Каким организациям нужна СЭД?

Автор: О.Г. Харитонова, независимый консультант, П.Н. Кочеткова, компания "ИнтерТраст"
Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 02.2011

Системы электронного документооборота являются основой современного документационного обеспечения управления. В каких организациях они наиболее востребованы в настоящее время? Специфика построения СЭД для органов государственной власти, акционерных обществ, холдинговых структур, промышленных предприятий. Какой должна быть СЭД в компаниях различных отраслей и масштабов?

СЭД в организациях различных масштабов

Основной потребитель СЭД сегодня – это крупные компании с большими потоками документации и регламентированными процедурами работы с ней (если процедуры не регламентированы, это необходимо сделать до внедрения системы).

В среднем и малом бизнесе СЭД используют мало. Но современные тенденции, например возможность обмена юридически значимыми документами между организациями, делает электронный документооборот все более востребованным для таких организаций. Чтобы работать с современными СЭД, совершенно не обязательно иметь стационарный компьютер, подключенный к локальной сети организации. Все чаще доступ к данным обеспечивается с помощью web-технологий, через Интернет, средства мобильной связи. Это повышает оперативность управления организацией и делает СЭД привлекательными в глазах владельцев малого и среднего бизнеса.

СЭД в организациях различных отраслей

На особенности решений для отдельной организации оказывают воздействие как специфика отрасли, так и особенности управления компанией.

Специфика построения СЭД для органов государственной власти определяется сочетанием больших объемов информации, с которыми приходится работать, с задачами быстрого и качественного предоставления информации всем, кому она необходима (госорганам, гражданам, бизнесу). Для акционерных обществ важным элементом их деятельности является проведение собраний акционеров и других коллегиальных органов, поэтому необходимо, чтобы СЭД помогали поддержать эти процессы. Особенности управления холдинговыми структурами (центр - дочерние компании) определяют необходимость СЭД быть территориально-распределенной системой, т.е. системой, способной эффективно работать в компаниях с разветвленной сетью филиалов. Управление промышленными предприятиями строится, как правило, по принципу "центральный административный аппарат – производственные подразделения", поэтому СЭД настраивается в соответствии со спецификой деятельности центрального аппарата, дополняемой особенностями документооборота между центральным аппаратом и производственными подразделениями.

Системы электронного документооборота строятся на нескольких базовых технологиях, которые в разных компаниях применяются в разных сочетаниях в зависимости от специфики деятельности организации.

Решения для органов власти

Как упоминалось выше, особенности СЭД для органов власти обусловлены необходимостью обеспечения работы с разными слоями населения и общества (другие госорганы, граждане, бизнес-слои) и большим количеством информации всех тех, кому она необходима.

Рассмотрим наиболее важные процессы, которые призвана поддерживать СЭД, внедряемая в госорганах.

В деятельности любого органа власти присутствует работа по подготовке законодательства и нормативных актов. СЭД экономит время на сбор необходимой информации для подготовки нормативных документов, в разы ускоряет их согласование, позволяет организовать совместную подготовку документов, хранение их промежуточных версий. После утверждения документа путем его публикации на сайте государственного органа обеспечивается оперативный ввод закона/нормативного акта в действие, возможность работать с их актуальными вариантами для граждан и организаций.

Важной частью работы органов власти является выдача лицензий и разрешений. Этот процесс состоит из приема комплекта документов, его рассмотрения и выдачи заключения.

Важно знать! Благодаря применению реализованных в СЭД Интернет-технологий процесс рассмотрения документов делается более "прозрачным".

Современные технологии позволяют вести в оперативном режиме списки действующих лицензий, сведений о принятии решений о предоставлении лицензии или об отказе (с сообщением причин отказа), а также график плановых проверок соблюдения условий лицензирования.

СЭД обеспечивают также контроль исполнения заданий и поручений по обрабатываемым документам, в результате чего повышаются исполнительская дисциплина и качество работы органов власти.

Решения для организаций с коллегиальными органами управления

Если организация является акционерным обществом, важной составной частью управления ею являются проведение собраний акционеров, других коллегиальных органов. СЭД должны способствовать организации и проведению этих мероприятий.

СЭД в таких компаниях должна способствовать заблаговременному рассмотрению на правлении акционерного общества хода подготовки к общему годовому собранию, другим необходимым мероприятиям, обеспечивать утверждение соответствующего плана активностей.

Работа по документационному обеспечению управления должна выполняться в системе в полном соответствии с законом об акционерных обществах и в тесной взаимосвязи с подразделениями органов управления компании.

