Система электронного документооборота Правительства Ульяновской области

Внедрение электронного документооборота в Правительстве Ульяновской области началось в 2007 году. К этому времени у каждого специалиста уже был компьютер, подключенный к локальной сети. Для делопроизводителей была разработана программа, позволяющая регистрировать документы, внося их реквизиты в базу данных. Электронные версии документов оставались у их владельцев, а средств совместной работы с электронными документами не было. Требовалась система, обеспечивающая сотрудников оперативной, актуальной и достоверной информацией для принятия управленческих решений.

Решение о внедрении электронного документооборота было закреплено в Концепции информатизации Ульяновской области «Электронный Ульяновск», но финансирование на тот момент было очень ограниченным. Департамент информационных технологий располагал средствами в объёме 400 тыс. В этих условиях было принято решение внедрять СЭД самостоятельно. Совместно с управлением делопроизводства был изучен ряд современных информационных систем, учтён опыт других регионов, определены критерии выбора платформы. Итогом этой работы стало приобретение системы «CompanyMedia» компании «Интертраст». Система отличается богатым функционалом, модульностью, гибким управлением доступом к документам. Программное обеспечение CompanyMedia разработано в соответствии с требованиями стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Система имеет сертификаты Всероссийского НИИ Документоведения, ФАПСИ, ФСБ и Госстандарта РФ.

Два специалиста департамента информационных технологий прошли подготовку в учебном центре компании. Распоряжением Губернатора Ульяновской области была создана рабочая группа по внедрению СЭД во главе с Руководителем аппарата Правительства Ульяновской области. На первом этапе важно было не нарушать привычную схему работы. Поэтому начали с обучения делопроизводителей, регистрирующих входящую и исходящую корреспонденцию. Специалисты департамента информационных технологий взяли на себя установку и доработку системы, обучение пользователей. К маю 2007 года все делопроизводители перешли на регистрацию документов в системе «CompanyMedia». Началось формирование электронного архива документов, включая их сканированные образы. Заполнялись корпоративные справочники, разрабатывались аналитические отчёты. Внедрение СЭД на первом этапе никак не отразилось на работе рядовых служащих. Первыми пользователями электронного документооборота стали помощники членов Правительства Ульяновской области. Для них департамент информационных технологий организовал практические занятия. К концу 2007 года все руководители уже могли не выходя из кабинета получить любой документ или резолюцию в электронном виде. Большинство документов стало доступно как в текстовом, так и в сканированном виде.

В 2008 году были приобретены дополнительные лицензии системы, круг пользователей значительно расширился. Появилась необходимость в формировании защищённой корпоративной сети передачи данных. Эту работу проделало государственное учреждение «Электронный Ульяновск». Оно же взяло на себя работы по обслуживанию системы электронного документооборота. В середине 2008 года СЭД появилась у всех сотрудников аппарата Правительства, всех руководителей исполнительных органов государственной власти и всех руководителей муниципальных районов Ульяновской области. Электронный документооборот стал не только межведомственным, но и межуровневым, что было закреплено Распоряжением Правительства Ульяновской области.

В ходе этой работы была выстроена система поддержки пользователей. Разработана пошаговая инструкция по работе с СЭД. К ней прилагаются не только иллюстрации, но и видеоролики, показывающие последовательность действий. Ежемесячно проводятся практические занятия с пользователями. Постоянно действует горячая телефонная линия.

Планы расширения системы и практические шаги реализации обсуждаются на рабочей группе под председательством Руководителя аппарата Правительства Ульяновской области Светланы Владимировны Опёнышевой. В состав рабочей группы входят руководители управления делопроизводства, контрольного управления, управления по работе с обращениями граждан, департамента информационных технологий.

