Главная Пресс - центр Статьи и интервьюИспользование новой версии СЭД

Использование новой версии СЭД

08.09.2011

Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 09.2011

Все чаще слышу о том, что те или иные компании перешли на использование новой версии системы электронного документооборота. А не проще ли в таком случае дождаться выхода самой усовершенствованной версии СЭД вместо того, чтобы постоянно нести затраты на ее обновление?

Специалист службы ДОУ, г. Новосибирск

Игорь Никифоров, начальник отдела установки и сопровождения программного обеспечения компании "ИнтерТраст": На первый взгляд, конечно, внедрение сразу на 100% устраивающей вас СЭД кажется легким и незатратным выходом по сравнению с постоянным ее обновлением. Но не все так просто: пока вы ждете "свою" систему, ваши коллеги из других фирм уже используют современные СЭД, возможно, не полностью идеальные, но, тем не менее, дающие большие преимущества перед другими компаниями. Многие процессы у компаний-конкурентов уже отлажены, процедуры автоматизированы, скорость обработки документов и распространения информации увеличена, контроль исполнения документов и поручений по ним обеспечен, взаимодействие сотрудников разных отделов и удаленных филиалов налажено. У вас же в это время документы передаются курьером, на что затрачивается несколько дней, а не минут, в связи с чем затягивается принятие управленческих решений, выполнение работ по проектам – и вот конкуренты уже опережают вас, а ваша прибыль уменьшается. Да, возможно, при внедренной СЭД какие-то автоматизированные процессы потребуют перестройки, но это уже более легкая задача по сравнению с автоматизацией процедур "с нуля".

Еще одним аргументом в пользу использования системы "здесь и сейчас", а не откладывание ее внедрения в долгий ящик, является тот факт, что идеальных систем в принципе не существует. И вряд ли даже самая современная СЭД будет на 100% соответствовать всем вашим требованиям – разве что только на короткий промежуток времени. Ведь и ваша компания не стоит на месте, она постоянно развивается, изменяются какие-то процессы, добавляются новые задачи, появляются другие виды деятельности, которые также требуют информационной поддержки с помощью СЭД.

К примеру, еще года два назад не были столь широко распространены планшетные персональные компьютеры, поэтому не было и необходимости в доступе с них к системе электронного документооборота. Сейчас, когда мобильные устройства все более популярны и доступны и активно используются как средства бизнес-коммуникаций, востребована и возможность работы на них в СЭД, особенно когда нет доступа к стационарному компьютеру.

К тому же, следует понимать, что развитие системы, выход новых версий – это естественный процесс. СЭД эволюционируют: с каждой выпущенной версией увеличиваются возможности системы, добавляются специальные модули (например, которые автоматизируют ранее не существовавшие процессы). Поэтому опять приходим к выводу, что идеальной СЭД можно не дождаться никогда, а есть смысл внедрять наиболее подходящую систему и совершенствовать свои бизнес-процессы параллельно развитию системы.

Такое решение позволит не гипотетически, а на практике оценить те требования, которым должна удовлетворять система. Одно дело, когда эта оценка делается на основе предположений, которые могут быть ложными, а другое – выводы и рекомендации, полученные на основе реального опыта.

Обновление системы также минимизирует риск остаться без ее технической поддержки, поскольку есть вероятность снятия производителями с технической поддержки слабофункциональных, отстающих в развитии версий систем. Данный шаг разработчика вполне понятен и оправдан: выживают наиболее функциональные, гибкие и полезные версии, обеспечивающие поддержку актуальных бизнес-процессов. Для этого, собственно, и выпускаются свежие версии.

Новая версия системы электронного документооборота – это возможность для компании-клиента соответствовать современным требованиям рынка и организовывать бизнес-процессы наилучшим образом.

А своевременный отклик на вызовы бизнес-среды в итоге обходится гораздо дешевле, чем организация процессов "по старинке" – на бумаге.

Словарь

Аутстаффинг (от англ. out – "вне" + англ. staff – "штат") – вывод сотрудника за штат компании-заказчика и оформление его в штат компании-провайдера, при этом он продолжает работать на прежнем месте и выполнять свои прежние обязанности, но обязанности работодателя по отношению к нему выполняет уже компания-провайдер.

Аутсорсинг (от англ. outsourcing (outer-source-using) – "использование внешнего источника/ресурса") – передача организацией на основании договора определенных бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.