Текущая работа коллегиальных органов может быть организована на основании квартальных или месячных планов, составленных исходя из решений общего собрания акционеров, совета директоров, правления, его председателя, а также производственной ситуации. СЭД должна поддерживать работу коллегиальных органов.

Деятельность компании, в которой активно используется СЭД, организована с учетом регламента, который определяет:

• порядок планирования работы правления;

• порядок подготовки повестки дня заседаний правления;

• требования к содержанию выносимых на правление материалов (документов);

• порядок проведения заседаний правления;

• порядок представления информации о решениях правления.

Заседания правления проводятся, как правило, еженедельно.

Проект повестки дня очередного заседания формируется секретарем правления в течение предшествующей рабочей недели на основе:

• утвержденного плана работы правления;

• вопросов, выносимых на рассмотрение по решениям предыдущих заседаний;

• вопросов, подлежащих предварительному рассмотрению перед их вынесением на общее собрание акционеров или совет директоров компании;

• решений оперативных совещаний у председателя правления;

• поручений председателя правления;

• предложений членов правления и руководителей самостоятельных подразделений;

• вопросов, выносимых по предложению комитетов компании.

Сформированный проект повестки дня очередного заседания согласуется с председателем правления за 2 рабочих дня до заседания.

Планирование, разработка и согласование повестки дня, приглашение участников заседания, подготовка всех необходимых документов, хранение протоколов заседаний, контроль исполнения принятых решений – все это протекает в СЭД компании.

Решения для банков

Принятие решений в банковской сфере строится на рассмотрении комплекта документов, как правило, очень разнородных: это могут быть правоустанавливающие документы, тестовые файлы, электронные таблицы с расчетами, фотографии и прочее. Поэтому в банковской отрасли так востребованы СЭД, поддерживающие работу с разными типами информации, а также обеспечивающие каталогизированное (тематическое, по автору, по подразделению и пр.) хранение документов (так называемые "виртуальные папки"). Кроме того, для принятия решения часто бывает нужна история вопроса, например кредитная, которую должны сохранять СЭД.

Важно знать! СЭД позволяют ускорить сбор необходимой исходной информации и ее обработку, что в итоге напрямую влияет на качество управленческих решений.

Доступность банковского обслуживания через Интернет является конкурентным преимуществом, поэтому СЭД должны включать web-технологии.

Для обеспечения работы с филиалами и отделениями банков СЭД должна работать в территориально-распределенной среде.

Решения для промышленности

Современные промышленные предприятия, как правило, строятся по централизованному принципу – административный аппарат и ряд производственных подразделений, поэтому СЭД должна учитывать данные особенности и поддерживать возможность управления документами такой сложной структуры. Для решения задач хранения и обработки больших количеств документов, которые образуются при хранении стандартов и нормативно-справочной информации, разработке маркетинговых программ, необходимо, чтобы система поддерживала возможности работы с разнородной информацией и ее каталогизированного хранения (по автору, тематике и пр.).

Если на предприятии проводятся проектные и конструкторские работы, СЭД должна обеспечить хранение всей связанной с ними разнородной информации и возможность ее согласовывать.

СЭД может оказать поддержку в регистрации инцидентов (сбоев в работе оборудования, появления браков и т.д.) в целях обеспечения скорейшего их устранения и дальнейшего предотвращения, сбора статистики о таких инцидентах.

Это интересно! Технологии работы с неструктурированной информацией, применяемые в СЭД, все шире используются в различных областях деятельности (по оценкам экспертов, 80% используемой в процессе деятельности информации неструктурированны), поэтому перспективы развития СЭД весьма обширны).

Общая специфика

Традиционно процессы работы с документами подразделяются на следующие группы:

• процессы общего (административного) документооборота;

• специализированные процессы (финансовый, бухгалтерский, кадровый, производственный, закупок, продаж, маркетинга и т.д.);

• специфические процессы (характерные только для данной отрасли или организации, например работа с медицинской документацией, кредитными операциями, уголовными делами и пр.).

Специфика может быть отраслевой, конкретной организации или предприятия.

Специфика отрасли выражается в наборе используемых процессов работы с документами и видов применяемой в них документации.

Индивидуальность организации проявляется в схемах движения документов, специфике их оформления и использования.

Понятие специфических бизнес-процессов появилось, когда организации начали массово описывать свои бизнес-процессы и стало понятно, что многие процедуры в организациях одной отрасли схожи, в них присутствуют одинаковые стадии.

Специфика общего (административного) документооборота

В любой компании присутствует процесс работы с входящей корреспонденцией. Только в одной этим занимается управление делами, в другой - административно-хозяйственный отдел, в третьей - секретариат и т.д.

