Главная Пресс - центр Статьи и интервьюДистанционная работа с документами

Дистанционная работа с документами

18.07.2013

Может ли руководитель, находясь, например, в командировке, визировать и подписывать необходимые документы?

Юлия, руководитель службы ДОУ, Москва

Сегодня мобильность в бизнесе – не столько конкурентное преимущество, сколько конкурентная необходимость. Все больше компаний приходят к потребности в использовании мобильных рабочих мест. По оценке аналитической компании Gartner, к 2016 г. 40% служащих будут использовать мобильные устройства для работы.

Современный менеджер (особенно руководящего звена) должен иметь доступ к актуальной и достоверной информации, где бы он ни находился: на встрече, в командировке, в транспорте. Поэтому специально для дистанционной работы с документами в СЭД разрабатываются мобильные рабочие места для руководителей – в виде приложений под iPad, Android и Blackberry. Мобильное рабочее место дает возможность организовывать и контролировать деловые процессы, даже находясь вне офиса.

Для примера рассмотрим подробнее работу с приложением для планшетов iOS (например, мобильное приложение CompanyMedia). Есть два варианта удаленной работы с документами для руководителя: самостоятельно или с помощью помощника. При самостоятельной работе всю информацию руководитель обрабатывает сам, при работе «через помощника» вся корреспонденция поступает секретарю, который при необходимости пересылает документ руководителю на подпись, согласование, рассмотрение или ознакомление. После того как руководитель принял решение, документ возвращается помощнику, а тот в свою очередь передает документ по назначению. Помощник при этом работает с планшетом.

Варианты решений, которые руководитель может принимать, используя мобильное приложение, зависят от типа поступившего документа. Можно создать и утвердить резолюцию по документу, отправленному на рассмотрение. Резолюцию можно редактировать как с помощью клавиатуры, так и в графическом режиме – стилусом или касанием пальца; подписать документ или отправить его на доработку с вводом комментария; принять или отклонить отчет об исполнении. Работа выполняется всегда в режиме офлайн, а синхронизация с сервером происходит вручную по команде пользователя.

Мобильные рабочие места СЭД характеризуются нативным интерфейсом, высокой скоростью работы и простотой использования, удобством получения информации.

Словарь

Gartner – исследовательская и консалтинговая компания, специализирующаяся на рынках информационных технологий.

Нативный интерфейс – это интерфейс, изначально созданный для конкретной платформы.

Автор: Ирина Соколова, начальник отдела мобильных устройств, компания «ИнтерТраст»
Источник: "Современные технологии делопроизводства и документооборота" №6 2013

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.