Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства

Основным локальным нормативным актом в сфере делопроизводства является Инструкция по ведению делопроизводства в организации (далее - Инструкция), закрепляющая принципиальные положения и технологические решения по документационному обеспечению управления. В разделе "Подготовка документов" Инструкции перечислены требования к составлению и оформлению служебных документов, включенных в Табель форм документов. Обязательным дополнением (приложением) к данному разделу Инструкции должны стать Альбом форм документов и Сборник типовых и трафаретных текстов документов. График документооборота организации должен стать приложением к разделу "Организация документооборота" Инструкции. О Сборнике типовых и трафаретных текстов документов, Графике документооборота организации, а также о содержании не рассмотренных нами ранее разделов Инструкции мы расскажем вам в этой статье.

Сборник типовых и трафаретных текстов документов

Необходимым дополнением к Табелю и Альбому форм служит Сборник типовых и трафаретных текстов документов (далее - Сборник). Сборник должен отражать специфику деятельности организации и помогать работникам быстро, качественно и с минимальными трудозатратами составлять и оформлять служебные документы по любым возникающим вопросам.

Важной задачей службы делопроизводства является постоянное обновление и пополнение Сборника новыми образцами текстов, а также отдельными примерами правильного употребления языковых оборотов, составляющих основу делового стиля, которым должны быть написаны официальные документы.

Типовые тексты, как правило, разрабатываются для многостраничных документов - положений, должностных инструкций, договоров и т. д.

Например, в крупной организации, имеющей несколько обособленных структурных подразделений (филиалов, представительств), целесообразно подготовить типовые правила внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников. Названные типовые документы будут использоваться как в головной организации, так и в филиалах, с "привязкой" к особенностям деятельности конкретного подразделения, вызванным территориальными, климатическими, социальными и др. условиями.

Трафаретные тексты характерны для небольших по объему документов, многократно составляемых в течение календарного года или периодически подготавливаемых из года в год. Например, организация для прохождения производственной практики ежегодно принимает студентов вузов, предварительно определяя их численность и место работы. Соответствующее предложение, направляемое в вуз, должно быть трафаретным, т. е. содержать постоянные части текста и отведенные места для переменной информации, например:

"Для прохождения производственной практики в 200 / учебном году предлагаем направить в нашу организацию в период с_____по______студентов___курса в количестве____чел.

Для организации и проведения практики назначены руководи­тели практики и выделены рабочие места в следующих струк­турных подразделениях:

Просим подтвердить ваш запрос о проведении производственной практики студентов с учетом наших предложений в срок до____".

Сборник типовых и трафаретных текстов разрабатывается службой делопроизводства с участием структурных подразделений и утверждается приказом руководителя организации.

Раздел "Организация документооборота" Инструкции

Движение потоков документов, поступающих из других организаций (входящих), отправляемых в другие организации (исходящих), создаваемых и используемых в организации (внутренних), отражается в Инструкции в разделе "Организация документооборота".

Для входящих документов необходимо подробно описать этап их предварительного рассмотрения и показать, как документы подразделяются:

• на регистрируемые в службе делопроизводства и регистрируемые в структурных подразделениях;

• передаваемые на рассмотрение руководителю организации и направляемые непосредственно в структурные подразделения;

• контролируемые в ходе исполнения и неконтролируемые.

Для исходящих и внутренних документов устанавливаются основные этапы движения проектов документов, полномочия работников организации по их согласованию и подписанию, порядок доведения документов до исполнителей, правила отправки документов в зависимости от способа передачи по каналам связи: почта, факс, телеграф, электронная почта и др.

В этом же разделе должно быть определено, кто и как ведет учет объема документооборота в организации, как используются получаемые данные для совершенствования работы с документами и определения оптимальной штатной численности работников делопроизводственной службы.

График документооборота организации

Приложением к разделу "Организация документооборота" Инструкции должен стать График документооборота организации (далее-График) (приложение).

График документооборота организации - это сводный график, составными частями которого являются графики документооборота структурных подразделений.

В Графике должны быть показаны все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, указаны их исполнители и приведены необходимые характеристики выполняемых процедур.

Представляется вполне оправданным составление графиков документооборота структурных подразделений с учетом особенностей состава документации и технологии ее обработки в конкретном подразделении. Поэтому наименование граф и их количество в графиках документооборота подразделений (например, отдела кадров и бухгалтерии) будут различными.

