Документооборот: омут или брод

Появление систем электродного документооборота (СЭД) произвело подлинную революцию в работе с документами!

Внедрение систем электронного документооборота - не научная фантастика, а насущная необходимость. Это постарались доказать на прошедшем 16 февраля семинаре специалисты московской компании "ИнтерТраст" и их кировские партнеры из фирмы "ВИТ-Инвест".

Россия - страна с глубокими бюрократически­ми корнями. Не зря ж именно тут явился миру знаменитый поручик Киже, достойный сын запутанного имперского делопроизводства. Но самый расцвет "бумажной власти" пришелся у нас на советское время, когда бюрократия стала буквально всемогу­щей, прочно оккупировав не только экономику, но идеологию и быт. Вспомним одну из главных целевых установок эпохи - "без бумажки ты букашка". И даже энергетические выражения звучали в те годы с сильным бюрократическим акцентом: "Дурак ты, и справку съел".

Плоды этого расцвета мы пожинаем до сих пор: бумага у нас по-прежнему в фаворе. Там, где американец берет в руки лопату и роет траншею, мы привычно затеваем изнурительный процесс обоснования, согласования и "пробивания" документа о внесении изменений и дополнений в соответствующее постановление о дальнейшем улучшении рельефа местности. И в результате вместо траншеи имеем очередную бумажную гору.

Увы: то, что для бюрократа - суть жизни, для бизнесмена - смерть. Оперативность - главное конкурентное преимущество частного предприятия - теряется в сотнях бланков, которые кочуют со стола на стол, застревая в "долгих ящиках", а то и попросту пропадая бесследно. Стал хрестоматийным случай, когда крупный российский банк из-за поте­ри одной бумажки "налетел" на штрафные санкции, которые в семь раз превысили стоимость внедрения современной систе­мы работы с документами.

Именно о таких системах шла речь на семинаре "Делопроизводство и документооборот предприятия: теория и практи­ка", организованном компаниями "ИнтерТраст" и "ВИТ-Инвест". В мире подобные системы известны, наверное, уже лет двадцать, однако для Вятки тема оказалась новой и, судя по всему, актуальной. По крайней мере, лекционный зал художественного музея, где проходил семинар, был полон почти под завязку.

"Появление систем электродного документооборота (СЭД) произвело подлинную революцию в работе с документами! - подчеркнул Максим Вяткин, менеджер "ИнтерТраст" по раз­витию бизнеса в регионах. - И хотя внедрение СЭД требует немалыx усилий и средств, затраты с лихвой покрываются значитель­ным экономическим эффектом. Это подтверждает опыт работы клиентов "ИнтерТраста", среди которых - центральные офисы "ЛУКОЙЛа", "Связьинвеста", "Уралсиба" и "Внешторгбанка".

Сегодня, по словам Максима Александровича, в мире существуют сотни программных продуктов, ориентированных на работу с информационными потоками - системы автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, управле­ний контентом и т. п. Поэтому очень важно грамотно соотнести возможности той или иной системы с задачами, которые решают­ся на конкретном предприятии, - и сделать правильный выбор.

К примеру, системы автоматизации делопроизводства (САД) предназначены для ведения учетa (регистрации) входящей, исходящей и внутренней организационно-распорядительной документации. Они позволяют вести контроль исполнения каждой резолюции или поручения, хранить все необходимые данные о делах, к которым отнесены документы. Одно из важнейших достоинств САД - возможность быстрого поиска любого документа по любому из реквизитов или по форме. А скорость получения ответа по состоянию исполнения документа - это, согласитесь, ключевой критерий успешного делопроизводства.

Системы электронного документооборота, в свою очередь, в большей степени ориентированы на работу с электронными документами, на их движение внутри организации или между организациями. В таких системах внимание уделено всем жизненным фазам электронного документа, от рождения до помещения в архив. СЭД обеспечивают коллективную подготовку документа, его многократное согласование, ведение версий, утверждение финальной версии и ее публикацию. Кроме того, многие СЭД гарантируют надлежащую регистрацию документов, соблюдение действующих форм и шаблонов, дают возможность передачи документов исполнителям с контролем сороков исполнения. Таким образом, можно говорить о том, что помимо своей основной задачи (управления электронны­ми документами) СЭД реализуют многие возможности систем автоматизации делопроизводства.

При этом внедрение СЭД - это необходимый шаг не только на пути к сокращению бумажного документооборота. Основная, наиболее значимая польза от внедрения СЭД, как считает Юрий Пупов, директор компании "ВИТ-Инвест" по информа­ционным системам, - это ощутимое, постепенное улучшение качества и оперативности работы всей организации, повышение надежности процесса обработки документов, снижение риска их порчи или утери, ускорение процессов согласования и четкий контроль исполнительс­кой дисциплины.

Интерес к проблеме, как показал семинар, вышел за рамки чисто теоретических рассуждений. Количество и вопросы участников круглого стола, состоявшегося после семинара, показали неподдельный интерес к данной теме и остроту проблемы документооборота, сложившейся на предприятиях и в организациях.

Участие в семинаре приняли специалисты крупнейших компаний и организаций г. Кирова и области: "Кировэнерго", КЧХК, "Амтел-Поволжье", "ВолгаТелеком", "Авитек", "Лепсе", "Кирскабель", "Маяк", "Восток", "Силикат", "ЛУКОЙЛ", департамент Здравоохранения и многие другие.