Что такое УПД простыми словами

УПД — универсальный передаточный документ: один документ, который объединяет счёт-фактуру и первичный документ о передаче товаров, результатов работ, услуг или имущественных прав. Вместо пары «товарная накладная + счёт-фактура» или «акт + счёт-фактура» продавец оформляет один УПД. Форму ФНС предложила в 2013 году письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@: за основу взят счёт-фактура, к которому добавлены реквизиты первички.

Что такое УПД на практике? Поставщик отгрузил клиенту 100 стульев и собрал их на месте — один документ подтверждает и передачу товара, и выполнение монтажа, а покупателю служит основанием для вычета НДС. УПД может заменить товарную накладную ТОРГ-12, накладную на отпуск материалов М-15, акт приёма-передачи основных средств ОС-1, акт выполненных работ или оказанных услуг.

Зачем нужен УПД и когда его не применяют

Зачем нужен УПД, если можно оформлять накладную и счёт-фактуру по отдельности? Главная выгода — меньше документов и меньше расхождений. Данные о товаре, количестве и цене вводятся один раз, поэтому цифры в первичке и в счёте-фактуре не разъедутся. Один документ проще согласовать, подписать и найти при проверке, а в электронном документообороте он заменяет два файла и два цикла подписания.

Применять УПД может любой бизнес: организации и индивидуальные предприниматели на общей системе налогообложения (ОСНО), на упрощённой (УСН), освобождённые от НДС. Для неплательщиков НДС УПД — просто первичный документ, обязанности платить налог он не создаёт. На полученный аванс УПД не оформляют: отгрузки ещё нет, поэтому выставляют обычный авансовый счёт-фактуру. Не заменяет УПД и документы с особой обязательной формой — например, транспортную накладную.

На чём основан УПД: форма рекомендована, а не утверждена

Закон не утверждает форму УПД. Статья 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» устанавливает только семь обязательных реквизитов первичного документа, а форму выбирает сама организация. Глава 21 Налогового кодекса и постановление № 1137 не запрещают добавлять в счёт-фактуру дополнительные реквизиты. На этом ФНС и построила УПД: это счёт-фактура, дополненная полями первички. Форма носит рекомендательный характер, и отказ от неё не может быть основанием для отказа в учёте операций.

Важная деталь: официально обновлённой формы УПД нет. Когда меняется форма счёта-фактуры — в 2021 году добавилась строка 5а, в 2024-м графа 14, в 2026-м строка 5б, — организация дорабатывает свой бланк УПД сама (письмо ФНС от 13.12.2024 № ЗГ-2-3/19079@). Форму УПД со всеми изменениями стоит закрепить в учётной политике.

УПД статус 1 и 2: в чём разница и какой ставить

Статус — первое, что заполняют в УПД: цифра в левом верхнем углу формы. Статус «1» означает, что документ одновременно служит счётом-фактурой и первичным документом: заполняются все реквизиты по 402-ФЗ и по ст. 169 НК РФ, отдельный счёт-фактура не нужен. Статус «2» — документ только первичный, передаточный, а реквизиты, нужные исключительно счёту-фактуре, не заполняются. Это короткий ответ на вопрос про УПД статус 1 и 2. Какой выбрать, зависит от налогового режима и сделки.

Образец УПД: как устроена форма

Если вам нужен УПД образец, проще всего разобраться в форме по зонам. Слева вверху — поле статуса. Верхняя часть повторяет шапку счёта-фактуры: номер и дата, продавец и покупатель, грузоотправитель и грузополучатель, платёжные документы, валюта. В центре — табличная часть с товарами или услугами, ценами, ставкой и суммой налога. Ниже — подписи руководителя и главного бухгалтера, а в самом низу передаточная часть: кто передал и кто принял, основание, даты и ответственные с обеих сторон.

Как заполнить УПД: построчная инструкция

Как заполнить УПД, подсказывают правила заполнения счёта-фактуры из постановления № 1137 плюс требования к первичке. В таблице — что указывать в каждой строке и графе. При статусе «2» поля, нужные только для счёта-фактуры, не заполняются или прочёркиваются.

Шапка и табличная часть

Передаточная часть и подписи

Под подписями руководителя и главного бухгалтера расположена передаточная часть — именно она делает УПД первичным документом. Продавец заполняет строки [8]–[14]: основание передачи (договор), данные о транспортировке и грузе, должность, подпись и ФИО того, кто передал товар или сдал работы, дату отгрузки, иные сведения и ответственного за оформление. Покупатель заполняет строки [15]–[19]: кто принял, дату получения, иные сведения — например, претензии по количеству — и ответственного со своей стороны.

