Электронный архив договорной документации для сбытовых компаний

Автор: Алексей Назаренко, директор по качеству, компания "ИнтерТраст"
Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 12.2011

Трудно встретить компанию, в которой бы не было архива документов. Чаще всего первые, еще разрозненные (организованные в разных отделах) архивы стихийно возникают в кадровых и бухгалтерских службах, в результате чего рано или поздно в организации появляется несколько архивных фондов. В связи с этим неизбежно встают вопросы создания единого корпоративного архива документов и удобного доступа к ним всех имеющих на это право сотрудников компании.

Важно отметить, что именно на этапе создания корпоративного архива (когда архив перестает быть исключительно бухгалтерским и кадровым) формируется его дальнейшая структура. Самыми объемными архивами являются архивы так называемых сбытовых компаний, то есть компаний, осуществляющих массовый сбыт товаров и услуг населению (например, это могут быть компании, занимающиеся электро-, газо-, водо- снабжением или предоставляющие услуги мобильной, широкополосной связи; различные финансовые организации - розничные банки, страховые и финансовые компании; негосударственные пенсионные фонды; транспортные организации, в числе которых авиа- и железнодорожные перевозчики и т.п.).

Любое предприятие указанных направлений характеризуется большими объемами документооборота, причем немалая часть документации таких компаний представляет ценность не только для их клиентов и сотрудников, но и для государства и общества в целом. Именно поэтому вопрос организации эффективного электронного архива документов, особенно договорной документации, в сбытовых компаниях заслуживает самого пристального внимания.

Как правило, договорной документооборот крупных сбытовых компаний формируется из следующих типов документов:

• договоры на оказание услуг;

• приложения к договорам;

• письменные волеизъявления клиентов (заявления и т.д.);

• документация финансового характера по договорам;

• переписка с клиентами;

• претензионно-исковая документация.

Сформированное дело включает в себя совокупность документации по определенному договору (что случается чаще) или отдельному клиенту, что характерно для менее упорядоченной документации. В дальнейшем, при условии продолжения оказания клиенту услуг по договору, его дело станет переходящим и в какой-то момент будет сдано в архив.

Идентифицирующим признаком такого дела могут являться договор на оказание услуг либо информационная запись о клиенте - от анкеты клиента до соответствующей записи в системе класса CRM.

Большую поддержку в упорядочении архивной документации оказывают своевременно принятые методические решения в отношении структуры архива, в частности индексообразующего документного классификатора — номенклатуры дел.

Так, для компании-авиаперевозчика, оказывающей услуги пассажирских перевозок, существует необходимость хранения корешков билетов, сданных пассажирами при регистрации на рейс, соответственно, классификацию этой документации желательно производить порейсово. А для компаний, занимающихся предоставлением услуг связи на основании договоров присоединения, желательна классификация документов в соответствии с тем структурным подразделением, где эти документы возникли и где была продолжена работа с ними.

Какой должна быть автоматизированная архивная система для рхива договорной документации сбытовой компании?

Выбираем автоматизированную архивную систему

Обращаем ваше мнимание на то, что выбор автоматизированной архивной системы во многом связан с тем, какая система электронного документооборота уже работает в компании, поскольку автоматизация договорного архива потребует интеграции СЭД и электронного архива.

На отечественном рынке систем электронного документооборота представлены всего несколько производителей, в портфеле разработок которых присутствуют полноценные архивные системы, т.е. информационные системы корпоративного уровня, функционально автоматизирующие архивное дело в соответствии с требованиями государственного нормативного регулирования. Помимо соответствия единой для всех регулирующей документации, каждая из разработок обладает уникальными особенностями, позволяющими создать на их основе полноценный автоматизированный архив с дополнительной функциональностью работы с документами.

У производителей существует три основных подхода к созданию архивных систем, определяющие эти функциональные особенности:

• первый подход заключается в создании фактически электронной архивной картотеки, обеспечивающей возможность иерархического поиска (поиска по классификаторам) документов, хранения образов, контента (текста документа) и совокупности сведений о документе. Любой архивный документ может быть представлен совокупностью атрибутного состава, с одной стороны, и контента - с другой.

К достоинствам такого подхода можно отнести малый объем системных данных и высокую скорость работы с одновременной поддержкой топологической адресации фактического местонахождения дела в хранилище. Недостаток у таких систем один, зато очень существенный: подобные системы не обеспечивают хранение поискового контента документа, соответственно, невозможно организовать поиск по контенту и электронный доступ (временный доступ к контенту дела без предоставления доступа к его материальному оригиналу).

