Что есть что в мире ЭДО

Автор: Алексей Назаренко, директор по качеству, компания "ИнтерТраст"
Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 02.2012

Имея дело с современным электронным документооборотом (ЭДО), специалисты по документационному обеспечению управления (ДОУ) не всегда понимают, что именно и как эти системы автоматизируют: ведь в индустрии современных корпоративных информационных систем, к которым и относятся системы электронного документооборота (СЭД), используется терминология столь специфичная, что разобраться в функциональности решений, представленных на рынке, совсем не просто. В этой статье мы постараемся рассмотреть бóльшую часть этой терминологии в едином контексте автоматизации документооборота, чтобы прояснить как специфические, так и общеупотребительные термины и сокращения, а также дать системное понимание их употребления в тех или иных случаях.

О методологии электронного документооборота

Согласно определению, данному в ГОСТ Р 51141-98, документооборотом называется движение документа в организации с момента его создания или получения до завершения исполнения или отправления. Очевидно, что такое определение не подходит для современного автоматизированного документооборота по причине того, что в вышеупомянутом стандарте нет упоминания о проектах документов, которые являются неотъемлемой частью ЭДО.

Ни для кого не секрет, что современные системы электронного документооборота произошли от западных систем управления контентом организации (ECM, Enterprise Content Management), поэтому, к сожалению, термина, аналогичного нашему пониманию документооборота - ни электронного, ни классического - в зарубежной терминологии в настоящий момент нет.

Рассмотрим аналоги, применяемые в той или иной ситуации:

• ECM — устанавливает максимально обобщенные принципы работы с документированной информацией;

• RM (Record Management) — системы управления записями/системы электронного частного документооборота, предназначенные для хранения документированных свидетельств деятельности (актов);

• DMS (Document Management System) — системы управления документами/системы электронного частного документооборота, предназначенные для хранения различной типизированной документации;

• WorkFlow — системы автоматизации потоков работ/процессов организации;

• DocFlow — системы автоматизации документоориентированных потоков/работ /процессов организации.

Рассмотрим некоторые из этих систем подробнее, чтобы лучше понять их взаимосвязь и различие (рис.1).

Рис. 1. Взаимосвязь и различие систем электронного документооборота

Как мы видим на приведенной выше схеме, самым широким понятием является система управления контентом организации - ECM-система, так как любая информация (документы, записи, знания), порождаемая организацией в процессе своей жизнедеятельности, может быть автоматизирована системой этого класса. Из этого, в свою очередь, следует, что любая современная СЭД, RM- и/или DMS-система могут быть определены как ECM-система со специфической функциональностью.

Функциональность RM-систем очень легко понять, вникнув в сущность понятия "запись".

Согласно определению, установленному Международным советом по архивам (МСА), в который входит и Российская Федерация, записью называется "записанная информация, подготовленная или полученная в процессе начинания, проведения и завершения корпоративной или индивидуальной деятельности, включающей содержание, контекст и структуру, достаточные для предоставления доказательств деятельности". Таким образом, запись - это документированное свидетельство события, что в отечественных традициях документооборота представлено понятием "акт". Так что RM-система может быть определена как система электронного частного документооборота, предназначенная для хранения документированных свидетельств деятельности (актов).

Системы DMS, в свою очередь, очень сходны с RM-системами, если исключить необходимость хранить документированные свидетельства деятельности (акты). DMS-системы также являются частными системами документооборота, предназначенными для хранения произвольной типизированной документации.

Классическим примером реализации DMS-систем в современных СЭД можно считать модуль управления документацией (организационно-распорядительной/нормативной/технической/технологической).

Также, в рамках классического документооборота, к примеру, DMS-модуль обеспечивает автоматизацию процедуры работы с нормативным актом (рис.2).

Рис. 2. Процедура работы с нормативным актом

Часто именно DMS-системы ошибочно называют "архивами документов". В Российской Федерации архивное дело регулируется следующими тремя нормативными актами:

• Федеральным законом от 24.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

• Основными правилами работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002;

• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Приложение к приказу Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 г. № 558).

Отсюда следует, что архивная система любой организации должна удовлетворять требованиям, описанным в этих нормативных актах. Очевидно, что DMS-системы такой функциональностью не обладают, что и дало им название "хранилищ документов" (Document Warehousе).

О процессах и документопотоках

Об автоматизации процессного управления, реализуемого современными системами электронного документооборота, написано уже довольно много. Тем не менее, этот вопрос остается не до конца решенным для основных потребителей СЭД — работников служб ДОУ. Для понимания сути того, что продается под красивыми наименованиями "BPMS", "WorkFlow", "DocFlow", необходимо определить понятия процесса, процессной деятельности и процессного же управления, а также установить связь этого подхода к управлению с современным документооборотом.

