+7 (495) 956-79-28
ГлавнаяПресс - центрИстории УспехаСтраховая компания Макс

СТРАХОВАЯ КОМПАНИЯ МАКС

Внедрение и развитие системы электронного документооборота CompanyMedia в АО «МАКС»


Компания «ИнтерТраст» реализовала проект по внедрению и последующему развитию системы электронного документооборота CompanyMedia в одном из крупнейших игроков страхового рынка России — АО «Московская акционерная страховая компания» (АО «МАКС») . Проект охватывал два ключевых этапа — первоначальное внедрение в 2013 году и обновление до современной версии в 2019 году, что позволило компании выйти на новый уровень цифровизации управленческих процессов.


АО «Московская акционерная страховая компания» (АО «МАКС») — одна из крупнейших российских страховых компаний, основанная в 1992 году. Специализируется на всех видах страхования, включая медицинское (ДМС), имущественное, автострахование (КАСКО, ОСАГО) и страхование жизни. Входит в ТОП-10 страховщиков России по объёмам премий, отличается высокой финансовой устойчивостью (рейтинг ruAA+ по оценке «Эксперт РА»). Компания активно развивает цифровые сервисы, сотрудничает с государством в рамках программ обязательного медицинского страхования (ОМС) и реализует корпоративные страховые программы для крупных предприятий. МАКС известна клиентоориентированным подходом, широкой филиальной сетью и участием в социально значимых проектах.


Цель проекта

Основной задачей стало создание единой цифровой платформы для автоматизации делопроизводства, контроля исполнения поручений, управления договорами и других административных процессов. Это должно было обеспечить:

  • полную замену бумажного документооборота;
  • повышение оперативности и прозрачности работы с документами;
  • централизованное хранение и контроль за выполнением задач;


Этапы реализации

2013 год – внедрение СЭД на базе CompanyMedia

В рамках первого этапа специалисты «ИнтерТраст» провели полный цикл работ по внедрению системы электронного документооборота:

1. Предпроектное обследование

2. Подготовка инфраструктуры

  • Настройка серверов и клиентских рабочих мест.
  • Установка программного обеспечения IBM Lotus Domino и модулей CompanyMedia.

3. Конфигурирование системы под специфику компании

  • Создание организационной структуры.
  • Настройка справочников, прав доступа, маршрутов согласования.
  • Интеграция с внутренними информационными системами.

4. Обучение сотрудников

  • Проведение тренингов для пользователей и администраторов.
  • Разработка методических материалов и руководств.

5. Тестирование и опытная эксплуатация

  • Приемо-сдаточные испытания.
  • Подписание актов сдачи-приемки выполненных работ.

6. Передача в промышленную эксплуатацию

  • Организация технической поддержки на начальном этапе использования.
  • Обеспечение устойчивости и надежности функционирования системы.



2019 год – обновление СЭД до версии 4.6.1

С развитием бизнеса и ростом объема документооборота возникла необходимость модернизировать систему. Заказчику была предложена актуальная версия CompanyMedia версии 4.6.1 , обеспечивающая расширенные функциональные возможности и соответствие требованиям цифрового суверенитета.

Работы по обновлению включали:

  • Перевод действующей системы на новую версию без потери данных и уникальных доработок;
  • Обновление шаблонов документов и механизмов печати с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП);
  • Добавление мобильных рабочих мест для iOS и Android;
  • Расширение возможностей согласования документов (параллельное, комбинированное, с формированием сводной версии);
  • Настройку механизма временного замещения сотрудников при работе с документами;
  • Интеграцию с внешними решениями: ABBYY FineReader, ExtraFax, EZTwain Pro, Uploader™;
  • Передачу технической документации и исходных кодов, обеспечивающих самостоятельное развитие системы;
  • Гарантийное обслуживание после внедрения.

Функциональные модули системы

Внедренная система CompanyMedia стала основой цифрового управления документами и бизнес-процессами в АО «МАКС». Были задействованы следующие ключевые компоненты:

  • СМ-Делопроизводство – автоматизация входящих, исходящих и внутренних документов.
  • СМ-Поручения – контроль исполнения задач от руководства.
  • СМ-Договоры – учет обязательств, графиков платежей и сроков исполнения.
  • Центр отчетов – формирование аналитики и сводных данных.
  • СМ-Портал – единая точка доступа ко всем корпоративным сервисам.
  • Рабочее место пользователя – гибкий интерфейс с индивидуальной настройкой прав и уведомлений.
  • Мобильные рабочие места – возможность работы вне офиса с сохранением юридической значимости документов.


Преимущества внедрения и развития системы

Для АО «МАКС» это дало:

Направление Результат
Единое информационное пространство Все документы и процессы объединены в одной системе, независимо от уровня управления.
Автоматизация и эффективность Ускорение обработки документов, минимизация человеческого фактора, автоматические уведомления о сроках.
Прозрачность и контроль Полная история документа, мониторинг поручений, возможность отслеживания статуса в режиме реального времени.
Мобильность Доступ к системе через мобильные устройства, работа вне офиса, повышение оперативности принятия решений.
Безопасность и соответствие нормам Использование КЭП, защита информации, соответствие требованиям закона № 63-ФЗ и постановлению Правительства №1236.
Гибкая настройка и масштабируемость Возможность дальнейшего развития системы без зависимости от поставщика.
Интеграция с внешними решениями Поддержка сканирования, факсимильной передачи, распознавания текста и загрузки файлов.


Технические особенности

  • Система развернута на базе IBM Lotus Domino , что обеспечивает высокую производительность и отказоустойчивость.
  • Используется российская программная платформа , соответствующая требованиям импортонезависимости.
  • Реализована защита информации с помощью сертифицированных средств (КриптоПро CSP).
  • Поддерживается до 150 пользовательских лицензий , что позволяет масштабировать систему под нужды всей компании.

Результаты внедрения

  • Полный переход на электронный документооборот между подразделениями компании.
  • Снижение времени обработки документов на 40–60% за счет автоматизации маршрутов и напоминаний.
  • Повышение прозрачности управления и снижение количества просрочек.
  • Обеспечение долгосрочной поддержки и возможности самостоятельного развития системы.
  • Создание основы для расширения цифровых сервисов и дальнейшей трансформации бизнес-процессов.

Отзыв заказчика

По словам специалистов АО «МАКС», внедрение и последующее обновление системы CompanyMedia стало важным шагом в цифровой трансформации компании. СЭД стала не просто инструментом делопроизводства, но стратегическим решением, поддерживающим управление, контроль и взаимодействие между сотрудниками и подразделениями.

Заключение

Проект внедрения и обновления системы электронного документооборота CompanyMedia в АО «МАКС» стал ярким примером успешной цифровой трансформации в страховом секторе. Компания «ИнтерТраст» продемонстрировала высокий уровень профессионализма, технологической экспертизы и понимания потребностей клиента.

Реализация позволила АО «МАКС» перейти к современным стандартам документооборота, повысить качество управления и создать надежную основу для дальнейшего развития цифровых процессов.



Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.

Ресурс 1 Ресурс 1 Ресурс 1