Главная Пресс - центр Статьи и интервьюКонтроль исполнительской дисциплины в СЭД

Контроль исполнительской дисциплины в СЭД

11.07.2014

Автор: Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса
Источник: Современные технологии делопроизводства и документооборота, №7, 2014

Какие возможности предоставляет современная СЭД в плане контроля исполнительской дисциплины?

Начальник отдела ДОУ, Приморский край

СЭД традиционно содержит детальную информацию, связанную с исполнением документированных решений — распоряжений, поручений, резолюций по документам и т.д. Изначально в СЭД заложены инструменты, позволяющие строить отчеты по выданным заданиям и состоянию исполнения — это и есть контроль исполнительской дисциплины. Современные СЭД отличает возможность доставки на рабочее место руководителя динамической обновляемой информации в реальном времени в наглядном графическом отображении с возможностью перехода от общестатистических показателей к любой требуемой степени детализации: по конкретному исполнителю, по подразделениям, по автору и т.д. В любой момент из сводных данных можно получить быстрый доступ к конкретным документам, проследить историю их обработки и понять текущее состояние вопроса.

Другая сторона дела — это средства самоконтроля. Исполнителям заданий предоставляется интерфейс, в котором реализовано отображение текущих задач пользователя. Настройки позволяют создавать пользователю уведомления по различным контрольным заданиям, например, о приближении или завершении срока исполнения. Доступна функция календарного планирования задач — определения для себя конкретной даты исполнения. Это позволяет сотруднику продуктивно организовать работу над всем пулом своих задач.

Возможна ли реализация в СЭД «вертикальных» решений? Какие возможности предоставляются в плане учета отраслевой специфики?

Руководитель делопроизводственного подразделения, г. Ростов-на-Дону

Вертикальные решения в СЭД формируются, когда они поддерживают узкоспециализированные отраслевые процессы. Как правило, любая организация использует специализированный продукт, автоматизирующий основную деятельность. Однако часто такой продукт не обеспечивает достаточного документирования. В этом случае основные операции выполняются в специализированном продукте, а для обеспечения документационного сопровождения, совместной работы, взаимодействия используются электронная почта, общие и локальные диски, компоненты СЭД. В результате теряется прозрачность, возникают организационные и информационные разрывы, снижается эффективность. Эти проблемы снимаются, если существует возможность «вызывать» из основного процесса сервисы документирования СЭД и обеспечивать доступность всей информации о процессе из одного места. Этот подход эффективно реализуется с применением инструментов адаптивного кейс-менеджмента. При этом исключается ситуация, когда основные процессы организации и процессы документирования не связаны между собой. То есть, состояние процесса, ход его выполнения прозрачным образом связан с соответствующими документами. Практически вся информация по процессу вместе с ним и возникает, а хранится в СЭД в соответствии с правилами и политиками документирования, принятыми в организации. Кроме того, современные СЭД обладают широкими возможностями по интеграции с существующим ИТ-окружением, что позволяет совместно использовать данные СЭД и корпоративных приложений.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.