Кейсы в документообороте

Насколько разнообразно применение кейсов в документообороте? Есть ли отрасли, в которых они более удобны, и для которых они не подходят?

Зам. Начальника ОДО, г. Самара

Работа с обращениями граждан и клиентов, подготовка сложных коммерческих предложений и договоров, формирование пакетов документации для организации тендера или участия в нем – вот сферы документооборота, где применим адаптивный кейс-менеджмент. Но кейсы не ограничиваются рамками документооборота, они предназначены для работы – персональной или коллективной – с процессами и проектами, для которых задан конечный результат, но ход их заранее не предопределен. В широком смысле кейс-менеджмент - это управление нерегламентированными или частично регламентированными бизнес-процессами, инициированными клиентами. Под клиентом может пониматься как собственно клиент, обратившийся в компанию, так и гражданин, получающий госуслугу, или сотрудник организации, которому нужен какой-то внутренний сервис.

При этом за специалистами, участвующими в работе с кейсом, сохраняется значительная свобода в выборе средств для решения поставленной задачи. Кейсы связывают воедино документы, события, экспертов организации, базы знаний,  контактные данные заказчиков и поставщиков, историю взаимоотношений с ними, инструменты для организации online-обсуждений – словом, все ресурсы, необходимые для достижения результата. В формате кейса могут быть реализованы разноплановые задачи: от обработки обращений граждан и приема на работу нового сотрудника до управления продажами и сложной проектной деятельностью.

По нашему мнению, именно с помощью кейсов может быть учтена отраслевая специфика в документообороте. В любой отрасли можно найти множество примеров характерных кейсов, которые, будучи реализованными в инструментарии адаптивного кейс-менеджмента, позволяют упростить и повысить качество решения повседневных и новых задач. 

Специализированные рабочие места в СЭД

Если в СЭД работают разные категории сотрудников, как организовать для них специализированные рабочие места, чтобы интерфейс и функционал руководителя не был перегружен, скажем, возможностями делопроизводителя? 

Руководитель административного отдела, г. Краснодар

В современной СЭД для различных категорий пользователей реализованы специализированные рабочие места, функциональность которых зависит от стиля работы сотрудника. В центре внимания делопроизводителей всегда находится документ, поэтому их рабочие места оптимизированы для администрирования документооборота, управления номенклатурой дел, а также справочниками и классификаторами.

Для руководителей различного уровня и специалистов приоритетны не документы, а решаемые бизнес-задачи. Для таких пользователей предназначен web-интерфейс, основанный на применении персональных коллекций контента – индивидуального набора ссылок на документы, с которыми сотрудник регулярно работает в рамках своей основной деятельности.

Персональные коллекции могут объединять деловую корреспонденцию, внутреннюю переписку, материалы проектных групп, коллегиальных органов, поручения, договора и другие документы, необходимые для повседневной работы. Таким образом, в единой среде пользователь видит полный комплекс своих задач и связанных с ними документов, обновляемая подборка которых отражает состояние всех деловых активностей, в которых сотрудник принимает участие. Руководителям система предоставляет развитые возможности для делегирования полномочий, организации обсуждений и совещаний, контроля хода выполнения поручений.

Особое место в CompanyMedia занимают мобильные рабочие места. Система поддерживает платформы iOS, Android и BlackBerry, что позволяет пользователям дистанционно работать с документами, взаимодействовать с коллегами и участвовать в совещаниях, находясь в любой точке земного шара. 

Методики организации рабочего времени и возможности СЭД для их использования

Сегодня популярны методики организации рабочего времени (тайм-менеджмент и т.п.). Какие возможности есть в СЭД для их использования?

Начальник канцелярии, г. Петрозаводск

Мы не применяем методики тайм-менеджмента, поскольку убеждены в том, что временем управлять невозможно – ни у кого не получится сделать из десяти минут пятнадцать или, наоборот, превратить их в пять. Другое дело, что можно управлять задачами, и для этого в CompanyMedia реализована методология Getting Things Done (GTD), позволяющая достигать результата на уровне отдельного специалиста, департамента или компании в целом. Принципы GTD помогают сотруднику отделить планирование от реализации плана и сконцентрироваться на выполнении задач, ведущих к получению результата. Технологии адаптивного кейс-менеджмента, гибкая персонализация контента и «социальная» среда для совместной работы над задачами –  это те инструменты СЭД, которые позволяют специалисту любого уровня эффективно распределять свое рабочее время.

Автор: Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса
Источник: Современные технологии делопроизводства и документооборота, №2, 2014