УПД со статусом «1» подписывают руководитель и главный бухгалтер или лица, уполномоченные приказом либо доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ). Индивидуальный предприниматель подписывает сам и с 2026 года указывает ОГРНИП и дату его присвоения вместо реквизитов свидетельства. Если подписант счёта-фактуры совпадает с тем, кто передал товар, повторно расписываться не нужно — достаточно должности и ФИО. Печать не обязательна: её нет среди реквизитов ни в 402-ФЗ, ни в НК РФ.

Электронный УПД: формат, подписи и обмен через оператора

Электронный УПД — это не скан и не PDF, а XML-файл по формату ФНС. С 1 апреля 2025 года действует только версия 5.03 (приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ в редакции от 15.11.2024). Вместо статуса в электронном документе указывают функцию: СЧФДОП — счёт-фактура и первичный документ (аналог статуса «1»), ДОП — только первичный документ (статус «2»), СЧФ — только счёт-фактура. С 1 января 2026 года ФНС отменила собственные XML-форматы ТОРГ-12 и акта, поэтому формализованный передаточный документ по формату ФНС теперь только электронный УПД. Бумажные накладные и акты, а также неформализованные электронные документы по соглашению сторон по-прежнему допустимы.

Подпись зависит от функции. Счёт-фактуру и УПД со статусом «1» подписывают только усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица; подпись главного бухгалтера в электронном документе не формируется. Первичный документ (ДОП) можно подписать и простой или неквалифицированной подписью, если это предусмотрено соглашением сторон. Если подписывает не руководитель, а сотрудник, он использует свою КЭП физлица и машиночитаемую доверенность (МЧД) — так обязательно с 1 сентября 2024 года. С 1 февраля 2026 года для идентификации представителя в МЧД достаточно ФИО, СНИЛС и ИНН.

Как проходит обмен электронным УПД

Срок подписания УПД покупателем закон не устанавливает: его определяют договор или соглашение об электронном документообороте. Пропишите его заранее, чтобы закрытие периода не зависело от того, когда контрагент дойдёт до документа.

Маркировка и прослеживаемость

Для маркированных товаров электронный УПД — не выбор, а способ передать сведения в «Честный знак» (ГИС МТ — государственную информационную систему мониторинга): участники оборота направляют УПД или универсальный корректировочный документ (УКД), подписанные УКЭП, через оператора ЭДО. Сроки и порядок задают правила товарной группы — например, для лёгкой промышленности уведомление в формате УПД направляют не позднее 3 рабочих дней. По прослеживаемым товарам счёт-фактура составляется только в электронном виде (с исключениями из п. 1.1 ст. 169 НК РФ), и в нём указывают регистрационный номер партии товара (РНПТ), количество и стоимость.

УПД в документообороте компании и СЭД

Для бухгалтерии УПД — это проводка и вычет, а для компании — маленький бизнес-процесс. Входящий УПД нужно сверить с договором и заказом, подтвердить приёмку на складе или у инициатора закупки, проверить реквизиты для вычета и подписать титул покупателя тем, у кого есть полномочия. Когда эти шаги идут по почте и через личный кабинет оператора, документы теряются, сроки ответа контрагенту срываются, а подписанный файл, договор и согласования оказываются в разных местах.

В системе электронного документооборота (СЭД) входящий УПД становится карточкой с маршрутом: кто проверяет, кто согласует, кто подписывает и к какому сроку. Документ связан с договором, двусторонние документы подписываются прямо из системы, а подписанный файл хранится вместе с подписями и протоколами оператора.

Как выстроить приёмку и подписание

Как это выглядит на практике

Несколько проектов «ИнтерТраст», в которых внешний электронный документооборот и договорная работа встроены в СЭД заказчика.

Истории успеха

Госуправление · 2025 СЭД правительства подключена к оператору ЭДО Правительство Воронежской области Систему документооборота правительства подключили к сервису оператора ЭДО. Органы власти обмениваются юридически значимыми электронными документами с внешними контрагентами, что ускорило согласование, подписание и исполнение документов. Читать историю → Фото кейсаsrc="" Энергетика · 2007–2025 Согласование договоров быстрее на 70% «Русэнергосбыт» Автоматические маршруты и электронная подпись сократили согласование договоров до трёх дней. Документооборот подключён к ЕИС, ГИС ЖКХ и 1С, а бумажный архив заменён электронным — экономия 1,2 млн ₽ в год. Читать историю → Фото кейсаsrc="" ОПК · с 2011 года Договоры в связке с учётными системами НПП «Звезда» Модуль договоров с автоматизированным жизненным циклом контрактов и интеграцией с учётными системами. Сроки согласования документов сократились на 40%, число пользователей выросло с 20 до более чем 1 000. Читать историю → Фото кейсаsrc="" Наука · 2012–2015 Согласованный документ защищён от правок Крыловский государственный научный центр Договорная работа ведётся в СЭД, настроено взаимодействие с бухгалтерскими системами 1С. После согласования содержание документа автоматически блокируется, а перед подписанием система проверяет его статус. Читать историю →

Все истории успеха →

Что изменилось в УПД в 2025–2026 годах

Многие статьи об УПД в интернете написаны до 2026 года и не учитывают главных изменений. Вот что действует сейчас и что уже принято на будущее.

