Главная Пресс - центр Статьи и интервьюКому выгодна автоматизация архива помимо архивариусов

Кому выгодна автоматизация архива помимо архивариусов

01.04.2011

Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"
Дата публикации: 03.2011

На вопросы читателей журнала "Современные технологии делопроизводства и документооборота" отвечают специалисты компании "ИнтерТраст".

Некоторые системы электронного документооборота включают модули для автоматизации архивов. Кому выгодна автоматизация архива помимо архивариусов? Руководство моей организации считает, что компании нецелесообразно внедрять электронный архив для облегчения работы лишь нескольких человек. Как убедить его в обратном?

Руководитель службы ДОУ, г. Новосибирск

Ольга Скиба, менеджер по работе с клиентами, компания "ИнтерТраст": Целью систем, предназначенных для автоматизации архивов документов долговременного хранения, является оптимизация деятельности всех сотрудников организации, так или иначе использующих архивные документы в своей деятельности. Это не только архивариусы, секретари и делопроизводители, но и другие сотрудники структурных подразделений. СЭД позволяют автоматизировать и сократить до минут и секунд такие рутинные операции, как формирование описей дел (перечень всех документов, входящих в дело), передачу дел в архив (перечень дел, сдающихся в архив). Безусловно, это намного облегчает работу делопроизводителей, т. к. при большом объеме документов в подразделении на эту работу может уйти не один день. Освободившееся время можно потратить на более важные и производительные задачи. То же касается и архивариусов, которые смогут тратить меньше времени на архивное делопроизводство.

В СЭД ведется строгий автоматизированный контроль выданных дел с уведомлениями о подходе срока возврата документа.

Если документ хранится и был выдан в электронном виде, то при подходе срока возврата автоматически прекращается доступ к нему. Кроме того, выданные в электронном виде документы не изнашиваются физически, не подвергаются риску быть утерянными, испорченными и пр., могут быть использованы одновременно несколькими пользователями. А это уже выгода как для архивариусов, секретарей и делопроизводителей, так и для всех остальных сотрудников компании и ее руководства – ведь циркулирующие в СЭД документы зачастую содержат критически важную, в т. ч. коммерческую и управленческую информацию.

Но, пожалуй, самым существенным плюсом автоматизации архива является то, что все сотрудники компании (и даже удаленных подразделений) имеют доступ к каталогу архива, т. е. могут найти и запросить нужные документы. В то время как бумажный архив зачастую является «черным ящиком»: мало кто из рядовых сотрудников помнит, какие документы там хранятся. Приходится отвлекать делопроизводителей просьбами поднять описи сданных дел, просмотреть все описи и отыскать дело, в котором может храниться нужный документ. Затем надо оформить заявку на выдачу дела, согласовать ее, сходить в архив и получить папку с нужным документом (хорошо еще, если территориально архив находится в том же здании, а ведь он может находиться и в другом городе).

Таким образом, руководству вы можете привести следующие аргументы необходимости внедрения модуля "Электронный архив":

эффективное использование архивных документов работниками компании при минимальных временных затратах на поиск и оформление необходимых документов;
сокращение трудозатрат делопроизводителей и сотрудников, ответственных за архив;
оптимизация номенклатуры задач соответствующих сотрудников (освобожденное рабочее время можно направить на решение других задач);
минимизация рисков физической утраты или порчи документов;
архивные документы становятся реальной ценностью компании, а не складом старых документов, о которых мало кто помнит.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.