внедрения СЭД удалось решить следующие задачи:

• повышена скорость и качество обработки документов и поручений по ним;
• сокращено время доставки документов из одной структуры компании в другую;
• увеличена скорость распространения и повышена контролируемость исполнения управленческих решений.

С помощью CompanyMedia были автоматизированы:

• работа с договорами
• обработка корреспонденции, внутренних и организационно-распорядительных документов, подлежащих регистрации
• обмен электронными документами между управляющей компанией «ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ» и заводами, входящими в Группу.

На сегодняшний день система установлена на 130 рабочих местах. В ней работают руководитель и сотрудники службы документационного обеспечения управления, а также ведущие специалисты головного офиса и региональных подразделений компании. В СЭД отражаются все бизнес-процессы, в рамках которых выполняются операции по уведомлению, ознакомлению и согласованию различных документов. Это касается не только договоров, но и организационно-распорядительных документов, а также входящих и исходящих. По результатам проекта удалось перейти на полностью безбумажный документооборот в части внутренней переписки и организационно-распорядительных документов.

Переход на электронный документооборот позволил более эффективно управлять работой: выстраивать четкую схему прохождения документов, распределять ответственность и контролировать процесс исполнения задач. В настоящее время в Группе ЭНЕРГОПРОМ рассматривается возможность перехода на четвертую версию CompanyMedia.

Александр Кулик, руководитель управления по ИТ ЗАО «ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ»: «На первом этапе проекта была автоматизирована работа с договорами и приложениями к ним. К внедрению системы электронного документооборота нас подтолкнула необходимость сократить сроки согласования. Этой цели удалось достичь — средний срок согласования договора снизился с 7 до 3 дней. Во многом этот результат обусловлен тем, что нам удалось перейти от последовательного режима согласования к параллельному, реализованному в CompanyMedia. В процессе согласования договоров могут быть задействованы пользователи различных предприятий и подразделений Группы. Так, бухгалтерская сервисная компания находится в Новочеркасске, юридическая служба — в Москве, а инициатором заключения договора может быть сотрудник завода в Челябинске. В качестве экспертов к процессу согласования могут подключаться специалисты любого завода, входящего в состав Группы. Система позволяет оптимизировать договорную работу в рамках единой для всех наших предприятий рабочей среды».