Банковским документам - цифровой фарватер

Исследование, проведенное нашим журналом в 2007 году, показало, что автоматизация управления документами и совместной работы в финансовой отрасли пока еще далека от идеала: лишь сорок процентов опрошенных ИТ-директоров считают, что информационные системы в их компаниях покрывают эту функциональную область. Но показателен тот факт, что 81% респондентов относят данное направление развития приоритетным.

Мы решили сделать небольшую обзорную статью по проектам внедрения систем электронного документооборота и расспросили о них Сергея Вострокнутова, заместителя председателя правления АКБ "Форштадт", и Андрея Пономарева, начальника управления банковскими технологиями в Уральском банке реконструкции и развития (УБРиР).

Объединяй и властвуй

Однако если в УБРиР в добавление к вышеуказанному основную задачу сформулировали как "обеспечение единого информационного пространства по деловому документообороту", то в АКБ "Форштадт"таковой является "ускорение бизнес-процессов банка".

До СЭД нужно дорасти?

И в том и в другом случае внедрение системы электронного документооборота стало необходимостью при активном росте сети филиалов. В "Форштадте" эту необходимость осознавали давно, вот только, по словам Сергея Вострокнутова, руки, что называется, не доходили: надо было внедрить новые банковские учетные системы, банковские карты, строить офисы... Теперь же он отмечает: "Сейчас, огладываясь назад, я понимаю, что внедрение необходимо было осуществлять ранее, когда были другие объемы деятельности и меньшее количество персонала, чтобы потом просто масштабировать систему.

Все на выборы

Как гласит мудрое изречение, все мучения человечества происходят из необходимости выбирать. Но в проектах, которые мы рассматриваем, оба заказчика не долго думая выбрали отечественные системы электронного документооборота. Объясняется это просто: на российском ИТ-рынке в секторе средств для работы с документами продукты отечественных разработчиков представлены, наверное, полнее, чем в любом другом функциональном сегменте, и западным системам трудно с ними конкурировать хотя бы в отношении цены. Функционалом же и в том и в другом случае довольны и считают его достаточным. Здесь немалую роль играет тот факт, что оба выбранных продукта – и CompanyMedia производства Intertrust, внедренный в АКБ Форштадт, и "БОСС-Референт" от компании "Аплана", используемый в УБРиР, построены на открытой универсальной платформе IBM Lotus Domino, что позволяет через API осуществлять необходимые доработки и делает решение независимым от типов оборудования и операционных систем, на которые она устанавливается. Последнее особенно отметил как преимущество Сергей Вострокнутов, который работает с этой платформой уже второй десяток лет и принципиально считает ее единственно удобной для реализации систем подобного рода. Он указал также, что продукт CompanyMedia был выбран именно потому, что нужную банку функциональность разработчик реализовал именно через встроенный интерфейс программирования (API). Весомым при выборе стал и тот факт, что Lotus Notes в банке применяют уже несколько лет в качестве системы корпоративной почты, и азам работы с ней пользователей обучать не пришлось.

Если в "Форштадте" использовался в значительной степени технологический подход к выбору системы работы с документами, то УБРиР изначально не ограничивался этим критерием. Хотя в банке, также как и в предыдущем случае, установлены сервера и Intel, и Sun, в выборе руководствовались именно потребностями делового документооборота. Нужно отметить, что обе компании самостоятельно определили необходимую функциональность и рассмотрели существующие на рынке системы, после чего адресно обратились к разработчикам.

Давайте по порядку

Естественным при внедрении СЭД являлся вопрос: "Что первично – система или регламент?". В случае с рассматриваемыми банками их представители недвусмысленно дали понять, что разработка регламентов невзирая на систему не представляется возможной. "Не понимая сути самой системы, ее нюансов и возможностей, создать законченный регламент документооборота и по нему внедрять систему, я считаю, нереально", – заметил Андрей Пономарев.

И в том и в другом банке разработка регламентов началась одновременно с этапом опытной эксплуатации и продолжается по сей день. Однако если в "Форштадте", по словам Сергея Вострокнутова, при опытно-промышленной эксплуатации руководствовались уже рабочими версиями регламентов, то представитель УБРиР отдельно отметил их создание как неожиданно серьезную задачу, на которую у банка ушло девять месяцев. Впрочем, такая проблема не новость: во многих проектах по развертыванию СЭД на создание окончательных регламентов уходит даже более года.

