АЭРОМАР

Внедрение импортонезависимой СЭД CompanyMedia: революция в документообороте компании "Аэромар".

В компании "Аэромар" успешно внедрена современная импортонезависимая система электронного документооборота CompanyMedia. Этот шаг позволил значительно модернизировать процессы управления документами и повысить эффективность работы компании. В рамках внедрения была проведена миграция старых документов в новую систему, что обеспечило непрерывность работы и сохранность важной информации. CompanyMedia автоматизирует ключевые процессы, включая делопроизводство, договорную деятельность, управление и контроль поручений, а также проведение заседаний. Система уже активно используется 125 пользователями, что свидетельствует о ее востребованности и значимости для компании. Благодаря внедрению CompanyMedia, "Аэромар" может эффективно управлять своими документами, оптимизировать рабочие процессы и повышать общую производительность.

«Аэромар» — это ведущая компания в России, специализирующаяся на производстве питания для авиапассажиров. Помимо этого, компания предоставляет услуги по уборке и экипировке салонов воздушных судов. «Аэромар» обслуживает рейсы с первыми лицами и главами государств на борту, а также Специальный летный отряд «Россия», который выполняет стратегические задачи, поставленные Правительством РФ. 

История сотрудничества с ИнтерТраст и предпосылки внедрения новой CompanyMedia

История развития проекта внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в компании «Аэромар» началась в 2018 году. Тогда была внедрена система CompanyMedia на платформе IBM Lotus Domino/Notes. Предпосылкой к реализации проекта послужил значительный рост объема бумажных документов и возникшие в этой связи сложности с управлением документооборотом. Возникла необходимость в решении, которое позволило бы перейти к электронной работе с документами, особенно в части согласования договоров и дополнительных соглашений.

Основные сложности, с которыми столкнулись сотрудники компании “Аэромар” до внедрения СЭД, включали:

• Потери бумажных документов;

• Сложный и долгий поиск нужного документа;

• Слабый контроль исполнительской дисциплины;

• Длительные процессы согласования.

Все эти проблемы требовали комплексного решения, и внедрение СЭД - стало важным шагом на пути к оптимизации рабочих процессов и повышению эффективности работы организации. 

По результатам внутреннего отбора для внедрения была выбрана система электронного документооборота (СЭД) CompanyMedia по нескольким ключевым причинам:

1. Повышение эффективности работы: Внедрение CompanyMedia позволяет значительно повысить эффективность работы компании за счет автоматизации процессов согласования и контроля исполнения документов. Это сокращает время на обработку и согласование документов, что особенно важно в условиях высокой загруженности.

2. Снижение затрат: Переход на электронный документооборот способствовал снижению затрат на бумагу, печать и хранение документов. Это позволило компании оптимизировать свои расходы и направить сэкономленные средства на другие важные проекты.

3. Улучшение контроля: CompanyMedia предоставляет мощные инструменты для контроля исполнительской дисциплины и обеспечения безопасности данных. Они включают в себя возможность отслеживания статусов документов, контроль доступа к документам.

4. Гибкость и масштабируемость: CompanyMedia обладает гибкостью и масштабируемостью, что позволяет компании легко адаптироваться к изменяющимся требованиям и расширять функционал системы по мере необходимости.

Выбор СЭД CompanyMedia был обусловлен стремлением компании «Аэромар» к повышению эффективности работы, снижению затрат, улучшению контроля и безопасности данных, а также упрощению взаимодействия с партнерами и государственными органами.

Со временем в компании «Аэромар» назрела потребность в расширении функциональности СЭД, перевода пользователей на использование web-клиента, а также весьма остро встал вопрос импортозамещения. Было принято решение о переходе на актуальную версию CompanyMedia, которая полностью соответствовала перечисленным требованиям.

Процесс внедрения

В ходе реализации проекта была выстроена эффективная система взаимодействия между командами разработчика и техническими специалистами компании «Аэромар». Взаимодействие проектной команды было организовано через общий мессенджер, где оперативно решались все вопросы, без задержек осуществлялся обмен данными по проекту. Специалисты «Аэромар» развернули облачные мощности в соответствии с заранее подготовленными инструкциями и передали данные со старого сервера в «ИнтерТраст» для осуществлении миграции. Команда «ИнтерТраст» качественно и в сроки  справилась  с развертыванием новой системы и миграцией исторических документов, обеспечив плавное и стабильное внедрение новой версии CompanyMedia. Компания «Аэромар» высоко оценила профессионализм проектной команды «ИнтерТраст» и организованность его работы.

Результаты внедрения и дальнейшие планы развития

Сотрудники «Аэромар», вовлеченные в процессы делопроизводства, с воодушевлением восприняли внедрение новой системы. Новые функциональные возможности, которые предоставила система, значительно превзошли их ожидания, выгодно отличаясь от ранее использовавшегося решения. Переход был не просто техническим обновлением, но и значительным шагом к упрощению и ускорению работы с документами.

Компания «ИнтерТраст» активно сопровождала пользователей на всех этапах перехода. Организованные обучающие сессии, внимательное отношение к возникающим вопросам и оперативное их решение позволили избежать проблем в период опытно-промышленной эксплуатации. Благодаря этому уже с первых недель система работала бесперебойно, что стало залогом успешного старта.

Сотрудники компании особенно отметили заметное повышение скорости обработки документов: теперь обработка входящих и исходящих документов, а также работа с организационно-распорядительной документацией (ОРД) стали значительно быстрее. Ускорение согласования документов стало возможным благодаря переводу их в электронный вид и внедрению эффективного сервиса согласования, реализованного в системе CompanyMedia.