Так что, к сожалению, этот наиболее технологически простой подход не обеспечивает полноценной функциональности при поиске архивных документов, а также не предоставляет возможности выдачи документации для ознакомления с ней в электронном виде;

• второй подход - создание архивной системы, являющейся "продолжением" других корпоративных информационных систем, выполняющих в этой ситуации роль поставщиков контента. Здесь самым простым, но идеальным решением является интеграция электронной архивной системы с корпоративными СЭД.

Учитывая встроенный в любую современную СЭД функционал делопроизводства, в электронный архив могут передаваться уже сформированные дела с подготовленными описями, что в значительной степени автоматизирует архивную обработку таких дел;

• третий подход состоит в создании архивной системы, пополняющей электронный архивный фонд посредством ретроконверсии (процесса ввода бумажной архивной документации в систему электронного архива путем создания электронного образа каждого документа с последующим объединением их в дела и добавлением необходимого при этом научно-справочного аппарата - НСА).

Такая система является электронным отображением реального архивного фонда организации, где электронная часть архива пополняется за счет сканирования и распознавания контента документов, обеспечения их метаданными и формирования в дела по аналогии с делом, проходящим ретроконверсивный ввод.

Лидеры рынка архивных систем, развивая свои программные комплексы, пытаются сочетать все три подхода, обеспечивая универсальность системы и максимальный охват запросов целевой аудитории, в том числе и предприятий сбытового профиля.

Таким образом, при автоматизации архива договорной документации первоначально необходимо определить ту функциональность, которая затем понадобится при работе с архивом, к примеру, функциональность архивной картотеки является обязательной для любого архива: и электронного, и архива договорной документации. В свою очередь, полнотекстовый ввод документации в систему, который в дальнейшем обеспечит возможность полнотекстового поиска документов и дел внутри архивной системы, может не являться обязательной функцией при автоматизации больших бумажных архивов, т.к. в этом случае сама автоматизация управления архивом значительно важнее возможностей полнотекстового поиска.

Важно знать! В зависимости от функциональности архивных систем варьируется и их стоимость, однако немалую ее часть составляет стоимость владения информационной системой.

Необходимость ввода в информационную систему большого количества архивных материалов посредством ретроконверсии заметно удлиняет процесс внедрения информационной системы на предприятии, одновременно повышая стоимость работ, тогда как использование индексообразующего классификатора (номенклатуры дел) в качестве основы для создания архивной картотеки позволяет эти затраты минимизировать и уменьшить время ввода документации в архивную СЭД (однако стоит помнить, что при этом не обеспечивается функциональность полнотекстового поиска договорной архивной документации в информационной системе).

Дополнительная функциональность

Электронный архив договорной документации характеризуется большими функциональными возможностями по сравнению с любым классическим архивом.

Дополняющая классическое архивное дело функциональность состоит из совокупности следующих связанных с договорной деятельностью процессов организации:

• подготовки договорных документов и (или) приложений к ним;

• процессов, связанных с управлением клиентами организации (CRM-модуль);

• специфических договорно-ориентированных процессов документооборота.

Реализация всех этих процедур требует наличия механизма автоматизации документоориентированных деловых процессов (так называемого WorkFlow-модуля).

Если электронный архив является частью СЭД организации

Если в организации установлена и эксплуатируется СЭД, автоматизирующая общий и частный документооборот текущего делопроизводства, то рассмотрение кандидатов на автоматизацию архива необходимо начинать именно с вендора этой системы. Если соответствующей функциональности в его решениях нет, дальнейшие действия необходимо предпринимать, опираясь на мнение эксперта по системам электронного документооборота и информационным и автоматизированным системам.

Какие модули СЭД способны решить задачи автоматизации архива?

Важным критерием эффективной автоматизации архива является наличие в СЭД организации модулей, автоматизирующих следующие процессы:

• общий документооборот (обработка входящей корреспонденции и обращений граждан, подготовка исходящей корреспонденции и организационно-распорядительной документации);

• архивный документооборот (весь комплекс процедур, установленных государственным нормативным регулированием);

• произвольные документноориентированные процессы организации (WorkFlow-модуль, позволяющий реализовать произвольную функциональность, ответственную за договорную работу в СЭД).

Такие модули, присутствующие в единой системе, обеспечивает максимально эффективное внедрение самой системы.