Понятие процесса впервые было определено Международной организацией по стандартизации (ИСО) в 1994 г. До настоящего времени понятие процесса претерпело некоторые изменения, кроме того, в первых редакциях стандарта ISO 9001 был использован термин "бизнес-процесс", от которого в последующих редакциях, начиная с 2000 г., было решено отказаться, так как процессная деятельность характерна не только для бизнеса, но и для государственных структур (что, кстати, далеко не всегда понимают даже в консалтинговых компаниях, называя бизнес-процессами документоориентированную деятельность органов исполнительной власти, а это совсем недопустимо).

Итак, процесс — это периодически повторяющийся во времени порядок работ, приводящих к созданию результата, представляющего ценность для самой организации либо ее клиентов. В большинстве случаев понятие процесса полностью аналогично понятию процедуры.

Таким образом, процессами являются:

• подготовка и отправка организацией исходящей корреспонденции;

• обработка входящей корреспонденции;

• работа с организационной и распорядительной документацией;

• обработка обращений граждан и т.д.

Сходным значением обладает понятие WorkFlow — поток работ. Потоком работ в нашем случае будет единичный экземпляр процесса. К примеру, это работа по подготовке и отправке одного исходящего письма или обработка одного обращения гражданина. Соответственно, DocFlow — это документоориентированный поток работ, и именно такие документоориентированные потоки работ автоматизирует практически любая современная СЭД.

О межведомственном взаимодействии и документообороте

Электронный документооборот органов законодательной, исполнительной и судебной власти в нашей стране всегда автоматизировался точечно: в различных ведомствах внедрялись простейшие, зачастую "самодельные" решения.

Несмотря на то, что потребность в электронном документном взаимодействии граждан, хозяйствующих субъектов и органов власти существует более 10 лет, фактическая реализация принципов межведомственного электронного документооборота и взаимодействия началась лишь сейчас. В настоящее время реализация взаимодействия информационных систем организаций и ведомств осуществляется в рамках государственной программы "Информационное общество (2011 - 2020 годы)", утвержденной распоряжением Правительства РФ от 20.10.2010 № 1815-р.

В соответствии с этой программой обмен документацией в электронной форме реализуется в рамках двух различных информационных систем:

• системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО);

• единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) - для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Рассмотрим эти две системы, классификационно относящиеся к СЭД/ECM, подробнее.

В соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 г. № 754, которым руководствуется оператор системы — Федеральная служба охраны (ФСО) России, в МЭДО включаются органы исполнительной власти (ОИВ) РФ: Администрация Президента и Аппарат Правительства РФ, федеральные органы государственной и исполнительной власти.

Несмотря на ограниченность приведенного списка, многие структуры регионального подчинения выражают заинтересованность в подключении к этой системе, и реализация этих пожеланий — вопрос ближайшего времени.

Основным документом, определяющим само понятие системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), цели и участников этой системы, является соответствующее Положение о единой системе межведомственного электронного взаимодействия, утвержденное постановлением Правительства РФ от 08.09.2010 № 697. Оно определяет СМЭВ как федеральную государственную информационную систему, предназначенную для организации информационного взаимодействия между информационными системами участников системы в целях предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме.

На заметку! Основной целью создания системы СМЭВ является повышение качества предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций за счет использования общих информационных ресурсов, уменьшения времени на поиск, обработку и представление информации в электронной форме.

Таким образом, СМЭВ в части выполнения поставленных целей предназначена для решения следующих задач:

• обеспечения исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме;

• обеспечения предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в том числе с использованием универсальной электронной карты и единого портала (Федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»);

• обеспечения информационного взаимодействия в электронной форме при предоставлении государственных и муниципальных услуг и исполнении государственных и муниципальных функций.

Таким образом, СМЭВ и МЭДО являются совершенно разными, функционально несвязанными федеральными информационными системами, созданными и развивающимися параллельно, несмотря на некоторую общность участников — органов государственной и исполнительной власти РФ, которые, с одной стороны, взаимодействуют между собой, а с другой — обеспечивают получение хозяйствующими субъектами государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Итак, в нашей статье мы рассмотрели бóльшую часть специфической терминологии, с которой могут столкнуться (и постоянно сталкиваются!) работники служб ДОУ, имея дело с теми или иными современными системами электронного документооборота - как локальными, так и общегосударственными.

В заключение приведем небольшой глоссарий, который поможет разобраться в многочисленных русскоязычных и англоязычных аббревиатурах, являющихся "камнем преткновения" даже для искушенных в мелочах работников служб документационного обеспечения управления. Успехов вам в работе!

Глоссарий