Главная Пресс - центр Статьи и интервьюЛокальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства*

Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства*

16.10.2006

Основным локальным нормативным актом в сфере делопроизводства является Инструкция по ведению делопроизводства в организации (далее-Инструкция), закрепляющая принципиальные положения и технологические решения по документационному обеспечению управления. Главная задача оптимизации процессов документирования управленческой деятельности — упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям. Наиболее целесообразным подходом к решению этой задачи следует считать разработку Табеля форм документов (далее — Табель), в котором должны быть представлены все создаваемые в организации документы, сгруппированные по управленческим функциям.

Требования к составлению и оформлению служебных документов, включенных в Табель, излагаются в разделе "Подготовка документов" Инструкции. Обязательным дополнением (приложением) к данному разделу Инструкции должны стать Альбом форм документов и Сборник типовых и трафаретных текстов документов. О создании альбома форм документов мы расскажем вам в этой статье.

Альбом форм документов

Создание Альбома форм документов (далее - Альбом) способствует сокращению трудозатрат при подготовке документов за счет уменьшения времени, затрачиваемого исполнителями на составление текста документа и его оформление.

Содержание Альбома должно соответствовать Табелю форм документов. Недопустимо включение в Альбом форм документов, наименования которых отсутствуют в Табеле.

Если изменения в действующем законодательстве, в производственных ситуациях, в сфере управления персоналом и т. п. потребуют создания новых видов или разновидностей документов, их наименования должны быть сначала внесены с соответствующими характеристиками в Табель форм документов.

Несмотря на то, что Альбом по названию является сборником форм документов, желательно разработать для включения в Альбом не просто формы, а реальные документы, создаваемые по управленческим функциям, задачам, ситуациям (с текстами, заполненными таблицами и т. п.).

При наличии у документа унифицированной формы в Альбоме должно быть показано правильное ее заполнение в каждом конкретном случае, например (страница в Альбоме):

При отсутствии унифицированной формы документа значение приводимых в Альбоме образцов возрастает, т. к. работник организации, составляющий служебный документ, не должен "придумывать" свою форму или тратить много времени на поиск подходящего примера.

Конечно, предусмотреть все варианты производственных, кадровых, экономических, а также конфликтных ситуаций, возникающих в практике работы организаций, невозможно. Но необходимо постоянно выявлять типовые ситуации и закреплять в Альбоме порядок их документирования, приводя примеры требующихся видов документов с особенностями их оформления.

Таким образом, и Табель, и Альбом форм документов должны постоянно пополняться новыми документами, отражающими направления и особенности деятельности данной организации.

Примеры комплексного подхода к документированию управленческих функций в организации

Приведем пример комплексного (а не одностороннего) подхода к документированию управленческих функций. Если в организации принято решение о разработке должностных инструкций, то в Альбоме, прежде всего, должна быть приведена унифицированная форма данного документа с обозначением всех необходимых реквизитов (т. е. его формуляр), например:

Затем необходимо привести конкретный пример составления должностной инструкции, иллюстрирующий особенности оформления всех реквизитов (в частности, виз согласования и ознакомления, требующих проставления личных подписей работников и внесения ими дат "от руки").

Однако двух этих документов в Альбоме будет недостаточно. Дополнительно следует включить в Альбом:

образец приказа о внесении изменений в должностную инструкцию;
заполненную форму уведомления работника за два месяца об изменении существенных условий его труда;
пример оформления дополнительного соглашения к трудовому договору в связи с изменением условий труда;
примеры предложений иной имеющейся в организации работы или вакантной должности;
образец приказа о прекращении трудовых отношений с работником по п. 7 ст. 77 ТК РФ "отказ работника от предложения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора".

Естественно, все названные документы будут входить в разные разделы Альбома, например:

Документы в разных разделах альбома

Документы в разных разделах Альбома

Альбом форм документов разрабатывается структурными подразделениями или отдельными специалистами под методическим руководством службы делопроизводства. Подготовленный Альбом утверждается приказом руководителя организации.

О том, что из себя представляет Сборник типовых и трафаретных текстов документов и что такое График документооборота организации, вы узнаете из следующего номера журнала.

Модуль Email-маркетинга в настоящее время недоступен.