Функционирование комплексной СЭД в ВУЗе как успешного организационно-технологического решения!

Быстрая динамика развития вуза, актуализация качества обучения требует поиска и внедрения более эффективных направлений деятельности в области использования информационно-телекоммуникационных технологиях, как в учебном процессе, так и во всей управленческой деятельности вуза.

Сегодня ГОУ ВПО «ВГИПУ» одно из немногих учебных заведений России, реализующих на практике концепцию непрерывного профессионального образования (школа – лицей – колледж – ВУЗ – ИПКиПК – аспирантура – докторантура), представляет собой учебно-научный и культурный комплекс, является одним из вузов приволжского федерального округа готовящего специалистов для системы начального и среднего профессионального образования. Большие объемы документов, ежедневно циркулирующие в университете, требуют более оперативной их обработки, поэтому в начале 2007 года было принято решение автоматизировать все основные работы с документами. В результате анализа различных подходов к организации электронного документооборота, было выбрано программное обеспечение комплексной системы - CompanyMedia.

Согласно приказу ректора № 33/01.3 от 02.02. 2007 г. в ГОУ ВПО «Волжский государственный инженерно педагогический университет» (ВГИПУ), в целях повышения качества и оперативности управления университетом путём совершенствования делопроизводства, объединения в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений вуза (включая территориально удалённые), сокращения затрат на поддержание бумажного документооборота, экономии рабочего времени, сотрудниками Управления информатизации и отдела документационного обеспечения ведётся важная и ответственная работа по автоматизации документооборота на базе комплексной системы электронного документооборота CompanyMedia – программного обеспечения, разработанного московской компанией "ИнтерТраст". Весь комплекс работ по внедрению, сопровождению и развитию системы осуществляет региональный партнер ИнтерТраст - нижегородская компания ООО "Программа-Т".

Компания ООО "Программа-Т" специализируется на управленческом консалтинге и комплексном обеспечении управления предприятием на основе информационных систем организации коллективной работы и документооборота, оперативного управления производством, анализа информации. Специалисты компании имеют многолетний практический опыт работы в области построения комплексных информационных систем. В число клиентов компании входят Правительство Пензенской области, Администрации города Пензы и города Заречного, Волго-Вятская академия государственной службы, ОАО "Дробмаш" и др.

CompanyMedia – это программная система, включающая компоненты, автоматизирующие делопроизводство и документооборот ("CompanyMedia-Делопроизводство", "CompanyMedia-Договоры", "CompanyMedia-Библиотека электронных документов", "CompanyMedia-Факс"), управление персоналом ("CompanyMedia-Управление персоналом"), техническую поддержку ("CompanyMedia - HelpDesk"), бизнес-процессы ("CompanyMedia – Клиенты и контакты", "CompanyMedia-Заседания". "CompanyMedia-Планирование" и др.).

Работы по созданию в университете системы электронного документооборота начались с декабря 2006 года. С целью детального опробования функционала и подтверждения правильности сделанного выбора в опытную эксплуатацию был запущен пилотный проект на двенадцать рабочих мест "CompanyMedia-Делопроизводство" (данная система обеспечивает автоматизацию процессов: приема, обработки и распределения поступающей корреспонденции; подписания, регистрации и рассылки исходящей корреспонденции; подписания, регистрации и отправки внутренних и организационно-распорядительных документов; переписки между организациями и отдельными подразделениями) и "CompanyMedia-Портал" (универсальное рабочее место). В феврале 2007 года после апробации пилотного проекта руководство ВГИПУ приняло окончательное решение о полномасштабном развитии системы электронного документооборота на шестьдесят ключевых рабочих мест университета.

На первом этапе проводилась подготовка исходных данных для установки (данные об организации: структуре; руководителях высшего звена; сотрудниках по подразделениям; определение замещающих сотрудников и подразделений; делопроизводителях организации; перечень номенклатурных индексов подразделений и т.д.). Определение основных операций и функциональных ролей (профилей), участвующих в документообороте (Делопроизводитель, Руководитель, Исполнитель, Сотрудник ответственный за контроль). Определение прав доступа для каждого профиля, участвующих в документообороте, сценариев работы с системой (подготовка проекта документа, согласование проекта документа, регистрация проекта документа, контроль исполнения документов).

В параллели велось определение готовности инфраструктуры вуза к внедрению (сети, сервера, рабочие места, персонал). Решение вопросов связанных с оснащением автоматизированных рабочих мест комплексной системы электронного документооборота CompanyMedia необходимым аппаратными, коммуникационными и программными составляющими. Решение вопросов связанных с подготовкой необходимых документов для организации необходимых закупок аппаратного, коммуникационного и программного обеспечения, заключения соответствующих договоров и контрактов. Решались финансово-экономические вопросы связанные с затратами на внедрение комплексной системы электронного документооборота CompanyMedia, материальное и техническое обеспечение проекта. Назначались ответственные по вышеперечисленным направлениям деятельности, куратор, администратор и инструктор проекта по работе комплексной системы электронного документооборота CompanyMedia.

На втором этапе проводились работы по созданию базы данных всей входящей документации университета с начала 2007 года. Проводились работы по обновлению и апгрейду компьютерной техники и средств коммуникации в структурных подразделениях университета, для её соответствия необходимым техническим требованиям ПО системы электронного документооборота CompanyMedia. Активно развивалась локально вычислительная сеть, приобретался и настраивался автономный сервер под ядро комплексной системы электронного документооборота CompanyMedia. 

На третьем заключительном этапе планируется провести целенаправленное комплексное обучение сотрудников университета - пользователей электронного документооборота ВГИПУ, ведущими специалистами компании Программа-Т. Провести окончательное конфигурирование, адаптацию и внедрение системы.

Итак, создание комплексной системы электронного документооборота в вузе — сложная организационная и технологическая задача, что обуславливает целесообразность поэтапной разработки системы, когда на каждом этапе сдается законченный продукт, решаются конкретно поставленные задачи, которые будут последовательно модифицироваться и дорабатываться от этапа к этапу. Взаимная увязка подсистем и интеграция данных достигается на основе организационной, функциональной, технической, программной и информационной совместимости. Только на таких условиях может быть обеспечено успешное внедрение и устойчивое функционирование комплексной системы электронного документооборота в вузе как успешного организационно-технологического решения.