Данила Трушин: Ключевым моментом становится производительность СЭД

Источник: информационный портал "CNews"
Дата публикации: 17.11.2010

Интерес к системам электронного документооборота растет с каждым днем. При этом компании, внедряющие СЭД, стараются вовлечь в работу с ними максимальное количество сотрудников. Зачастую резкое увеличение числа пользователей системы влияет на ее производительность. Для того, чтобы определить источник проблемы и оперативно решить ее, стоит использовать специальные инструменты мониторинга и контроля. О таких решениях и о разных способах и методах увеличения производительности СЭД CNews рассказал Данила Трушин, заместитель директора центра технического сопровождения компании "ИнтерТраст".

CNews: В последнее время участились случаи неудовлетворенности организаций, эксплуатирующих СЭД, скоростью работы систем, временем реакции на запросы пользователей. С чем связано снижение производительности? В каких организациях это снижение проявляется заметнее всего?

Данила Трушин: Давайте попробуем определить причины снижения удовлетворенности пользователей. По большому счету, претензии пользователей понятны: "система медленно работает". Собираем и анализируем статистику, проверяем логи серверов и системы, делаем вывод: система перегружена. Но из-за чего? Почему еще недавно пользователей все устраивало, а теперь вызывает раздражение? Почему система, которая успешно была внедрена в организации на специально рассчитанных мощностях и прошла приемо-сдаточные испытания, оказалась на пределе производительности? Причина кроется в значительном возрастании интереса к СЭД, причем со стороны не только новых потенциальных заказчиков, но и пользователей организаций, давно эксплуатирующих данные системы. Произошел качественный скачок в массовом восприятии: СЭД стали использоваться не просто как электронный журнал учета документов, а как важнейший инструмент для документирования деятельности и принятия качественных решений в кратчайшие сроки. Интерес к системам электронного документооборота проявился у руководителей не только среднего звена, но и высшего уровня. Все это привело к тому, что за последние два года большинство, в частности, наших заказчиков значительно расширили круг сотрудников, работающих в системе, как за счет подключения региональных филиалов, так и за счет локальных подразделений, которые начали решать свои задачи при помощи СЭД. То есть бизнес-процессы, которые раньше проходили без участия системы электронного документооборота, теперь используют ее как один из основных ресурсов. Все это в совокупности приводит к росту обрабатываемой системой информации.

Постоянный мониторинг состояния СЭД наших крупнейших заказчиков позволяет говорить о том, что число документов, обрабатываемых системой, возрастает в два раза каждый год. Подчеркну, что это не работа с архивными данными прошлых лет — удваивается именно ежегодный поток документов, проходящих через систему. Именно эти два фактора - увеличивающееся количество пользователей, активно работающих с системой, и растущий поток документов - обуславливают падение производительности СЭД: пользователи просто-напросто выбирают все ресурсы. Как в открывшуюся кассу в супермаркете сразу набегает очередь, так и здесь прирост ресурсов влечет за собой возрастание активности пользователей и рост нагрузки с соответствующими последствиями.

CNews: Какие существуют методы и технологии преодоления возникающих проблем?

Данила Трушин: Для того чтобы заранее предупредить возможные проблемы производительности СЭД, необходимо выполнение двух условий: первое - система должна внедряться с четким пониманием ее возможностей, второе — ее необходимо постоянно контролировать, чтобы заметить возникновение проблемы до того, как это сделают пользователи. Например, выполнение первого условия мы обеспечиваем производственным циклом нашего ПО: проектирование и разработка новых версий СЭД ведется с учетом накопившегося за время эксплуатации предыдущих версий опыта. После завершения кодирования мы проводим нагрузочное тестирование, которое дает понимание границ масштабируемости системы и позволяет построить шкалу для определения предельных значений эксплуатации системы при заданных требованиях к ее производительности.

Предположим, заказчик заявляет о том, что при работе системы среднее время создания нового документа в ней не должно превышать 3 секунды (таковы текущие требования наших заказчиков), при этом в системе одновременно должны работать 2-3 тысячи человек. Проведя нагрузочное тестирование системы, мы можем еще до момента внедрения СЭД предложить оптимальную ее конфигурацию (включая программно-аппаратные требования к инфраструктуре) для обеспечения требований, а также составить план развития системы на ближайшие 1-2 года с учетом опыта эксплуатации СЭД на других объектах. Если заказчик следует нашим рекомендациям и не допускает скачкообразного роста нагрузки (т.е. при должном контроле за системой), он никогда не столкнется с проблемами производительности.

