Главная Пресс - центр Статьи и интервьюЭлектронный документооборот в МСП Банке

Электронный документооборот в МСП Банке

06.06.2012

Источник: журнал "IT Manager"
Дата публикации: 06.2012

В МСП Банке (группа Внешэкономбанка) уже два года используется система электронного документооборота CompanyMedia от компании "ИнтерТраст". Ее внедрение осуществлялось поэтапно, и сегодня практически все сотрудники банка (360 человек) работают в данной СЭД. О подробностях проекта рассказывает Надежда Скворцова, главный специалист отдела сопровождения инфраструктуры Департамента информационных технологий МСП Банка.

Как в вашем банке был организован документооборот до внедрения системы CompanyMedia?

Два года назад у нас работал только электронный архив документов. Текущий же документооборот основывался на файлах Microsoft Office. Так что автоматизации как таковой практически не было.

Когда и как начался проект внедрения СЭД?

В 2009 году был объявлен тендер, в рамках которого мы просмотрели несколько систем электронного документооборота российского производства. В результате выбор был сделан в пользу продукта компании "ИнтерТраст". Дело в том, что при схожем с другими системами функционале CompanyMedia уже использовалась нашим акционером Внешэкономбанком. И, хотя это не было основным преимуществом, но при прочих равных, стало решающим. Проект реализовывался поэтапно. Изначально мы внедрили всего 34 рабочих места. В каждом департаменте банка был выделен делопроизводитель, который прошел обучение по работе в этой системе. С начала 2010 года новую СЭД запустили в эксплуатацию, и все документы должны были проходить через нее.

Вскоре мы поняли, что одного человека, работающего с электронными документами, департаменту явно недостаточно: невозможно было запустить целый ряд процессов по работе с документами, таких как электронное ознакомление и электронное согласование. Поэтому очень быстро проект стал расширяться, постепенно охватив каждого сотрудника, у которого есть компьютер. Необходимо отметить, что те первые пользователи, которые были обучены работе в системе, активно помогали своим коллегам в освоении CompanyMedia. Из- начально мы закупили только основные модули СЭД — "Ведение внутренних документов" и "Ведение входящих и исходящих документов". Затем пополняли функционал, докупая новые модули.

Кто внедрял систему — специалисты МСП Банка или компании "ИнтерТраст"?

Усилия были совместными. Я, как администратор системы CompanyMedia, активно участвовала в установке и настройке, а при необходимости специалисты "ИнтерТраст" оказывали нам помощь.

Дело в том, что компания "ИнтерТраст" при первичном внедрении системы сразу же предлагает пакет обучения. Причем в нем предусматривается обучение не только системных администраторов, но и инструкторов, которые могут затем квалифицированно объяснить другим пользователям те или иные аспекты работы в системе, а при необходимости провести семинар на рабочем месте, а также самих сотрудников с тем, чтобы и они могли подсказать что-то своим коллегам. Важно, что задача обучения не легла на плечи администраторов, ведь в нашем случае, когда требовалось подготовить очень большое количество людей, он один с этим бы не справился.

Возникала ли проблема "человеческого фактора"?

Проблемы субъективного порядка мы сгладили, поскольку внедрение функционала проходило поэтапно. Каждого пользователя учили, какие операции в CompanyMedia ему необходимо выполнять в рамках своих рабочих обязанностей. Как я уже говорила, в нашем банке до этого не было другой СЭД, а значит, отсутствовал психологический фактор инертности мышления. Люди осознавали, что работать им станет удобнее и проще, но для этого нужно немного подучиться. Так что включение пользователей в систему прошло плавно и без проблем. И, кстати, хорошим стимулом послужило наличие рядом такого же сотрудника, который уже работает в CompanyMedia и с ее помощью успешно решает служебные задачи.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.