С помощью CompanyMedia реализован электронный внутренний документооборот между подразделениями Городской Управы г. Калуга

Заказчик

Городская администрация г. Калуги

Год начала использования системы: 2009

Предпосылки проекта

В период 2004-2008 гг. в организации функционировала система OfficeMedia компании «ИнтерТраст». Постепенно задачи, которые ставились перед системой документооборота, выросли, появились территориально распределенные подразделения муниципалитета по всему городу, и решение перестало удовлетворять потребностям заказчика. К 2008 году было принято решение поменять систему.

Цели внедрения

Повышение эффективности обработки данных и обеспечение соответствующей деятельности ОГВ – регистрация, контроль исполнения, поиск документов и т.п., а в конечном счете – повышение качества оказания услуг населению и организациям.

Описание проекта

В 2009 году система была запущена в промышленную эксплуатацию. Первоначальной задачей внедрения был перевод делопроизводителей организации с одной системы на другую. Поэтому на рабочих местах 9 делопроизводителей были установлены модули CompanyMedia «Делопроизводство» и «Обращения граждан», которые обеспечили обработку входящих-исходящих, организационно-распорядительных документов и обращений.

Позже было произведено подключение рабочих мест помощников руководителей, после чего руководители получили возможность накладывать резолюции. После этого к системе были подключены руководители среднего звена и исполнители.

Постепенно увеличивалось количество лицензий,  были подключены модули «Регистрация договоров», «Поручения». В настоящий момент проходит тестирование мобильное рабочее место руководителя на iPad.

Результаты проекта

К СЭД подключено 21 самостоятельное подразделение, в том числе все управления Городской Управы. Всего в системе работают более 700 исполнителей (из них 45 делопроизводителей).

Реализован полностью электронный внутренний документооборот между подразделениями Городской Управы.

Отзыв клиента

«Использование системы позволяет экономить самый ценный ресурс – время. Повысилась прозрачность работы – не теряется связность между входящим и исходящим док-том, видна его дальнейшая судьба», - А. И. Долгих, заместитель генерального директора, начальник отдела развития информационных ресурсов МКУ «Служба информационного обеспечения».

Будущее проекта

Запланирован переход на новую версию – CompanyMedia 4. Заказчику интересны такие ее возможности, как новый интерфейс в виде тонкого клиента (на java), новые способы работы и планирования, применение адаптивного кейс-менеджмента, мобильность – причем не только для руководителей, использование социальных инструментов для оперативного взаимодействия сотрудников разных подразделений. В ближайшем будущем – подключение 20 мобильных рабочих мест руководителей.