Отгрузки 2025 года, которые корректируют или исправляют в 2026 году, оформляют по ставке, действовавшей на дату отгрузки, — 20%. Так ФНС рекомендует поступать по аналогии с переходом на 20% в 2019 году.

Ошибки в УПД и как их исправить

Не каждая ошибка лишает вычета. Налоговая откажет, только если ошибка не позволяет установить продавца, покупателя, товар, стоимость, ставку или сумму налога (п. 2 ст. 169 НК РФ). Но и «безопасные» ошибки создают проблемы с учётом расходов и сверкой с контрагентом.

Исправленный УПД или корректировочный

Исправленный УПД оформляют при ошибке. Строку 1 оставляют как в исходном документе, в строке 1а указывают номер и дату исправления, переносят все показатели и исправляют неверные; подписывают в том же порядке, что и исходный. Если ошибка касается только первичной части, исправленный экземпляр оформляют со статусом «2». Корректировочный документ (УКД) нужен в другой ситуации — когда после отгрузки по согласию сторон меняются цена или количество. Для исправления ошибок и возврата товара, принятого на учёт, УКД не применяют. В ЭДО ошибочный документ обычно аннулируют или отклоняют, и продавец выставляет новый.

Сроки выставления и хранения

Счёт-фактуру, а значит и УПД со статусом «1», выставляют не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки или выполнения работ (п. 3 ст. 168 НК РФ); первичный документ составляют при совершении операции или сразу после неё. Хранить УПД нужно не менее 5 лет — этот срок установлен и НК РФ (ст. 23), и законом о бухучёте (ст. 29 402-ФЗ). За отсутствие счетов-фактур или первичных документов грозит штраф по ст. 120 НК РФ: от 10 000 ₽, а при занижении налоговой базы — 20% от неуплаченного налога, но не менее 40 000 ₽.

Частые вопросы об УПД

Итог: как работать с УПД без ошибок

Универсальный передаточный документ экономит время, только когда в компании есть правила: актуальный бланк со строками 5а и 5б, понятный выбор статуса для своего налогового режима, приказ о подписантах и МЧД для сотрудников. Дальше — дисциплина: 5 дней на выставление, ставка по дате отгрузки, исправленный документ при ошибке и корректировочный — при изменении цены или количества. Электронный УПД снимает половину рисков сам по себе: формат ФНС не даст пропустить обязательный реквизит, а оригинал не потеряется в папке.

Вторая половина — процесс внутри компании. Если входящие УПД приходят в личный кабинет оператора, а договоры и согласования живут в другой системе, разрывы неизбежны. Для организаций с большим потоком закрывающих документов стоит посмотреть на СЭД CompanyMedia от «ИнтерТраст»: модуль интеграции с оператором ЭДО автоматически принимает входящие счета-фактуры и УПД в систему, позволяет согласовать их по маршруту, подписать двусторонние документы прямо из карточки с проверкой УКЭП и хранить весь пакет — подписи и протоколы оператора. С контрагентами других операторов обмен идёт через роуминг. Система входит в реестр российского ПО (№ 871), а за плечами компании более 30 лет и свыше 4 000 проектов.

Запросите демонстрацию — эксперты покажут, как настроить маршрут входящих и исходящих УПД под ваши договоры и подписантов. Телефон: +7 (495) 956-79-28, почта: sales@intertrust.ru.

Продукты в статье

Решения ИнтерТраст для работы с УПД и договорами в СЭД.

ЭДО ЭДО с контрагентами Модуль интеграции CompanyMedia с оператором ЭДО

Полный цикл юридически значимого обмена с контрагентами, не выходя из СЭД: формализованные документы, счета-фактуры, УПД.

• Автоматический приём входящих документов
• Подписание двусторонних документов из карточки
• Хранение пакета: подписи, протоколы, штампы оператора

О модуле →

Д Договоры Модуль договорной работы

Проекты договоров по шаблонам, согласование и визирование, реестр действующих и завершённых договоров.

• Документы по договорам и приложения
• Маршруты согласования в зависимости от суммы
• Лицензия — 12 000 ₽ за рабочее место

О модуле →

Сколько стоит? Лицензия «Универсальное рабочее место» — 6 000 ₽, модуль «Договоры» — 12 000 ₽, модуль ЭДО с контрагентами и электронный архив — по запросу.

Стоимость Задать вопрос