+7 (495) 956-79-28
ГлавнаяПресс - центрИстории УспехаЭффективные решения по управлению персоналом и автоматизации документооборота на «Челябинском заводе «Теплоприбор»

Эффективные решения по управлению персоналом и автоматизации документооборота на «Челябинском заводе «Теплоприбор»

Заказчик: ОАО «Челябинский завод «Теплоприбор»
Система: Система электронного документооборота CompanyMedia (ИнтерТраст)

Системы автоматизации управления персоналом, документооборота и делопроизводства сегодня могут избавить менеджеров компаний от многих насущных проблем. К примеру, уменьшают количество документов на бумажных носителях, автоматизируют работу кадровых служб. Реализация таких возможностей привлекла в 2001 г. и ОАО «Челябинский завод «Теплоприбор».

Проблема
К 2001 году документооборот предприятия осуществлялся большей частью «из рук в руки». Это неизбежно приводило к медленной обработке документов, в некоторых случаях их потере, не исполненным в срок заданиям и другим трудностям. Много времени тратилось на предварительное согласование документов. С целью решения подобных проблем, повышения конкурентоспособности и мобильности предприятия руководство «Челябинского завода «Теплоприбор» приняло решение автоматизировать документооборот и делопроизводство.

Решение

В июне 2001 года на предприятии была запущена в эксплуатацию система автоматизации документооборота и делопроизводства CompanyMedia, разработанная Компанией «ИнтерТраст».

Выбор системы CompanyMedia не случаен. Одной из главных проблем всех представленных на рынке систем является сложность изменения их схемы работы или функций. А CompanyMedia благодаря широким возможностям настройки, модульности и открытому коду программного обеспечения позволяет упростить и, главное, - сократить время перехода системы в новое качество, увеличивая ее функциональность, решать все новые и новые задачи.

Описание проекта

Проект внедрения был реализован сотрудниками ICL-КПО ВС, партнера «ИнтерТраст» Казани, в несколько этапов. На первом этапе было упразднено согласование организационно-распорядительных документов (ОРД) на бумажных носителях, которые в настоящее время используются только для подшивки в папки архива. Система CompanyMedia позволила значительно ускорить и упорядочить процесс их согласования.

На втором этапе сократилось количество внутренних документов на бумажных носителях – стало возможным часть документов доставлять делопроизводителям подразделений по электронной почте. Регистрация внутренних документов в системе позволила с помощью АСКИД (Автоматизированной системы контроля исполнительской дисциплины) уменьшить время реакции на документ – упростилась процедура отслеживания заданий по срокам.

Третьим этапом реализации проекта стало приобретение и запуск в эксплуатацию модуля «СМ-Факс». Данный модуль позволил автоматизировать регистрацию и доставку до исполнителя факсимильных сообщений, ежемесячное архивирование документов, разграничить доступ к хранимой информации, повысил качество и скорость реакции на корреспонденцию от сторонних организаций.

Ведение кадрового расписания (заполнение/изменение) и личных дел работников «Теплоприбора» было автоматизировано посредством системы «CompanyMedia - Управление персоналом». Стало возможным планирование рабочего времени сотрудников, хранение кадровой информации о работающих, уволенных сотрудниках и соискателях. Для синхронизации постоянно изменяющегося списка пользователей системы CompanyMedia и домена MS ActiveDirectory сотрудниками Челябинского завода разработано программное обеспечение для автоматического управления учетными записями в локальном домене ЛВС. Исходными данными для ЛВС являются изменения, проводимые в базе «Сотрудники» модуля «CompanyMedia-Управление персоналом». Отличает подсистему доступность исходного кода и дизайна баз. Это позволило доработать базы для предприятия с целью расширения функциональности системы без привлечения специалистов «ИнтерТраст».

Результат

В итоге в ходе реализации проекта выполнены следующие задачи:

  • сокращен объем бумажного документооборота на предприятии;
  • переведена в электронный вид работа, связанная с созданием и согласованием документов;
  • реализован механизм контроля исполнения поручений;
  • автоматизирована работа кадровой службы;
  • автоматизирована работа с факсами;
  • организовано единое информационное пространство предприятия.

Внедрение системы CompanyMedia помогло значительно ускорить процессы выполнение рутинных операций. Параллельно этому обеспечена информационная безопасность предприятия, которая была достигнута разграничением доступа пользователей к документам, хранящимся в архиве.

Промышленная эксплуатация системы CompanyMedia в течение нескольких лет доказала правильность выбора этой системы.

Основываясь на результатах анализа и оценки эффективности действующей системы, Василий Крыхтин, инженер-программист ОАО Челябинский завод "Теплоприбор", отметил высокий уровень профессионализма специалистов ICL-КПО ВС и выразил им искреннюю благодарность за проведенную работу по разработке программного обеспечения. 

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.