Евгений ГАВРИЛОВ: "Документооборот на бумаге остался только в случаях, где того требует законодательство"

Источник: газета "IT News"
Дата публикации: 06.2011

На вопросы редакции IT News отвечает Евгений Гаврилов, руководитель департамента информационных технологий управляющей компании машиностроительно-индустриальной группы "Концерн "Тракторные заводы" (Machinery & Industrial Group N. V.).

Почему для реализации проекта внедрения СЭД была выбрана компания "ИнтерТраст"? Кто пришел к такому решению?

Решение было принято главой нашего холдинга Михаилом Болотиным. Не без гордости хочу отметить, что "Концерн "Тракторные заводы" стал первой российской компанией промышленного сектора, которая с 2007 года приступила к масштабному внедрению и использованию в своих управленческих бизнес-процессах инновационных разработок как отечественных, так и западных производителей. На сегодня в России только единицы компаний, в основном из числа крупных, высокотехнологичных, работающих на различных глобальных рынках, осознают выгоду и с готовностью используют последние достижения IT-отрасли. Учитывая глобальный размах деятельности нашей машиностроительно-индустриальной группы, к выбору партнера по решению этого вопроса специалисты подходили особенно серьезно. Рассматривались предложения различных вендоров, в результате был выбран продукт CompanyMedia компании "ИнтерТраст": отличаясь гибкой схемой лицензирования, он предоставляет возможность работы в системе в режиме ознакомления с документами без приобретения лицензии. Решение готовилось инвестиционным комитетом.

СЭД была реализована в 2009 году. Каковы результаты двух лет эксплуатации системы?

IТ-стратегия машиностроительно-индустриальной группы изначально была заточена на повышение эффективности и качества управления бизнес-процессами более чем 20 производственных предприятий разного профиля, расположенных в 10 субъектах Российской Федерации и за рубежом. И надо сказать, что переход на режим paperless office — "безбумажный офис" — оправдал наши ожидания. Основным результатом, пожалуй, можно считать существенное сокращение сроков согласования и утверждения документов, а также доведения их до исполнителей. Выстроена прозрачная система контроля исполнительской дисциплины.

В плане материальной выгоды — существенно снизилось потребление бумаги и других расходных материалов, например картриджей.

Сколько человек пользуются СЭД? Что пришлось корректировать в работе системы? Все ли предприятия холдинга подключены к CompanyMedia?

Созданная "Тракторными заводами" бизнес-модель — full-liner — предполагает тесное взаимодействие всех подразделений машиностроительно-индустриальной группы. Поэтому к системе подключены все без исключения крупные предприятия холдинга.

В настоящий момент закуплено более 800 лицензий на СЭД, при этом в системе зарегистрировано более 2700 сотрудников, которые могут работать (чтение/ознакомление) с документами в режиме реального времени вне зависимости от географического и временнóго фактора своего местонахождения.

Корректировка основного функционала СЭД не производилась, так как система построена согласно стандартам делопроизводства Российской Федерации. В ходе эксплуатации были добавлены функции для удобства работы по заявкам пользователей. Доработка функционала производилась компанией ООО "Информ-стандарт".

Насколько надежно работает СЭД?

В 2010 году наблюдались проблемы с быстродействием системы, но они были связаны со скачкообразным ростом количества подключенных сотрудников и увеличением объема обрабатываемых ими документов. В связи с возникшими трудностями IT-специалисты занялись расширением инфраструктуры. После реализации этих действий проблемы были решены.

Какие замечания и предложения поступали от пользователей СЭД и насколько оперативно эти предложения были реализованы компанией "ИнтерТраст"?

"Концерн "Тракторные заводы" является одним из крупнейших российских интеграторов научно-технических, производственно-технологических и финансовых ресурсов в машиностроении как в нашей стране, так и за рубежом. В состав машиностроительно-индустриальной группы входят 17 крупных производственных предприятий, четыре специализированные конструкторские организации, пять торгово-сервисных компаний, расположенных помимо России в Дании, Германии, Австрии, Нидерландах, Сербии и Украине. Столь значительные географическая разбросанность и функциональное многообразие влияют и на запросы пользователей системы. И, как правило, поступали запросы на добавление различного функционала.

Обработкой просьб занимались специалисты компании "Информ-стандарт".