График разрабатывается структурными подразделениями под методическим руководством службы делопроизводства и утверждается приказом руководителя организации.

Изменения в нормативно-методические документы по ведению делопроизводства (в Табель форм, Альбом форм, Сборник текстов, График документооборота) вносятся приказами руководителя организации. При большом количестве существенных изменений документы утверждаются заново.

Информационно-поисковая система организации и контроль исполнения документов

В разделе Инструкции "Информационно-поисковая система организации" должны быть показаны регистрационные формы (книги, журналы, карточки, автоматизированный учет документов), порядок индексации документов, особенности регистрации и поиска входящих, исходящих и внутренних документов.В разделе "Контроль исполнения документов" характеризуется система постановки документов на контроль и ведения контроля, указывается порядок снятия документов с контроля, устанавливаются показатели, определяющие состояние исполнительской дисциплины, а также перечисляются меры воздействия на нарушителей сроков исполнения документов. Особое внимание в Инструкции должно быть уделено предупредительному контролю, направленному на исключение ситуаций, приводящих к срыву сроков исполнения документов.

Организация документов в делопроизводстве и передача документов на архивное хранение

Вопросы систематизации документов в соответствии с разработанной в организации номенклатурой дел, порядок формирования документов в дела, признаки заведения дел, правила формулирования заголовков дел и их индексации раскрываются в разделе "Организация документов в делопроизводстве".

Здесь же должен быть показан порядок оперативного хранения документов: оформление обложек дел, использование дел в справочных целях, условия изъятия при необходимости отдельных документов и дел и т. п.

В Инструкцию обязательно включаются вопросы проведения экспертизы ценности документов, организации деятельности экспертной комиссии и оформления результатов ее работы - раздел "Передача документов на архивное хранение".

В разделе должен быть приведен порядок составления описей дел, отбора документов на уничтожение, передачи документов длительных и постоянного сроков хранения в архив организации, отбора и передачи документов в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы на основании соответствующего договора.

Названные разделы Инструкции при необходимости могут быть дополнены другими по усмотрению организации. Например: "Порядок размножения служебных документов", "Совершенствование системы делопроизводства", "Контроль состояния делопроизводства" и др.

В качестве самостоятельных разделов Инструкции желательно выделить порядок работы с бухгалтерской, кадровой, технической и другими видами документации.

Инструкция по конфиденциальному делопроизводству

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, лучше изложить в отдельной инструкции, т. к. знакомиться с ней и работать в соответствии с ее требованиями должны лишь те сотрудники, которые имеют доступ к документам, содержащим коммерческую тайну, в то время как Инструкцией по делопроизводству руководствуются все работники организации, связанные с обработкой документов.

В Инструкции по конфиденциальному делопроизводству должны быть указаны:

• виды информации, составляющей коммерческую тайну;

• виды и разновидности конфиденциальных документов;

• правила работы с этими документами;

• доступ к конфиденциальной информации;

• режим коммерческой тайны, ее охрана и т. п.

Приложения к Инструкции по делопроизводству

К инструкциям по делопроизводству целесообразно прилагать (помимо названных выше документов):

• образцы бланков официальных документов организации;

• регистрационные формы;

• разработанные в организации классификаторы и перечни, например: классификатор структурных подразделений, классификатор исполнителей, перечень причин неисполнения документов и т. п.;

• формы документов аналитического характера: справка о состоянии исполнительской дисциплины, сведения об объеме документооборота и т. д.;

• формы номенклатуры дел, описей документов и дел, листа-заверителя дела.

Инструкции по делопроизводству разрабатываются службой делопроизводства с участием представителей всех структурных подразделений организации. Согласованный проект Инструкции утверждается приказом руководителя организации, т. к. введение Инструкции в действие требует осуществления ряда организационных мероприятий, которые должны быть доведены до работников организации распорядительным актом руководителя, например:

Изменения в Инструкцию по делопроизводству вносятся приказами руководителя организации.

За невыполнение или ненадлежащее выполнение требований инструкции по делопроизводству работники организации несут дисциплинарную ответственность, что должно найти отражение в соответствующих разделах их должностных инструкций.

Служба делопроизводства обязана постоянно оказывать методическую помощь структурным подразделениям организации по вопросам применения Инструкции по делопроизводству. При необходимости эта служба организует и проводит занятия с работниками структурных подразделений, направленные на разрешение проблем, возникающих в процессе применения Инструкции.