Немного о ретроконверсии

При внедрении в организации СЭД, обладающей функциональностью электронного архива договорной документации, на ранних этапах эксплуатации архивной системе будут переданы только документы, уже находящиеся в СЭД в текущем делопроизводстве. Документы, собранные компанией и хранимые в бумажном архиве, представляют большую ценность, поэтому дела бумажного архива должны быть оцифрованы и введены в архивную СЭД. Этот процесс состоит из двух этапов.

Первый этап минимален по трудозатратам: в архивную систему вносятся все номенклатуры дел по годам, которые будут введены в архив. Таким образом, в системе возникают индексообразующие классификаторы и первоначально еще пустые дела.

Второй этап включает подокументное сканирование дел с автоматическим или ручным заполнением атрибутов документов. Научно-справочный аппарат, внутренняя опись, лист-заместитель дела и прочие сопутствующие документы генерируются системой автоматически.

После введения дела в архивную систему оно становится доступно всем должностным лицам организации, которым необходим архивный материал для реализации служебных потребностей, в том числе и возможности поиска и использования другой архивной функциональности информационной системы.

Ускорить процесс ретроконверсии позволяет так называемое потоковое сканирование - автоматизированная деятельность, при которой сканирование документов производится не поштучно, а делом. На титульные страницы дел могут быть помещены метки со штриховым кодированием номера документа.

На заметку! При использовании современных средств автоматизации процесс потокового сканирования ускоряет ретроконверсию в 6-10 раз, тем не менее следует помнить, что при больших объемах архива договорной документации ретроконверсия может идти достаточно длительный срок уже после запуска системы в промышленную эксплуатацию.

Case-подход к формированию электронного архива

В настоящее время стал достаточно популярным новый метод построения структуры архива, использующий механизм задач-кейсов (case-подход), при котором:

• пользователь может получать доступ к документам (а не делам в целом);

• пользователь получает доступ к документам, необходимым для решения конкретной задачи (case).

Указанный подход при работе в электронном архиве интересен тем, что в его основе лежат механизмы работы с документами, характерные для проектной деятельности.

Используя в качестве задачи-кейса сам проект, работник сразу получает доступ к документации, которая по современным канонам архивного дела создается и хранится в различных отделах, вследствие чего доступ к ней обычно бывает затруднен. Руководитель проекта имеет возможность знакомиться не только с документацией, непосредственно относящейся к проекту, но и с бухгалтерскими документами, характеризующими весь процесс исполнения договора.

Применение этого подхода является достаточно эффективным в автоматизации договорных архивов компаний любых профилей, в том числе и сбытового. При использовании такого подхода в текущем делопроизводстве также становится доступен набор улучшений, которые позволят приблизить эксплуатируемую в организации СЭД к потребностям организации, то есть сделать ее еще более эффективной.

Таким образом, при решении проблем создания архива договорной документации на современном крупном предприятии сбытового профиля необходимо обратить внимание на следующие моменты:

• методический аспект;

• выбор автоматизированной системы;

• обязательную функциональность информационной системы;

• ретроконверсию.

Для решения проблем методического аспекта требуется внести изменения в методологию хранения документации в организации, т.е. номенклатуру дел и локальные акты, регламентирующие договорной и архивный документооборот предприятия.

Выбор автоматизированной системы во многом связан с тем, какая система электронного документооборота уже работает в компании, поскольку автоматизация договорного архива потребует интеграции СЭД и электронного архива.

Необходимость в интеграции систем отпадает в том случае, если архив является частью (модулем) СЭД. В такой ситуации очевидно, что все модули СЭД, включая WorkFlow и электронный архив, должны быть произведены одним вендором, если же поставщиков несколько, то их программные продукты должны базироваться на открытых стандартах, обеспечивая возможность интеграции с уже имеющимися в компании информационными системами.

Решить все задачи, которые ставятся перед автоматизацией архива договорной документации компании, способны три основных функциональных модуля:

• модуль, автоматизирующий общий документооборот;

• модуль, автоматизирующий архивный документооборот;

• модуль, автоматизирующий произвольные деловые процессы (WorkFlow-модуль, позволяющий реализовать недостающую функциональность автоматизированной системы, отличной от стандартной).

Надеемся, что приведенные в данной статье сведения, базирующиеся на опыте создания и внедрения систем электронного документооборота с функциональностью архивов договорной документации, помогут максимально эффективно и с минимальными финансовыми и временными затратами организовать внедрение такой системы в информационную среду вашего предприятия.