Главная Пресс - центр Статьи и интервьюФункции управления документами в СЭД

Функции управления документами в СЭД

22.11.2013

Какие функции включают в себя управление документами в системе электронного документооборота?

Документовед, Самарская обл.

Вся работа предприятия сопровождается документами – ведь решение, которое не задокументировано, фактически не существует. Для корректной работы организации необходимо фиксировать не только всю внешнюю переписку с другими предприятиями, но и внутреннюю жизнь организации: приказы, распоряжения и т. п. Таким образом, управление документами касается всех деловых процессов предприятия – без этого сложно представить себе его полноценную работу.

Классическая система электронного документооборота (СЭД) поддерживает все возможности, свойственные традиционному, «бумажному» документообороту. СЭД позволяет наиболее удобно организовать все стандартные делопроизводственные операции и избавить сотрудников от много-часового поиска и подбора необходимых им для работы документов, длительного ожидания в коридоре за дверями согласующих и подписывающих, от огромного количества никому не нужных копий каждого документа. В СЭД возможна быстрая обработка входящей и исходящей корреспонденции, создание, согласование, подписание (в том числе с использованием электронной подписи) приказов и распоряжений, ознакомление сотрудников с документами, подготовка к заседаниям, работа с договорами и поручениями, отнесение дел в архив.

Современные СЭД, СЭД нового поколения, обладают еще более расширенным функционалом: теперь они предоставляют и такие возможности, которых в бумажном делопроизводстве нет. Рассмотрим подробнее некоторые из них.

Фиксация устных поручений и контроль исполнения

Во многих организациях поручения передаются устно или посредством электронной почты.

В одной организации, например, такие поручения печатались на красной бумаге, чтобы не потерять и не забыть отработать – ведь исполнитель может забыть о поручении или отложить его выполнение на неопределенный срок.

Как следствие, процент устных поручений, выполненных качественно, точно и в срок, крайне мал.

Использование СЭД решает эту проблему – все устные поручения фиксируются в системе, так же как и информация об их исполнении. Есть возможность настроить систему напоминаний. А руководитель может проконтролировать исполнение выданного им поручения даже с мобильного рабочего места.

Управление правами доступа к информации

Очень много вопросов возникает по поводу единого места хранения документов – часто руководителей волнует их кажущаяся доступность. Гибкое разграничение прав доступа в системе обеспечивает полную безопасность корпоративной информации, а единое место хранения позволяет иметь только одну версию документа, избегая дублирования документов с разными правками.

СЭД обеспечивает возможность дополнительно использовать электронную подпись (ЭП), что создает предпосылки для реализации в организации юридически значимого электронного документооборота.

Быстрый поиск по всей базе документов предприятия

В отличие от бумажного документа, электронный документ может быть найден быстро и легко. Эта возможность особенно важна для тех, чья работа связана с использованием большого количества документов.

Применение шаблонов для составления документов, списков согласования или ознакомления

При работе с документами некоторые операции часто повторяются. Это может быть регулярное создание отчетов, отправка договора на согласование по заданному маршруту, рассылка распоряжения на ознакомление и т. п. СЭД позволяет создать шаблон («рыбу») документа или рутинного действия – его использование поможет сэкономить время и избежать ошибок при заполнении.

Автор: Мария Зуева, заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по производственным вопросам
Источник: Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота» №12, ноябрь 2013 г

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.