Контроль и предупреждение проблем на ранних стадиях осуществляются специалистами нашего центра технического сопровождения при помощи уникального инструментария. Одна часть — это мощные инструменты, поставляемые вендором вместе с платформой, но не учитывающие специфичные точки контроля системы. Эти проблемные зоны мы закрываем другой частью - собственным модулем контроля "CompanyMedia-Мониторинг". Этот модуль позволяет удаленно контролировать состояние системы без участия специалистов заказчика, в том числе и в сложных, территориально-распределенных конфигурациях системы. Если заказчик приобрел у нас услугу планового наблюдения за системой на его собственной территории или же удаленно, то решение проблем производительности проходит незаметно для пользователей, то есть они даже могут не заметить, что система находилась, как говорится, "на грани срыва". В том же случае, если заказчик осуществляет контроль самостоятельно, мы при необходимости предоставляем ему весь свой опыт для решения обнаруженных проблем. Здесь в ход идут реактивные методы решения: анализ статистики эксплуатации и конфигурации системы, анализ протоколов взаимодействия клиент-сервер, анализ состояния ИТ-инфраструктуры. По результатам анализа предлагаются один или несколько вариантов решения, начиная от корректировки настроек системы и заканчивая увеличением мощности аппаратной платформы. В исключительных случаях приходится искать новые методы повышения производительности СЭД, которые впоследствии ложатся в основу разрабатываемых новых версий.

CNews: Как вы решаете поставленные задачи? В чем преимущество  СЭД CompanyMedia?

Данила Трушин: Когда все возможности увеличения производительности системы путем настроек использованы, на помощь приходят методы масштабирования СЭД: вертикального и горизонтального. Вертикальное масштабирование - это увеличение производительности системы в целом за счет повышения быстродействия отдельных ее составляющих. В нашем случае это использование новых методов обработки данных, то есть оптимизация кода и применение новых подходов в реализации систем, а также наращивание аппаратной мощности серверов, обеспечивающих работу системы.

Горизонтальное масштабирование также применяется. Причем подразумевается не обязательно кластеризация системы или увеличение числа серверов. Наиболее часто предлагаемым нами способом является дробление данных, хранящихся в системе, на отдельные логические блоки. Горизонтальное масштабирование главным образом предполагает распределение потоков информации и пользователей, работающих с этой информацией, по нескольким объектам системы: разным базам данных, различным ЦОДам. Такой подход, реализуемый нами в СЭД CompanyMedia, позволяет сосредоточить максимально близко к пользователю ту информацию, которая ему нужна или, возможно, понадобится в ближайшее время, и обеспечить минимальное время получения этой информации. Все то, что пользователю не нужно в данный момент или вообще не понадобится никогда, не появляется на серверах, с которыми работает пользователь. Это позволяет высвободить мощности для подключения новых пользователей и обеспечить большую безопасность хранения и обработки данных в системе. 

CNews: Есть ли гарантии высокой масштабируемости и производительности СЭД CompanyMedia в условиях экстремальных нагрузок?

Данила Трушин: Как говорил Остап Бендер, "Полное спокойствие может дать человеку только страховой полис". Шутки шутками, но, тем не менее, CompanyMedia имеет высокий потенциал в части масштабируемости. Надо сказать, что при решении проблем производительности больше трудностей вызывает не модернизация оборудования, а необходимые изменения в порядке использования СЭД. Привычка пользователей работать в условиях сложившейся за длительный период беспроблемной эксплуатации СЭД имеет большую инерцию. Скорректировать технологию их работы сложнее, чем нарастить мощности оборудования. В этом случае к инженерам подключаются консультанты Центра консалтинга и внедрения, которые корректируют регламенты работы с СЭД в организации, не ломая устоявшийся порядок работы с каждым отдельно взятым документом. К примеру, при падении производительности системы в части работы с внутренними документами кардинально приходится отказываться от единственной базы данных и разделять поток внутренних документов по неким признакам, скажем, по типу документов (на служебные и докладные записки, заявки ИТ и так далее) и направлять части этого потока в разные базы данных. Это, собственно, и есть горизонтальное масштабирование.