Не планируется ли переход на более новую версию системы?

В условиях нацеленности стратегического курса России на модернизацию и инновационное развитие всех отраслей народного хозяйства перед предприятиями концерна стоят масштабные задачи по техническому и технологическому переоснащению, а также инфраструктурной реорганизации. Поэтому специалисты по информационным технологиям следят за всеми новинками отрасли. Уже сейчас принято решение о переходе с 2012 года на версию 3.6. В том числе и потому, что в новой версии анонсирована поддержка iPad.

В какой степени документооборот стал безбумажным?

Количество затрачиваемой бумаги уменьшилось многократно. Документооборот на бумаге остался только в тех случаях, где того требует законодательство.

Изменились ли за время эксплуатации СЭД некоторые бизнес-процессы концерна? Если да, то отражены ли эти изменения в СЭД и как это сделано?

Изначально внедрение СЭД имело целью автоматизацию процессов делопроизводства без существенной перестройки бизнес-процессов. В первую очередь были исключены избыточные операции делопроизводителей — двойная регистрация и т. п., а также выстроена более прозрачная схема контроля исполнительской дисциплины. Стоит отметить, что СЭД далеко не единственная система, внедряемая на наших предприятиях для увеличения эффективности. Только за три последних года департаментом информационных технологий совместно с ООО "Информ-стандарт" реализовано 14 корпоративных проектов, 18 находятся в стадии разработки. За этот период обучение прошли три тысячи сотрудников из всех бизнес-единиц холдинга.

Как проводилось обучение работе с СЭД во время внедрения и как проходит обучение новых сотрудников?

В рамках проекта внедрения СЭД были обучены сотрудники, которые в дальнейшем сами обучили делопроизводителей подразделений и предприятий концерна. В отдельных случаях проводится консультирование пользователей по телефону. Нужно отметить, что наиболее эффективно проходило обучение сотрудников моложе 40 лет. Именно эта возрастная группа быстрее и легче осваивает новые технологии.

Представителям же старшего поколения переход на новый формат работы дается труднее. Здесь хотелось бы отметить президента "Концерна "Тракторные заводы" Михаила Болотина, который сам сразу активно начал работать в системе и буквально вынудил пойти по его стопам всех топ-менеджеров.

Планируется ли закупать новые модули СЭД?

Повторюсь: мы постоянно следим за выходом новых перспективных разработок, в том числе и дополнительных модулей. Однако их приобретение планируется начать уже после перехода на версию 3.6.

Машиностроительно-индустриальная группа "Концерн "Тракторные заводы" (Machinery & Industrial Group N. V.) — один из крупнейших российских интеграторов научно-технических, производственно-технологических и финансовых ресурсов в машиностроении, широко известный как в нашей стране, так и за рубежом.

В управлении машиностроительного холдинга находится более двадцати крупнейших предприятий, расположенных в 10 субъектах Российской Федерации: Москве, Алтайском и Красноярском краях, Волгоградской, Владимирской, Курганской, Липецкой областях, Чувашской, Карельской и Мордовской Республиках, а также в Дании, Германии, Австрии, Нидерландах, Сербии и Украине.

Производственная деятельность "Концерна "Тракторные заводы" представлена пятью направлениями:

• промышленное машиностроение,

• сельскохозяйственное машиностроение,

• запасные части и ОЕМ-комплектующие,

• железнодорожное машиностроение,

• машиностроение специального назначения.

Диверсифицированный портфель производимой продукции обеспечивает холдингу обширную клиентскую базу и продвигается шестью собственными специализированными торгово-сервисными структурами в 40 странах мира через обширную дилерскую сеть, насчитывающую порядка 300 компаний.

Ассортимент выпускаемой предприятиями холдинга продукции включает в себя широкий спектр базовых моделей, которые могут быть модифицированы и дополнены в соответствии с индивидуальными и реальными потребностями заказчиков.

Созданная вертикально-интегрированная модель производства позволяет "Концерну "Тракторные заводы" обеспечить полный жизненный цикл выпускаемой продукции: от научно-исследовательских и опытно-конструкторских разработок, производства металлов и запчастей до маркетингово‑сбытовых операций, послепродажного технического обслуживания и сопровождения потребителя через специально созданный единый центр сервисного обслуживания ООО "Сервис промышленных машин".