Главная Пресс - центр Статьи и интервью"Делопроизводство" и "Документационное обеспечение управления": Есть ли разница значений?

"Делопроизводство" и "Документационное обеспечение управления": Есть ли разница значений?

22.09.2006

Термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" устанавливаются ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" как синонимы, которые определяют отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Однако если посмотреть историю и время возникновения данных терминов, то между ними можно найти некоторые различия.

Итак, термин "делопроизводство" возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от словосочетаний "производство дела", а "делом" в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. То есть в то время делопроизводством называлось, прежде всего, рассмотрение и решение судебных или административных вопросов, которые были неразрывно связаны с составлением деловых бумаг и работой с ними. Постепенно определения терминов претерпевали изменения. Позже термин "дело" стал употребляться в значении "собрание документов, относящихся к какому-либо вопросу", а "делопроизводством" стали называть всю совокупностью работ, связанных с деловой документацией. В настоящее время значения обоих этих терминов — "делопроизводство" и "дело" — закреплены в ГОСТе Р 51141-98.

Термин "документационное обеспечение управления" вошел в употребление примерно с середины 1970-х гг., когда в сферу работы с документами начали внедряться средства вычислительной техники и появились новые информационные технологии. Целью нового термина являлось отражение применения современной технологии в процессах документирования информации и работы с документами. Несмотря на то, что был введен новый термин — "документационное обеспечение управления", старый—"делопроизводство" — не перестал использоваться.

Замены терминов не произошло, скорее всего, по следующим причинам:

новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов, а его аббревиатура (ДОУ) не всем понятна и не уникальна (такую же аббревиатуру имеет словосочетание "дошкольное образовательное учреждение");
термин "делопроизводство" понятен всем и удобен в произношении.

Обобщив вышесказанное, получаем следующий результат: в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 в настоящее время можно использовать оба термина. Однако термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. Термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами.

Для правильного употребления терминов необходимо хорошо знать, что они обозначают. На Рисунке 1 схематично раскрываются понятия, зафиксированные ГОСТом Р 51141-98.

Документирование — это запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования информации является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Под юридической силой понимается свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Вторая составная часть — организация работы с официальными документами — включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

К сожалению, в рамках одной статьи нельзя подробно осветить все информационные технологии, используемые сегодня в работе с документами. Да и гораздо лучше, чем читать о них, познакомиться с ними "вживую". Такую возможность дают специализированные выставки и семинары по тематике электронного документооборота, которые сейчас проводятся достаточно часто. На этих мероприятиях можно не только подробно ознакомиться с конкретными программными продуктами, позволяющими наладить эффективное управление документами, но и пообщаться с представителями других компаний, где уже внедрены или только внедряются современные технологии электронного документооборота.

В ближайшее время познакомиться с этими технологиями, а также поделиться собственным опытом или проблемами при их использовании можно будет на выставке-конференции "Автоматизированные технологии работы с документами", которая пройдет 16 ноября 2006 г. в г. Москве (сайт выставки-конференции: http://document.termika.ru). В прошлом году эта выставка-конфренция уже собирала более 250 единомышленников, и в этом году обсуждение актуальных вопросов использования автоматизированных технологий документационного обеспечения управления обещает быть не менее интересным.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.