Электронный документооборот для 6000 пользователей

Корпоративная информационная система «УРАЛСИБ»
Разработчик - ЗАО «Компания «ИнтерТраст»

Выход ФК «УРАЛСИБ» на федеральный уровень, усложнение ее структуры привели к необходимости оптимизации управления региональной сетью и повышения эффективности взаимодействия всех подразделений Корпорации. Потребовалась многофункциональная корпоративная система работы с документами, которая позволила бы создать единое информационное пространство, аккумулирующее всю стратегически важную информацию, на основе которой принимаются управленческие решения.

Нужно было также решить такие задачи, как:

• организация сквозного документооборота для всех организаций Корпорации;
• внедрение единой системы контроля поручений и резолюций;
• введение единого стандарта оформления, а также формализованного хранения и представления документов;
• стандартизация рабочих мест сотрудников ФК «УРАЛСИБ»;
• доступ к системе 80% сотрудников Корпорации.

Проанализировав представленные на рынке системы, специалисты Корпорации приняли решение создавать новую СЭД, используя разработанную компанией «ИнтерТраст» систему электронного документооборота CompanyMedia, предполагающую, что все сотрудники, вне зависимости от их количества и расположения (московский офис либо региональный), включаются в единое информационное пространство.

Систему также выгодно отличали следующие характеристики:

• модульность (совокупность взаимосвязанных систем);
• неограниченное количество рабочих мест в системе;
• наличие механизмов делегирования полномочий при работе с документами;
• возможность «прозрачного» взаимодействия подразделений и служб, филиалов и иных обособленных подразделений;
• обеспечение распределенной работы с документами в территориально удаленных подразделениях;
• возможность реализации поддержки web-доступа к СЭД;

В июне 2005 года Финансовая корпорация «УРАЛСИБ» и ЗАО «Компания «ИнтерТраст» подписали пакет документов о разработке и внедрении современной системы поддержки распределенного документооборота Корпорации – Корпоративной Информационной Системы (КИС) «УРАЛСИБ», реализуемой на базе CompanyMedia. Тогда же были проведены информационное обследование и конфигурирование системы. Предметные специалисты, а также эксперты Корпорации составляли технические требования и создавали техническое задание, тестировали систему, участвовали в реализации доработок в ней. При этом кодированием системы занимались сотрудники «ИнтерТраст», тестирование проводилось совместными усилиями заказчика и разработчика. Параллельно проводилось очное и дистанционное обучение сотрудников (было обучено более 3 тысяч пользователей, администраторов и инструкторов системы).

Осенью 2005 была начата опытно-промышленная эксплуатация КИС «УРАЛСИБ» в головных офисах в Москве и Уфе: был автоматизирован документооборот, связанный со служебной перепиской, распорядительной деятельностью, согласованием и контролем исполнения поручений. В марте 2006 г. - КИС «УРАЛСИБ» была переведена в промышленную эксплуатацию, и начался процесс ее тиражирование на филиалы. Проект создания КИС «УРАЛСИБ» является самым крупным в России: одновременно был произведен запуск системы на трех тысячах рабочих мест в офисах Корпорации в Москве и Уфе.

Сегодня в КИС «УРАЛСИБ» работает около 4 тысяч человек. Из них 1660 – в региональных филиалах

На сегодняшний день КИС «УРАЛСИБ» представляет собой комплекс взаимосвязанных систем, автоматизирующих все процессы и процедуры административного управления, включая:

• организацию деятельности и документирования работы коллегиальных органов Корпорации;
• распорядительную деятельность на основе единоначалия;
• работу с поручениями и резолюциями высшего руководства Корпорации;
• работу с регламентируемой перепиской;
• организацию деятельности и документооборота в региональных дирекциях Корпорации;
• ведение нормативной и регламентной базы.

Александр Попов, руководитель функционального блока информационно-документационного обеспечения ФК «УРАЛСИБ», отмечает: «КИС «УРАЛСИБ» стала неотъемлемым инструментом для организации эффективного документооборота, делопроизводства и бизнес-процессов в Корпорации. Внедрение системы коренным образом изменило организацию большинства деловых процессов в области административного управления, позволило повысить наглядность, скорость и эффективность работы с документами».