Подводя итоги 2008 года, начальник управления делопроизводства Ольга Петровна Щипанова сказала: «Внедрение СЭД потребовало от нас серьёзной и вдумчивой работы. Мы первыми научились работать с системой, нам пришлось провести пересмотр методов работы, перераспределить обязанности между сотрудниками, внести изменения в инструкцию по делопроизводству. Но результаты этой работы очевидны. Все документы доставляются максимально оперативно. Например, время доставки документа до муниципального района сократилось от 3 дней до считанных секунд. А это значит, что появилось больше времени на принятие управленческих решений. Важным для любого служащего является стопроцентная доступность нужных для работы документов. Мы отказались от рассылки нормативных актов в бумажном виде, а это значительная экономия бумаги. Во внутреннем документообороте сотрудники с удовольствием используют безбумажную переписку, что значительно экономит время на оформление документа».

Многие задачи удаётся решить без привлечения дополнительных ресурсов, грамотно используя имеющийся кадровый потенциал. Так, была реализована идея интеграции сайта Правительства Ульяновской области и системы электронного документооборота. Сотрудники департамента информационных технологий реализовали эту идею самостоятельно. Сегодня любой гражданин может подать обращение к Губернатору области, заполнив специальную анкету на сайте. Там же он может отслеживать ход исполнения своего обращения. Персональные данные заявителя на сайт не передаются, зато можно выяснить фамилии исполнителей и их вклад в исполнение поручений Губернатора. По словам начальника управления по работе с обращениями граждан Ирины Николаевны Суховой, освоение системы позволило сократить время обработки обращений, расширить возможности аналитической работы. Сегодня работа с обращениями граждан ведётся в электронном виде по принципу межведомственного и межуровневого взаимодействия.

В электронном виде отслеживается каждое поручение Губернатора Ульяновской области. На каждое поручение служащие дают ответ в электронном виде. По мнению начальника контрольного управления Олега Геннадьевича Манаковского, возможность проследить всю переписку по исполнению документа значительно помогает контролировать процесс и своевременно корректировать действия исполнителей.

Особенностью системы электронного документооборота Правительства Ульяновской области является её всеобъемлющий характер. С 2009 года СЭД есть не только в районах области, но и в администрациях городских и сельских поселений. Правительство Ульяновской области уже включилось в работу по интеграции в межрегиональный документооборот с Самарой и Пензой. На сегодняшний день более 600 пользователей в более 200 организациях Ульяновской области ведут переписку в электронном виде. Количество электронных документов превышает 100 тысяч в год. В электронном виде ведётся подготовка документов, согласование проектов, регистрация документов, постановка резолюций, отчёты об исполнении.

Другой важной особенностью СЭД Правительства Ульяновской области является централизованное управление системой. При этом каждая организация может автоматизировать своё делопроизводство и одновременно участвовать в широком документообороте. Кроме этого имеется возможность работы пользователей со своими документами в автономном режиме, если отсутствует связь.

Руководителем аппарата Правительства Ульяновской области уже сформулированы основные задачи развития системы электронного документооборота на 2010 год. Это расширение использования электронной цифровой подписи, повышение эффективности использования СЭД за счёт постоянного обучения служащих. Планируется вовлечение в электронный документооборот областных государственных учреждений и территориальных органов федеральных органов власти. Отдельной задачей Губернатор Ульяновской области Сергей Иванович Морозов обозначил полный отказ от бумажного документооборота в межведомственной переписке к середине 2010 года. Это значит, что руководители всех уровней должны уметь работать с электронными документами. Для обучения государственных гражданских и муниципальных служащих готовится к открытию учебный центр областного государственного учреждения «Электронный Ульяновск».

• Единое информационное пространство органов власти и местного самоуправления Ульяновской области.
• Снижение временных затрат на регистрацию, ознакомление, рецензирование, согласование документов.
• Повышение качества принимаемых управленческих решений за счёт использования оперативной, актуальной и достоверной информации.
• Повышение качества исполнительской дисциплины в органах власти и местного самоуправления Ульяновской области.
• Повышение прозрачности органов власти и местного самоуправления Ульяновской области.
• Повышение защищённости информации от несанкционированного доступа.
• Снижение затрат на внедрение систем электронного делопроизводства и документооборота в органах власти и местного самоуправления Ульяновской области.
• Готовность государственных и муниципальных служащих к предоставлению государственных и муниципальных услуг населению в электронном виде.
• Готовность Ульяновской области к созданию «электронного правительства» Ульяновской области.