Эффект от СЭД

Неэффективный бумажный документооборот стал сегодня проблемой и для органов государственного управления, и для коммерческих организаций (особенно в финансовом секторе).

Согласно исследованию, проведенному проектом DOCFLOW в 2009 году, основные мотивы, которыми руководствуются компании, инициируя внедрение систем электронного документооборота (СЭД), — это повышение эффективности работы (39,34%); необходимость соответствия законодательным требованиям (18,01%) и оптимизация бизнес-процессов (14,69%). Задачи по улучшению обслуживания заказчиков путем повышения скорости реакции на запросы стояли на первом месте лишь у 7-8% компаний. А снижение затрат и рисков — у 5,92 и 2,37% соответственно.

Эксперты отмечают, что количество внедрений СЭД российскими организациями за прошедший год снизилось. Но именно эти технологии все более востребованы сегодня — особенно в госсекторе, науке и образовании, финансовом секторе, что эксперты связывают с господдержкой и с осуществлением программ по оптимизации издержек в условиях кризиса. Основными же факторами, делающими проект внедрения СЭД привлекательным, являются небольшие сроки внедрения и быстрый ощутимый эффект.

Государственный подход

Основными потребителями на рынке СЭД сегодня являются органы государственного и муниципального управления. Их деятельность порождает значительный по объему внутренний документооборот: со сложными схемами документопотоков, разнообразными технологиями работы с документами. Информационный обмен представлен потоками как по вертикали, так и по горизонтали. По вертикали от подразделений к руководству перемещаются письма, информация по запросам, проекты постановлений и распоряжений, периодическая информация. От руководства к подразделениям направляются приказы, задания и поручения, запросы, письма, постановления и распоряжения и т. д. По горизонтали между подразделениями циркулируют письма, запросы, информация по запросам, заявки и т. п.

Отследить, кто над какими документами работает в конкретный момент времени, каковы история и статус выполнения запросов, при бумажном документообороте практически невозможно. Необходимость повысить контроль за прохождением документов, снизить число задержек в исполнении и потерь — вот, по мнению представителей госсектора, основные движущие силы автоматизации документооборота в госорганах. Еще одним важным результатом становится сокращение сроков рассмотрения служебной корреспонденции, писем, жалоб и обращений граждан и юридических лиц, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение.

Но для действительно эффективной работы органов власти предстоит решить еще немало проблем, связанных с несовершенством законодательства в области ЭЦП и отсутствием стандартов и нормативов в области обмена информацией для организации полноценного межведомственного документооборота.

Коммерческий интерес

Автоматизируя документооборот, компании решают разные задачи, используют разные подходы, которые зависят от преследуемых целей.

Одна из основных задач электронного документооборота - сопровождение процессов принятия управленческих решений.

Активное развитие в 2002 году инфраструктуры "Банка ВТБ", увеличение объема операций, расширение спектра оказываемых услуг, значительный рост филиальной сети привели к увеличению документооборота. Добиться унификации принципов и стандартов работы с документами, прозрачности их прохождения и исполнения, получения актуальной информации о действующих нормативных актах и сокращения материальных и трудовых затрат по изготовлению и доставке бумажных копий документов банку удается за счет внедрения семейства взаимосвязанных и одновременно самостоятельных систем автоматизации документооборота, делопроизводства и бизнес-процессов CompanyMedia компании "ИнтерТраст".

Как рассказал Максим Быков, начальник отдела технологии документационного обеспечения управления документационного обеспечения и контроля аппарата президента-председателя правления банка, эта система оказалась способна обеспечить работу в корпоративной системе электронного документооборота всей компании (8 тыс. пользователей на настоящий момент) с учетом ее территориально распределенной филиальной структуры (57 филиалов) и разных часовых поясов.

Наличие дополнительного модуля — информационно-справочной системы нормативных актов — и его интеграция с внутренним порталом сегодня позволяют сотрудникам получать актуальную информацию по нормативным и распорядительным документам банка. В систему встроена сертифицированная электронно-цифровая подпись. СЭД интегрирована с модулем HR на базе Oracle, системой HP ServiceDesk и почтовой службой Microsoft Exchange.

Ведутся работы по интеграции системы электронного документооборота с системой свифт/телекс по передаче сообщений свободного формата централизованным факс-сервером. Также рассматривается возможность интеграции СЭД с CRM-системой.

Именно возможность интеграции СЭД с разного рода учетными системами сегодня рассматривается участниками рынка как конкурентное преимущество: большинство СЭД автономны и не встроены в бизнес-процессы компании, не позволяют задействовать имеющуюся в них информацию в рамках тех или иных бизнес-процессов.