Представители подрядчиков в ходе обоих проектов обучали лишь технических специалистов и ключевых сотрудников, которые затем передавали полученные знания остальному персоналу. В "Форштадте" стоимость обучения была заметно сокращена благодаря тому, что пользователи давно уже знали, как работать с платформой Domino Lotus. Масштабирование системы на филиалы оба банка производили самостоятельно.

А в СЭДе – кто?

В АКБ "Форштадт" этот вопрос решили просто: обеспечили инструментом всех сотрудников, работающих за компьютером, включая удаленные филиалы. Несколько по-другому к распределению лицензий подошли в УБРиР: там рабочими местами в первую очередь обеспечили руководителей верхнего звена, начальников отделов, ведущих специалистов и персонал, задействованный в специализированных банковских процессах. Дополнительное подключение к системе производится только после рассмотрения заявления в письменной форме от сотрудника, объясняющего его целесообразность.

Но общая практика показывает, что многие из тех, для кого система изначально предназначалась, не желают ей пользоваться. В то время как исполнителям использование СЭД вменяется приказом и психологические моменты мало кого интересуют, высшие руководители зачастую просто не имеют времени на то, чтобы изучить все ее тонкости, и передают документ своим помощникам в бумажном виде, а те уже вносит эти данные в электронную форму. Поступление документов к руководителю происходит в обратном порядке. Что ж, как говорится, привычка свыше нам дана.

ЭЦП – только для своих

Когда речь заходит о банках, не нужно объяснять, насколько важна для них безопасность. В нашем случае обе компании вполне доверяют возможностям Lotus Notes по обеспечению шифрования и используют ЭЦП во внутреннем документообороте, однако сделать документ значимым за пределами банковской сети никто даже не пытается: в "Форштадте" может и хотели бы, но ссылаются на несовершенство законодательства, а Андрей Пономарев не только считает это нереализуемым, но и не видит смысла в обеспечении такого функционала.

Интеграция

На вопрос об интеграции СЭД с внутрибанковскими системами мы получили два совершенно разных ответа, хотя результат на данный момент практически одинаков. В УБРиР интегрировать систему документооборота с другими считают нецелесообразным. "У нас проведено четкое разделение: системы, которые работают "наружу" (с клиентами и партнами), к СЭД не имеют отношения", - заявил Андрей Пономарев. В то же время Сергей Вострокнутов уверен, что объединение систем может серьезно помочь бизнесу. По его словам, банковская учетная система, используемая в АКБ "Форштадт", изначально была выбрана из соображений открытости платформы, и компании хотелось бы интегрировать ее с СЭД хотя бы для того, чтобы видеть историю переписки с клиентом. Глава ИТ-отдела банка рассказал также, что есть и другие планы по интеграции, которые технологически сильная команда его специалистов и открытость систем позволяют реализовать, – это лишь вопрос времени. Пока же и в "Форштадте", и в УБРиР, где используется некоторый функционал SAP ERP, интегрированы лишь базы данных сотрудников и оргструктуры, которые используются и в документообороте, и в банковской системе. Такое объединение систем позволяет не вводить данные о сотрудниках дважды, а также избежать путаницы при работе с персоналом.

Неоценимое значение

Как и во многих случаях, ни та ни другая компания не стали предпринимать попыток посчитать возврат инвестиций в каких-либо количественных характеристиках. "Нам нужно было видеть, что информация дошла до пользователя и он подтвердил ее получение в зафиксированное время. Эта цель достигнута в полной мере", – подчеркнул начальник управления банковскими технологиями УБРиР.

В АКБ "Форштадт" говорят, что хотя количественные показатели оценить весьма тяжело, работа без СЭД уже просто не представляется возможной. Сергей Вострокнутов убежден, что основные цели, которых позволяет достигнуть использование СЭД, – вовсе не технологические, которые, по его словам, составляют всего около пятнадцати процентов от общего эффекта, а организационные, и тут не все гладко. Хотя начальники подразделений уже практически ничего не записывают в блокнот, всю информацию, которую может предоставить система, желает и умеет использовать для принятия решений пока еще далеко не каждый. Отметил он и многократно возросшее удобство поиска документов, в том числе архивных. И здесь снова стоит отметить, что чем раньше внедрена СЭД, тем больше документов будет храниться в ее архиве, а следовательно, легче будет отследить историю.

Еще одна существенная деталь, которую выделил заместитель председателя правления АКБ "Форштадт", – та выгода, которую использование СЭД дает при прохождении сертификации. С июля 2007 года в банке реализуется проект по созданию действующей системы менеджмента качества по стандартам ISO 9001:2000, где требования "Управление документацией" как раз и описывают результаты, которые дает использование системы электронного документооборота на предприятии.