Главная Пресс - центр Статьи и интервьюАрхивные системы для компании

Архивные системы для компании

20.02.2012

Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 02.2012

Я работаю архивистом в компании, занимающейся строительством и операциями с недвижимостью. За последние два года количество документации, сдаваемой в архив, значительно выросло (более чем в 8 раз), что замедлило работу с архивом наших специалистов. Было принято решение об автоматизации архива. Расскажите, пожалуйста, о том, какие системы могли бы помочь в решении сложившейся ситуации, учитывая то, что системы электронного документооборота в нашей компании на данный момент нет.

Зав. архивом, г. Москва

Антонина Букина, менеджер по работе с клиентами, компания "ИнтерТраст": В настоящее время очень многие компании предлагают архивные системы, однако не все из них таковыми являются.

Архивное дело в Российской Федерации регулируют следующие нормативные акты:

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (в ред. от 27.07.2010);
Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002);
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указание сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558);
Локальные акты фондообразователя, учитывающие особенности его деятельности и их влияние на архивный фонд компании.

Архивная система в обязательном порядке должна удовлетворять требованиям этих нормативных актов. В большинстве случаев под архивной системой подразумевается информационная система, представляющая собой документное хранилище, в котором можно держать электронную документацию различных типов, но не управлять ею, и тем более не обеспечивающая управление архивом в соотвествии с государственным нормативным регулированием. Сегодня на рынке существует не более пяти архивных систем с функциональностью, которая требуется вашей компании.

Основными требованиями к функциональности такой системы с вашей стороны должны быть:

функциональность архивной картотеки;
расширенные возможности поиска электронной документации, в том числе полнотекстовый поиск;
гибкая система атрибутирования документации и дел, хранимых системой;
система работы с НСА (нормативно-справочным аппаратом архива), а также атоматизированная подготовка архивных справок актов и т.д.;
в зависимости от непосредственных потребностей немаловажной может являться возможность экспорта данных в информационную систему Росархива – программный комплекс "Архивный фонд" версии 4.0.

Придерживаясь перечисленных критериев, вы сможете легко определить информационную систему, которая обеспечит полное покрытие потребностей вашей компании в хранении как технической документации, образующейся в результате проведения проектирования и строительных работ, так и коммерческой и организационно-распорядительной документации - в зависимости от того, что требует локальное и государственное регулирование работы архива в вашей компании.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.