Когда пользователь слышит данную рекомендацию, он по инерции сразу пытается оставить все как есть: "как же я буду работать, я привык, что все у меня под рукой и в одной базе данных". Приходится проводить разъяснительную работу — на живом примере показывать и объяснять, что на самом деле он не работает и никогда не работал в одной базе — ему просто так казалось. Он пользовался единой точкой входа в систему, и при возникновении еще одной базы данных у него не прибавится работы, этому будет способствовать использование общей навигации, общих сервисов и пр. Таким образом, при решении вопросов производительности приходится справляться с целым комплексом задач как технических, так и чисто организационных.

CNews: Ваши прогнозы относительно дальнейшего пути развития технологий ЭДО на фоне увеличения нагрузки на СЭД?

Данила Трушин: Для удовлетворения потребностей наших заказчиков необходимо (и компания "ИнтерТраст" уже занимается исследованиями в этом направлении) разделять границы возможностей отдельных пользователей. Мы опять приходим к горизонтальному масштабированию: необходимости предоставить каждому пользователю отдельный интерфейс, который, во-первых, будет настраиваться под конкретного пользователя, а во-вторых, - обеспечивать быстрый и удобный доступ к той информации, которая ему нужна. Так, уже сейчас в СЭД CompanyMedia реализовано рабочее место руководителя высшего звена, подсистема контроля исполнения поручений руководителя – они представляют собой отдельные базы данных. Эти базы содержат только набор документов, которые в текущий момент времени могут быть интересны конкретному руководителю, и постоянно актуализируют этот набор.

Представьте себе отчет, который строится не по запросу пользователя в течение нескольких минут, а протекает как фоновый процесс системы и отдается пользователю как статический html-объект. Время загрузки статической страницы при современных скоростях передачи данных составляет всего несколько секунд, при работе пользователя в локальной сети - это одна-две секунды. Текущие возможности системы позволяют работать с этой информацией и без соединения с сервером: пользователь может взять свое мобильное устройство (ноутбук, планшетный или карманный ПК, iPad), при работе в офисе или в другом месте синхронизировать данные с сервером, а затем обработать их в поездке, в самолете, да хоть в собственной ванной комнате! При остром дефиците времени этот функционал становится очень востребованным. В будущем мы предполагаем реализовать такую схему работы не только для руководителей, но и для всех пользователей СЭД CompanyMedia. Это позволит пользователям самостоятельно формировать перечень документов, заданий, которые ему нужны в ближайшее время, и тем самым повысить производительность своего труда, а система поможет ему выполнить эту работу с минимальными трудоемкостью и сроками. С технической точки зрения компания "ИнтерТраст" остается на острие прогресса, отслеживает тенденции производителей оборудования. Недавно мы провели нагрузочное тестирование новой версии СЭД CompanyMedia на высокопроизводительном оборудовании. Полученные результаты позволяют с уверенностью говорить о возможности работы до 3000 пользователей в рамках одного сервера с двумя миллионами электронных документов. При этом среднее время доступа к системе не превышает 2-3 секунд!

Если же говорить о СЭД в целом, то здесь, как мне кажется, на передний план выйдет именно контент, а не реквизиты документа. Это объясняет возрастающий интерес к электронным архивам. Продолжится дальнейшее разделение групп пользователей по функциональным потребностям, а значит, будут востребованы системы, поддерживающие несколько интерфейсов с разнородным и настраиваемым функциональным наполнением, с высоким удобством пользования (то, что называется юзабилити). Останутся востребованными возможности работы СЭД в территориально-распределенных средах. Статистика показывает, что наиболее требовательные пользователи — это руководители среднего и высшего звена, а также работники интеллектуального труда, которые работают часто без выходных и чуть ли не круглосуточно, поэтому основным фактором будет являться именно однородность показателей производительности в течение суток в любой точке, из которой возможен доступ к системе. Мы готовы к этому.