Эффективность внедрения ECM должен оценивать бизнес-менеджмент?

В рамках проекта "Дискуссионный клуб" журнал "ИКС", в своем октябрьском номере, опубликовал ответы на наиболее актуальные вопросы рынка СЭД / ECM решений полученные от Вадима Ипатова, заместителя генерального директора ЗАО "Компания "ИнтерТраст"

«ИКС»: Системы управления корпоративным контентом (ECM) переживают всплеск интереса со стороны корпоративных заказчиков. Зачем рынку ECM? Как соотносятся затраты на информационные системы этого класса с их эффективностью?

Вадим Ипатов: Распространенные на российском рынке СЭД охватывают, как правило, очень узкий спектр корпоративных информационных активов и деловых процессов, в рамках которых создаются важные для организации документы. Подразделения, отвечающие за документационное обеспечение, не заинтересованы в управлении всей значимой для организации информацией. Их инструкции и регламенты определяют зоны ответственности, в основном, в части документовуправленческого характера. Но постепенно растет понимание, что в организации существует множество разрозненных неуправляемых информационных массивов, в которых похоронены сведения большой ценности. В связи с этим повышается интерес к ЕСМ как более универсальному средству управления всей неструктурированной информацией, где бы она ни находилась в организации.

 «ИКС»: Какие факторы сегодня сдерживают распространение в российских компаниях ECM-решения?

Вадим Ипатов: Есть целый ряд факторов, начиная от проблемы выстраивания единой стратегии управления всей корпоративной информацией и  информационной архитектуры организации и заканчивая сложностями постановки и реализации процесса ретроконверсии и миграции данных из множества информационных систем. Требуется либо преобразование существующих служб документационного обеспечения и наделения их новыми функциями, полномочиями и ответственностью, либо создание новых организационных единиц. Все это длительные и трудные проекты, и поэтому до сих пор более распространенными являются случаи построения прикладных решений на ЕСМ-платформах, решающих частные задачи.

«ИКС»: Компании с каких вертикальных рынках на сегодняшний день в большей степени, а какие в меньшей степени готовы к внедрению ECM-решений?

Вадим Ипатов: ЕСМ-решения востребованы в первую очередь там, где большое число людей создает и потребляет большие объемы значимой для бизнеса информации, совокупность которой составляет интеллектуальный капитал организации. Поэтому в основном это крупные компании, в деятельности которых существенна доля инновационной, высокотехнологичной, интеллектуальной составляющей.

«ИКС»: Кто – поставщики ПО, системные интеграторы или IT-директора компаний, должны выступать в организации проводником идеи управления корпоративным контентом?

Вадим Ипатов: Задача распространения ЕСМ «самих по себе» не стоит. Необходим комплексный подход к решению проблемы отделения интеллектуальной ценности от информационного шума. И здесь, кроме задачи упорядоченного хранения и управления существующим контентом на основе выверенных правил и политик, лучших практик (задачи, уже привычной и для поставщиков, и для ИТ-подразделений), необходимо искать пути повышения качества контента, сближения процессов документирования и предоставления информации с контекстом бизнеса. Такая  инициатива может и должна исходить от бизнеса, но предложения бизнес вправе ожидать от поставщиков.

«ИКС»: Электронный архив, электронная почта, средства совместной работы, социальные сети, чаты, wiki. Потребность в управлении какими видами неструктурированного контента у крупных заказчиков уже сформирована?

Вадим Ипатов: Некорректно средства коммуникаций, информационного обмена использовать в целях хранения ответственного, значимого для организации контента. Электронная почта, средства мгновенных сообщений должны использоваться преимущественно для передачи уведомлений о появлении или изменении контента, а не для его передачи и тем более хранения. Электронный архив – это составная часть информационной архитектуры организации, и он востребован как завершающее звено в жизненном цикле документов и средство получения максимальной отдачи от создаваемого в рамках деловых процессов контента. Таким образом, есть средства взаимодействия и совместной работы, которые помогают коллективно создавать интеллектуальную ценность. И этот процесс создания (который, как правило, входит составной частью в большинство деловых процессов организации) должен поддерживаться сервисами документирования в интересах структурирования и организации неструктурированного контента.

«ИКС»: Какие критерии вы предлагаете заказчикам использовать для оценки эффективности внедрения ECM-решений?

Вадим Ипатов: Критерии эффективности индивидуальны для каждой организации. Если до проекта внедрения правильно определены центры затрат и источники бизнес-ценности и поставлены цели уменьшения влияния первых и задействования вторых, легко сформулировать измеряемые критерии достижения этих целей.

«ИКС»: Какие современные архитектуры и решения наиболее эффективны для удовлетворения требований заказчиков к системам управления корпоративным контентом?

Вадим Ипатов: Прежде всего, необходима реализация единого информационного пространства для всех субъектов организации: головного офиса, филиалов, дочерних предприятий, аффилированных обществ, производственных площадок и т.д. Единство информационной среды подразумевает обеспечение «сквозных» деловых процессов, предусматривающих совместную работу всех субъектов. Единое информационное пространство должно обеспечиваться как в централизованной архитектуре, так и в условиях гетерогенной распределенной инфраструктуры.

Источник: медиа-портал «ИКС»
Дата публикации: 10.2012