Индивидуальная специфика заключается в распределении обязанностей между структурными подразделениями конкретной компании.

На заметку! Современные СЭД могут учитывать индивидуальную специфику организационной структуры каждой компании.

Учет особенностей организационной структуры

Для учета особенностей организационной структуры необходимо сделать в системе соответствующие настройки (описать иерархию подчинения, прописать должности каждого пользователя, внести в систему данные сотрудников, организовать права доступа и пр.). Настройки реализуются в процессе внедрения системы ее разработчиками, но в дальнейшем все изменения организационной структуры (появление и ликвидация должностей, прием, увольнение и перевод сотрудников) может вносить администратор компании. Такая организация работы позволяет решить проблемы, связанные со спецификой структуры конкретного предприятия.

Учет отраслевых особенностей

У документооборота с отраслевой спецификой тоже можно выделить особенности, связанные с организационной структурой компании или предприятия.

Если процессы описываются вне организационной структуры компаний, они имеют много общего. Кроме того, появляется возможность их сравнивать, выявлять лучшие практики организаций одной отрасли. В таком случае принято говорить о референтной модели.

Важно знать! Референтная модель - это эталон (рекомендуемая схема) организации бизнеса (комплекса бизнес-процессов), разработанный для конкретной отрасли бизнеса.

Когда требуется референтная модель

Современные СЭД "умеют" учитывать все виды специфики документооборота с учетом индивидуальных особенностей каждой организации.

Вполне возможно, что "родные" бизнес-процессы устроят и руководство, и сотрудников, и схемы работы с документами можно будет оставить без изменений.

А вот если необходимы улучшения, например руководство потребует уменьшить время согласования договоров, можно говорить о переходе к референтной модели.

Как применить референтную модель на конкретном предприятии?

Изменение бизнес-процессов в сторону улучшения производится поэтапно:

• этап 1 - описывается модель "to is" ("как есть");

• этап 2 - описывается модель "to be" ("как должно быть");

• этап 3 - планируется и осуществляется процесс перехода от модели "как есть" к модели "как должно быть".

Если для описания бизнес-процессов применить традиционную методику (провести обследование с анкетированием, предварительным моделированием, составлением и согласованием схем процессов), это займет достаточно много времени. К тому моменту в процессах может что-то измениться, в результате разработанная схема окажется устаревшей. Кроме того, жизнь сложнее всех описаний: сотрудники занимаются своей работой по стихийно сложившейся схеме, которая хоть немного, но меняется практически ежедневно.

Чтобы собрать информацию "как есть" гораздо более точно и практически в режиме реального времени, можно использовать СЭД. При реализации бизнес-процессов, предполагающих работу с документами, в ней предусмотрен специальный механизм - задание "маршрута" движения документа, где роль "станций" могут выполнять рабочие места сотрудников и руководителей. Этот механизм часто называют "workflow" ("поток работ"). В СЭД, как правило, есть два типа маршрутизации: жесткая (маршрут прописан однозначно) и гибкая (каждый участник процесса определяет следующего участника). На начальном этапе работы СЭД оптимально использовать режим "мягкой маршрутизации", когда пользователи определяют маршруты движения документов.

Через некоторое время СЭД позволит собрать реальную историю движения документов. Проведя ее анализ, можно составить действительное, а не условное описание имеющихся бизнес-процессов.

Выявить слабые места и запустить "жесткую маршрутизацию", если документы движутся по четким, заранее прописанным маршрутам, лучше на втором этапе, когда становится понятно, как именно нужно строить бизнес-процессы по работе с документами.

Подведем итоги

СЭД можно адаптировать к любой профессиональной или индивидуальной специфике. Для этого есть такие инструменты, как настройка СЭД на организационную структуру и описание бизнес-процессов.

Использование системы позволяет организациям сначала описать и автоматизировать все свои процессы как специфические, а затем перейти к их усовершенствованию, используя лучшие практики - референтные модели (как один из вариантов).

Умение быстро перестраивать работу в нынешних быстроменяющихся условиях становится одним из важнейших конкурентных преимуществ современной организации. Один из инструментов оперативной перестройки – СЭД, сегодня он наиболее востребованный.

Словарь

Web-технология - это концепция работы с информацией, основанная на локальных и глобальных сетях. Web - распределенная система, представляющая доступ к связанным между собой документам, расположенным на различных компьютерах, подключенных к Интернету.

Workflow (англ. work - "работа", flow - "струиться, течь") - технология, разработанная для описания, проектирования, анализа и оценки бизнес-процессов, их реорганизации и информационной поддержки. Бизнес-процесс - набор взаимосвязанных процедур, в результате которых производится определенная группа продуктов и услуг.