ГОСТ Р ИСО 15489: Значение для России

Международная организация по стандартизации (ИСО — ISO, International Organization for Standardization) проводит последовательную политику, направленную на стандартизацию основных направлений деятельности организаций, в том числе и стандартизацию процессов управления документами. При этом все стандарты ИСО взаимоувязаны и дополняют друг друга, что крайне важно при выстраивании единой стандартизированной системы управления.

От международных стандартов — к отечественному

Международная организация по стандартизации (ИСО — ISO, International Organization for Standardization) проводит последовательную политику, направленную на стандартизацию основных направлений деятельности организаций, в том числе и стандартизацию процессов управления документами. При этом все стандарты ИСО взаимоувязаны и дополняют друг друга, что крайне важно при выстраивании единой стандартизированной системы управления.

Из недр этой организации вышли столь значимые для специалистов сферы ДОУ стандарты, как, например:

• ИСО 9000-2000 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» (ISO 9001: 2000, Quality management systems — Requirements);

• ИСО 9001-2000 "Системы менеджмента качества. Требования";

• ИСО 15489-1-2001 "Информация и документация. Управление документами. Общие требования" (ISO 15489-1—2001 "Information and documentation. Records management. General");

• ИСО 23081 -1 "Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные для документа" (ISO/TS 23081-1:2004, "Information and documentation — Records management processes — metadata for records - Part 1. Principles");

• ИСО 22310:2006 "Информация и документация — Руководство по применению действующих стандартов, регламентирующих управление документами" (ISO 22310:2006 "Руководство по разработке стандартов, устанавливающих требования к управлению документацией").

Несмотря на то, что два первых стандарта адресованы специалистам системы менеджмента качества, они закладывают основы терминологии, применяемой во всех последующих стандартах ИСО.

Кроме того, ИСО 15489-1-2001 является основным стандартом, регулирующим управление документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой, регламентированных в ИСО 9001 и ИСО 140012. О нем и пойдет речь в данной статье.

При этом следует иметь ввиду, что в 2006 году ВНИИДАД подготовил национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1 на основе первоисточника (англоязычного ISO 15489-1-2001 «Information and documentation. Records management. General») путем его аутентичного смыслового перевода. В настоящее время он находится на утверждении в Ростехрегулировании, а его ввод в действие планируется уже в этом, 2007 году.

Россия имеет огромный опыт унификации и стандартизации процессов управления традиционными бумажными документами, а также самих форм документов, особенно в таких важных системах, как ОРД (организационно-распорядительная документация), кадры (кадровая документация) и других. Это связано с нашей историей, прежде всего с ее советским периодом, когда все было централизовано и подчинено государству. И в этой связи ИСО 154989-1 не является для нас чем-то доселе невиданным, как, например, для некоторых европейских стран, где процессы управления документами заботили государство исключительно в рамках подчиненных ему структур, а существовавший при этом огромный частный сектор экономики играл по своим, самостоятельно установленным (зачастую в пределах одной компании) правилам.

В то же время в России с появлением частного сектора экономики государство не распространило на него уже имеющиеся и опробованные правила и методы управления документами3, а со временем вообще устра¬нилось от этой проблемы.

Таким образом, все нормативно-методические документы, регламентирующие процессы управления документам и в сфере ДОУ, адресованы ис¬ключительно федеральным органам исполнительной власти. И совершенно не понятно, что же делать организациям, намеренным добросовестно вести свое делопроизводство, на какие нормативные документы им опираться в работе и, главное, как это сделать. И в этой связи ГОСТ Р ИСО 15489-1 пришелся как нельзя кстати.

Содержание российского ГОСТа Р ИСО 15489-1

Во-первых, стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, т.е. всех организационно-правовых форм и форм собственности.

Во-вторых, стандарт четко прописывает процедуру определения и использования нормативной среды (нормативных документов) в деятельности этих организаций. Согласно стандарту организация должна самостоятельно идентифицировать нормативную среду, регулирующую ее деятельность. Имеется в виду следующее. Организация (руководитель службы ДОУ) составляет перечень правовых, нормативных и методических документов, необходимых для организации работы в сфере ДОУ и ИОУ (информационное обеспечение управления) и представляет его на утверждение руководителю организации. После утверждения такого перечня приказом руководителя организации эти документы составляют нормативную среду организации и обязательны для исполнения всеми ее сотрудниками.

При этом нормативно-правовые акты, регулирующие сферу ДОУ, конфиденциальность, информацию, защиту данных и т.п. должны быть применимы в любой организации в обязательном порядке.

Еще одной важной отличительной особенностью этого ИСО стали изложенные в нем принципы ответственности. В них конкретно оговорено, что ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всех сотрудников организации с тем, чтобы было предельно ясно, кто именно несет ответственность за работу с конкретными документами. Кроме того, впервые четко сказано, что ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации, включая руководство, администраторов автоматизированных систем управлении документами и других специалистов, которые в своей деятельности осуществляют работу с документами в той или иной форме. При этом положения об ответственности должны быть отражены в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах, утвержденных руководителем организации.

Несомненно, для большинства специалистов-документоведов, работающих в российских организациях, характерно бережное отношение к документам и понимание значимости сферы ДОУ. Но большинство руководителей зачастую недооценивает это направление деятельности своей организации. Именно им посвящен целый раздел стандарта, подробно описывающий преимущества, получаемые компанией при достойной организации процессов управления документами.

Для российских пользователей ГОСТ Р ИСО 15489-1 представляет интерес еще и в свете того, что в нем стандартизирован широкий набор терминов, употребляемых при ведении электронного документооборота. Например, таких, как «метаданные», «документ», «конвертирование», «миграция» и другие.

Говоря об электронном документообороте, следует подчеркнуть, что стандарт регулирует вопросы методологии:

• проектирования и

• внедрения систем управления документами, а также

• прекращения их применения.

При этом в разделе, посвященном непосредственно проектированию и внедрению системы управления документами, стандартизированы такие важнейшие процессы, как:

• документирование операций;

• распределенное управление;

• конвертирование и миграция;

• доступ, поиск и использование;

• хранение и уничтожение документов и другие.

Кроме того, в стандарте приведены и раскрыты характеристики систем управления документами, например:

• надежность;

• целостность;

• комплексность и другие.

Еще один большой и очень интересный раздел стандарта посвящен непосредственно процессам управления документами и контролю. В этом разделе регламентированы такие вопросы, как:

• экспертиза документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами;

• включение документов в систему и их регистрация, классификация и т.п.;

• определение сроков хранения документов в системе;

• хранение и обращение с документами;

• доступ к документам, находящимся в системе;

• контроль документооборота (в том числе контроль действий и контроль местонахождения документа);

• отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение;

• документирование процессов управления документами и др.

Таким образом, ГОСТ Р ИСО 15489-1 на сегодняшний день заполняет собой брешь, образовавшуюся в сфере нормативно-методического обеспечения в области управления документами. Кроме того, он поможет отечественным специалистам ДОУ и специалистам системы менеджмента качества лучше понять друг друга.